Facturación electrónica en Estados Unidos: red de intercambio interoperable DBNAlliance

El BPC junto con la Reserva Federal lideran la creación de un sistema estandarizado de intercambio electrónico de documentos en los Estados Unidos. La iniciativa pretende establecer un modelo de facturación electrónica y crear una red de intercambio de documentos similar a la red Peppol que surgió en el mercado europeo.

Declaración conjunta: Interoperabilidad de la factura electrónica entre los Estados Unidos y la Unión Europea

La sexta reunión ministerial del Consejo de Comercio y Tecnología (“TTC”) aborda los desafíos del comercio global, con el objetivo de fortalecer vínculos económicos y comerciales, acelerar la transición hacia economías climáticamente neutrales e impulsar la seguridad económica.

Uno de los puntos significativos contempla tanto la reducción de los costes de transacción como fomentar las oportunidades de colaboración para abrir las puertas a multitud de aplicaciones en ámbitos como el comercio, los procedimientos aduaneros y fronterizos, los pagos y la mitigación del fraude.

Con el fin de mejorar la interoperabilidad y buscar una armonización de la facturación electrónica, Estados Unidos y la UE tienen la intención de seguir cooperando y coordinándose para lograr una mayor compatibilidad, en particular en términos de interoperabilidad empresarial y técnica.

Tanto Estados Unidos como la UE han adoptado los siguientes principios clave para el éxito de la facturación electrónica, que son:

• Conectar una vez, conectar con todo el mundo;
• Sin costes de itinerancia entre puntos de acceso (AP);
• Intercambios abiertos en los que los usuarios pueden elegir libremente su punto de acceso.
• Entre otras cosas, el debate seguirá en torno a los siguientes puntos clave:
• Flexibilidad de la estructura de datos: Ciertas partes de la estructura de datos deben estar estandarizadas, mientras que debe haber espacio para el ajuste en otras partes para dar cabida a información comercial variable y a los requisitos legales locales, regionales y nacionales.
• Alineación de la carga de información: Los datos intercambiados en las facturas electrónicas deben ser compatibles desde el punto de vista empresarial y técnico. Esta cooperación sirve de base para un tratamiento más fluido de las facturas y de otros documentos electrónicos, fomentando la interoperabilidad y la automatización.
• Establecimiento de roming El establecimiento de capacidades de roaming a través de los proveedores de servicios es importante porque aborda los aspectos prácticos de la conectividad y la accesibilidad en el trabajo hacia una interoperabilidad sin fisuras entre Estados Unidos y la UE.

Digital Business Networks Alliance (DBNAlliance)

Los participantes en el proyecto piloto del BPC para el intercambio de facturas electrónicas han creado la Alianza de Redes de Negocios Digitales (DBNAlliance) como entidad jurídica encargada de supervisar la nueva red de intercambio electrónico. 

Como entidad supervisora, la DBNA se encargará de definir políticas, normas, mecanismos de seguridad y otras reglas y directrices que conforman el marco de intercambio. El DNBA también ofrece a los proveedores de servicio Access Points adherirse a la alianza y les ayudará a conectarse a la red.

La adhesión de EDICOM al DNBA nos permitirá actuar como punto de acceso para compradores y vendedores que quieran usar la red. Las empresas no necesitan ser miembro del DNBA, precisan de un proveedor de servicios que sea miembro para poder enviar y recibir facturas electrónicas en su nombre.

Las empresas sólo tienen que conectarse una vez a través de su punto de acceso para intercambiar facturas electrónicas en formato estandarizado con el resto de las empresas conectadas a la red. Los proveedores especialistas participan activamente en la Alianza apoyando el proyecto y actuando como Access Points para ayudar a las empresas en su transición a la factura electrónica.

La red de intercambio

Este marco de intercambio es una red de entrega electrónica basada en un conjunto de normas técnicas y políticas que permiten a las empresas compartir entre sí documentos electrónicos de la cadena de suministro de forma segura. Se ha desarrollado para resolver los difíciles problemas a los que se enfrentan las empresas a la hora de intercambiar facturas entre diferentes plataformas y sistemas, como la forma de conectarse con otras empresas, qué información enviar y cómo entregarla electrónicamente.Como solución a estos problemas, la red de intercambio esboza un conjunto de normas para intercambiar facturas electrónicas de forma segura entre empresas, incluso cuando cada empresa utiliza un software diferente.

Como entidad supervisora, DBNAlliance se encarga de regir el marco de intercambio y apoyar la entrega digital de facturas electrónicas de forma que los clientes de todos los proveedores de servicios puedan comunicarse con los clientes de todos los demás proveedores de servicios.

