Claves sobre la declaración SAF-T de Portugal

El control fiscal y la lucha contra el fraude es una de las principales motivaciones de las administraciones tributarias de todo el mundo para impulsar la implantación de sistemas electrónicos para el intercambio de información. Es por ello que el archivo SAF-T se ha convertido en un estándar cada vez más extendido para la recopilación de datos contables y de facturación. Portugal ha sido pionero en Europa en su implantación con una aplicación versátil con diferentes tipos de SAF-T.

¿Qué es SAF-T?

SAF-T (Standard Audit File for Tax)  es un tipo de archivo basado en el estándar XML que se utiliza internacionalmente para el intercambio electrónico de información fiscal.Es una herramienta que recopila toda la información fiscal y contable de una empresa en un periodo concreto. Y sirve para que bien la autoridad fiscal o a un auditor externo dispongan de este compendio de datos, en formato electrónico, para el análisis o elaboración de asientos contables, declaraciones fiscales, etc.

Se trata de un archivo generado a partir de un conjunto predefinido de registros contables, que se exporta con facilidad y con independencia del software utilizado.Por tanto, una de las grandes ventajas de este sistema es la estandarización que permite una detección rápida y eficaz de fraude fiscal, más difícil de ocultar incluso en un entorno globalizado con disparidad de sistemas contables.

Los beneficios de trabajar con SAF-T son, entre otros: la seguridad, la simplificación de los procedimientos, reducción de costes administrativos, la legibilidad de los datos independientemente del sistema de donde procedan, gracias a la estandarización del formato. En consecuencia se logra un mayor control de la información.

Por ello son muchas las autoridades fiscales en Europa que han puesto en marcha este sistema. Su uso está muy extendido en el cumplimiento del IVA, pero también en otros datos de contabilidad electrónica. Actualmente utilizan SAF-T en: Portugal, Hungría, Polonia, Noruega, Lituania, Luxemburgo, y Austria.

SAF-T en Portugal

Portugal es uno de los países europeos con mayor recorrido en la aplicación de archivos SAF-T. Este sistema de comunicaciones comenzó en 2008 pero no fue hasta 2013, con un cambio legislativo, cuando se masificó su uso con la obligación de las empresas de comunicar en este formato sus facturas y documentos de transporte. A partir de ese momento, todas las compañías portuguesas tuvieron que adaptar progresivamente sus ERP y generar canales de comunicación automáticos con la  Autoridade Tributária e Aduaneira (AT).

La autoridad fiscal portuguesa reconoce tres tipos de archivos SAF-T, en la versión portuguesa SAFT-PT: Fiscal, de contabilidad y documentos de transporte.

SAFT-PT de contabilidad electrónica

El archivo de contabilidad recopila toda la información necesaria para facilitar la declaración de la Información Comercial Simplificada / Declaración Anual de Información Contable y Tributaria a través de medios electrónicos. Esta declaración puede ser mensual o anual. El fichero SAF-PT de contabilidad debe incluir los siguientes campos de control: Listado de artículos , clientes y proveedores; Regímenes de IVA ; Movimientos contables y Cuadro de cuentas.

Deben emitir archivos SAFT-PT de contabilidad empresas privadas o públicas que desarrollen actividades comerciales, industriales o agrícolas, con sede o gestión efectiva en territorio portugués.

Declaración electrónica de IVA o SAFT-PT de facturación

Las autoridades lusas obligan a que las facturas y albaranes se generen de forma secuencial y pasen por un proceso de encriptación donde se implementan la firma electrónica, los datos de la factura anterior y los sistemas de control del proceso de generación del archivo. La declaración electrónica de IVA en formato SAFT-PT debe realizarse antes del día 25 de cada mes.

Documentos de transporte electrónicos

En Portugal, los sujetos pasivos de IVA tienen la obligación de comunicar ante las Autoridades Tributarias y Aduaneras del país los documentos de transporte, previamente al movimiento de las mercancías.

EDICOM, solución certificada de SAF-T en Portugal

Trabajar con archivos SAF-T aporta muchos beneficios pero también la implementación del sistema requiere utilizar un software certificado y el desarrollo interno para automatizar la captura de los datos que configuran el archivo SAF-T; incorporar mecanismos de verificación como la firma electrónica; además de cumplir con unos plazos de almacenamiento seguro.

La solución de EDICOM para la facturación electrónica y los documentos de transporte ha sido auditada y certificada por la Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) de Portugal de acuerdo con los requisitos establecidos por la Portaria N.º 363/2010 e 340/2013, que establecen los requerimientos de certificación de un software de facturación.

Nuestra solución SAF-T incorpora servicios de valor añadido que la convierten en una aplicación integral para la emisión de cualquier archivo SAF-T en Portugal capaz de soportar los procesos de generación, envío y almacenamiento de los documentos electrónicos conforme a los requisitos establecidos.

Funcionamiento de la solución SAF-T de EDICOM

Nuestra solución tiene la capacidad de simplificar, centralizar y automatizar las comunicaciones electrónicas con las autoridades portuguesas.

• La solución se integra con el ERP de la empresa y genera automáticamente el archivo estructurado requerido (UBL 2.1 o SAFT-PT).
• Se produce una validación interna que confirma que el documento fue construido correctamente y, en el caso de SAFT-PT, se aplica la firma electrónica obligatoria.
• El documento se envía a la administración pública o autoridad tributaria mediante protocolos de comunicación seguros.
• Las notificaciones generadas por los destinatarios se pueden integrar en el ERP para agilizar y facilitar la gestión de documentos.
• Adicionalmente, es posible almacenar documentos electrónicamente por el período de tiempo establecido gracias a una solución de almacenamiento electrónico que cuenta con servicios confiables calificados eIDAS para asegurar la integridad de los documentos a largo plazo. En el caso de SAFT-PT de contabilidad la ley obliga a un almacenamiento durante 15 años.
• Respecto a los documentos de transporte electrónicos, la solución de EDICOM automatiza el envío de los datos en tiempo real con la autoridad tributaria a través de Webservice, quien emite el código de autorización. La soluciónrecibe automáticamente el código y lo integra en el documento de transporte. Este código habilita el movimiento de las mercancías.