Características de la facturación electrónica en Portugal

La factura electrónica en Portugal está regulada en el ámbito de las administraciones públicas por el Decreto Ley 111-B/2017, que es una trasposición de la Directiva 2014/55/UE. La eSPAP, Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, desempeña el papel de entidad coordinadora en la implementación de la factura electrónica en Portugal. Esta entidad ha proporcionado un portal de facturación electrónica (Portal FE-AP) para el envío de facturas a las distintas administraciones y organismos públicos.

Obligatoriedad

Obligatoriedad

El uso de la factura electrónica es obligatorio en las relaciones entre proveedores y las administraciones públicas. Sin embargo, en el ámbito de las empresas privadas, su utilización es opcional, permitiendo a las entidades privadas decidir si desean adoptar este método de facturación electrónico.

Procedimientos administrativos

Procedimientos administrativos

Si la entidad pública está adherida a la plataforma eSPAP, sus proveedores deberán previamente registrarse y realizar las pruebas de conexión pertinentes. Los proveedores del resto de entidades públicas deberán conectarse a las plataformas propias de cada una de ellas.

Autoridad fiscal

Autoridad fiscal

Autoridade Tributária e Aduaneira (AT)

Formato factura

Formato de la factura

Los formatos aceptados por la administración pública son UBL 2.1 "CIUS-PT" y CEFACT "CIUS-PT", ambos esquemas basados en el lenguaje XML.

Almacenamiento

Almacenamiento

Es obligatorio el almacenamiento de las facturas durante 10 años tanto para emisor como para receptor.

Sistema tributario

Sistema tributario en Portugal

El sistema tributario de Portugal establece la declaración electrónica de facturas, documentos de transporte y movimientos contables a través de SAF-T. Mediante este sistema, las empresas deben declarar información fiscal y contable.

 

Más información sobre SAF-T Portugal

Firma electrónica

Firma electrónica

Obligatoria, es necesario aplicar una firma electrónica en las facturas dirigidas a la administración pública.

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¿Cómo funciona la factura electrónica con la administración pública en Portugal?

A continuación, se muestra el proceso de emisión y envío de facturas electrónicas a cualquier organismo público de Portugal.
1

Emisión y firma electrónica

Extracción de los datos necesarios del ERP del proveedor para su transformación al formato de factura requerido UBL 2.1 “CIUS-PT” o CEFACT “CIUS-PT” y aplicación de mecanismos de validación de datos para controlar que contienen la información necesaria. Después de este proceso, se aplica la firma electrónica obligatoria.

2

Envío de facturas

EDICOM implementa protocolos de comunicación segura, tanto Web Services como AS2, para enviar los documentos electrónicos al portal FE-AP de las administraciones públicas. Para el resto de las entidades locales se habilitan servicios web específicos.

3

Recepción de ACKs

Recepción de los mensajes de respuesta de las administraciones públicas, ya sean de aceptación, rechazo o cualquier otro estado, e integración de estos en el ERP del emisor para un correcto procesamiento.

4

Almacenamiento electrónico

Almacenamiento electrónico de las facturas con totales garantías de seguridad y accesibilidad durante un período mínimo de 10 años, tal y como establece la legislación portuguesa.

Preguntas frecuentes sobre la factura electrónica en Portugal

A medida que las empresas adoptan la factura electrónica como único sistema de facturación, es natural que surjan preguntas y dudas sobre su implementación. En este contexto, le ayudamos a resolver algunas de las preguntas más comunes en relación con la factura electrónica B2G en Portugal.

En la actualidad, la factura electrónica es obligatoria para todas las empresas que necesitan facturar a las administraciones del sector público de Portugal. Se empezó a aplicar la normativa de factura electrónica en abril de 2020 y la implementación se ha ido extendiendo de forma gradual a todas las empresas portuguesas, afectando también a los proveedores de otros países.

Las administraciones e institutos públicos tenían de plazo hasta el 18/04/2020 para adaptar sus sistemas de información al modelo de factura electrónica. Desde entonces, la administración pública portuguesa está preparada para la recepción de facturas electrónicas conforme al proyecto de factura B2G.

El sistema de factura electrónica en Portugal es descentralizado. Esto quiere decir que, a diferencia de otros países, las administraciones públicas pueden escoger la solución de facturación electrónica que mejor se adapte a sus necesidades, siempre y cuando cumplan con los formatos de factura electrónica y los estándares establecidos por la normativa local.

eSPAP - Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, coordina la implantación de la Factura Electrónica en la Administración Pública. El Decreto 123/2018, de 20 de diciembre, otorga a eSPAP todas las competencias para regular los requisitos técnicos y funcionales para la implantación de la factura electrónica con las administraciones públicas en Portugal.

eSPAP proporciona una solución (Portal FE-AP) para la implantación del modelo electrónico en Portugal, habilitando un canal de comunicación para el envío de facturas a las administraciones y organismos públicos. Los institutos públicos y la administración directa del gobierno utilizarán esta plataforma como canal para recibir facturas de sus proveedores. Otros organismos públicos podrán adherirse al servicio eSPAP de forma voluntaria, aunque podrán decidir implementar sus propios canales de comunicación en función de sus necesidades particulares.

Las organizaciones obligadas a conectarse a eSPAP para recibir facturas electrónicas son las gestionadas por el gobierno y los institutos públicos. Otros organismos públicos locales pueden optar por desarrollar su propia plataforma, como hospitales, ayuntamientos, juzgados, etc.

Es el portal de facturación electrónica en la Administración Pública desarrollado por eSPAP con el objetivo de convertirse en el punto de entrada para la recepción de facturas electrónicas de la Administración Pública.

En el caso de las administraciones e institutos públicos, que están obligados a utilizar la plataforma eSPAP, existen dos opciones. La primera es enviar las facturas a esta plataforma de forma automática a través del protocolo Web Service. Por otro lado, también existe la posibilidad de hacerlo manualmente a través de un portal proporcionado por eSPAP, que suele ser más utilizado por los contribuyentes con bajos volúmenes de facturas. Las demás administraciones pueden decidir qué plataforma utilizar, si eSPAP o cualquier otro sistema.

Ofrece a las administraciones públicas conectadas a la plataforma eSPAP la posibilidad de recibir facturas electrónicas de sus proveedores y proporciona mecanismos de monitorización, validación y procesamiento en sus propios sistemas contables.

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