Facturae, la factura electrónica con administraciones públicas en España

La reglamentación sobre facturae y sus obligaciones, afecta a todos los proveedores de la administración pública, que entreguen bienes o presten servicios de cualquier índole con algún organismo público.

Las facturas electrónicas que se remitan a las administraciones públicas deben emplear el formato estructurado Facturae (XML) en su última versión 3.2.2 y estar firmadas con firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido emitido por una Autoridad de Certificación acreditada.

Los proveedores de la administración deben enviar las facturas electrónicas al PGEFe -Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas- que cada administración pública tiene habilitado y preparado técnicamente para facilitar la recepción de los ficheros (artículos 6 y 11 de la Ley 25/2013). La regulación ofrece a las administraciones la posibilidad de desarrollar su propio repositorio o Punto General de Entrada, o adscribirse al Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas de la Administración General del Estado conocido como FACe. Una vez recibidas las facturas electrónicas en el PGEFe, estas se remitirán de forma automática al registro contable del departamento correspondiente para proceder a su tramitación y pago.

Tanto las administraciones como los proveedores que mantengan una relación comercial e intercambien facturas electrónicas deben utilizar el formato vigente del esquema facturae que en la actualidad es la versión facturae 3.2.2.

Sí. Cada Administración anota de forma inmediata en el registro contable las facturas recibidas, su aceptación o rechazo, las propuestas de anulación y su devolución, en caso de que se produzcan. Esto mejora los compromisos de pago, reduce la morosidad y facilita el seguimiento sobre el estado de las facturas. Así queda reflejado en el artículo 9 de la orden HAP/49272014: “el proveedor tendrá derecho a conocer los siguientes estadios de la factura: si ha sido registrada en el registro contable de facturas; si ha sido contabilizada la obligación reconocida; si ha sido pagada; anulada; y rechazada”.

Son los Puntos Generales de Entrada de Facturas Electrónicas. Suponen una parte fundamental dentro de los sistemas de facturación electrónica en España que desarrollan los Organismos Públicos para cumplir la Ley 25/2013. Funcionan como un puente entre las administraciones y sus proveedores, recibiendo las facturas, registrándolas, y dirigiéndola hacia el Organismo Administrativo que tiene competencias en su tramitación y pago.

Estos sistemas de recepción pueden desarrollarse de forma interna por cada Administración Autonómica o Local, o pueden adscribirse al Punto General de Entrada desarrollado por la Administración General del Estado y conocido como FACe.

El Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas (FACe) es la plataforma online que permite presentar facturas electrónicas ante cualquier órgano de la Administración General del Estado, a través de un punto centralizado para la transferencia de los datos.

Es una plataforma que da cobertura a cualquier administración pública que lo solicite como sistema bajo el cual recibir las facturas de sus proveedores. El sistema FACe, permite tanto la emisión de las facturas electrónicas en formato facturae como la posterior consulta sobre el estado de tramitación de estas. En la actualidad, la inmensa mayoría de las administraciones públicas habilitan conectividad a través de FACe. Puede consultar el directorio de Puntos Generales de Entrada de Facturas Electrónicas de las Administraciones Públicas.

La operación se anota en el Libro Registro de Facturas Expedidas. En el campo “Clave Régimen especial o Trascendencia” se consigna el valor 15. Debe identificarse al cliente –en caso de ser extranjero- mediante el “Código país” y las claves 3 “Pasaporte”, 4 “Documento oficial de identificación expedido por el país o territorio de residencia”, 5 “Certificado de residencia” ó 6 “Otro documento probatorio” del campo “IDType”. Por otra parte, la base imponible de la factura se incluye en el campo de tipo de operación “Exenta” dentro del bloque “Entrega”. Como causa de exención se consigna la clave E2 “Exenta por el artículo 21”.