"La creación de este marco de intercambio para dar soporte a todos los tipos de pago es un paso importante para el ecosistema de pagos B2B", declaró Guy Berg, vicepresidente de mejora de pagos de los Servicios Financieros de la Reserva Federal. "El lanzamiento de DBNAlliance y del marco de intercambio confirma que ahora es el momento de abordar las ineficiencias de los pagos B2B y obtener beneficios gracias a la modernización de las formas de pago electrónicas."

Las empresas cuyos proveedores de servicios sean miembros de DBNAlliance verán que la red funciona sin necesidad de modificar sus modelos operativos actuales o con unos requisitos de cambio de sistema mínimos o inexistentes. Además, el marco de intercambio admite todos los métodos de pago electrónico, incluidos ACH, transferencias, tarjetas y pagos instantáneos.

Modelo de factura electrónico propuesto por la red

El sistema propuesto se basa en intercambiar las facturas electrónicas a través de una red Four-Corner Network Model, en el que los documentos electrónicos se envían y reciben a través de puntos de accesos (Access Points) que conectan a los usuarios de la red. Todas las empresas son emisoras y receptoras. Se conectan una vez para intercambiar con muchas. 

Los protocolos de comunicación serán AS2/AS4. El proceso admitirá respuestas de solicitud y de estado de documentos.

El modelo semántico se basará en el formato existente OASIS UBL 2.X para los documentos factura y nota de crédito. El archivo estructurado podrá incluir adjuntos e incluirá firma electrónica.

Los campos a incluir serán:

• Información sobre proveedores y clientes
• Información de envío
• Instrucciones de pago, información bancaria/de tarjetas
• Cargos, descuentos e impuestos a nivel de documento y artículo
• Descripciones de artículos
• Sección de notas

Proyecto piloto de facturación electrónica en EE.UU.

La Business Payments Coalition, junto con la Reserva Federal, está desarrollando un sistema normalizado de intercambio electrónico de documentos B2B en Estados Unidos. La iniciativa pretende establecer un modelo estandarizado de factura electrónica y crear una red de intercambio electrónico de documentos, muy similar al sistema Peppol desarrollado en Europa. La red estadounidense facilitará el comercio electrónico al permitir un intercambio más eficaz de los documentos en todos los sectores. Más de 80 organizaciones participaron en el proyecto piloto, que tuvo tres oleadas:

1. La primera (del 1 de abril al 30 de junio de 2022) se centró en probar las especificaciones técnicas iniciales para el intercambio de facturas electrónicas.
2.  La segunda fase (del 1 de julio al 30 de septiembre de 2022) se centró en perfeccionar las especificaciones y los pasos de incorporación de las empresas.
3. La tercera fase (del 1 de octubre al 31 de diciembre de 2022) acabó de determinar las especificaciones para la fase de producción. 

La fase piloto ha concluido y la red está preparada para iniciar la fase de producción. EDICOM, como proveedor tecnológico global de soluciones de facturación electrónica, participó en el piloto, así como en los grupos de trabajo organizados para el desarrollo y las pruebas del sistema.

Beneficios del uso de la factura electrónica

En un mercado global, las empresas deben buscar las oportunidades haciéndose más competitivas, lo que en ocasiones se traduce en dar un salto tecnológico que mejore tanto la organización como la calidad de la información que se maneja, optimizar los procesos internos y la gestión de las personas.

La digitalización pasa por automatizar aquellos procesos que garanticen reducción de tiempos, reducción de errores y un ahorro de costes derivados de la mayor eficiencia de todo el proceso de gestión de compras y pagos. Estas mejoras contribuyen sin ninguna duda a la optimización de la cadena de abastecimiento, otorgando transparencia y eficiencia para una integración total de las comunicaciones.

Características de la solución EDICOM Global e-Invoicing

• Modelo SaaS integrado con su ERP: Nuestras soluciones integradas de EDI funcionan en modo SaaS, implementadas sobre una arquitectura tecnológica en una nube privada desarrollada y gestionada por EDICOM, que implementa todas las aplicaciones y recursos de gestión necesarios para garantizar un intercambio ininterrumpido de todas sus transacciones EDI. La plataforma establece vínculos con su ERP, CRM y todas las aplicaciones de gestión que intervienen en el intercambio electrónico de datos con sus socios.
• Solución multi-estándar y multi-protocolo: La plataforma global cuenta con funcionalidad multi-estándar (EDIFACT, X12, UBL, PEPPOL, ODETTE...) y multi-protocolo (AS2, AS4, OFTP, X400, SFTP...) que garantiza la conectividad con cualquier interlocutor en todo el mundo.
• Control fiscal: EDICOM cuenta con certificaciones a nivel internacional como proveedor de servicios de confianza para aportar a las transacciones electrónicas los mecanismos de confianza requeridos. Cuestiones como la inclusión de firmas electrónicas, sellos de tiempo o códigos de control fiscal e identificadores específicos deben tenerse en cuenta para dotar de valor fiscal a los documentos. 
• Solución escalable: La plataforma se adapta a las necesidades de las empresas en cada momento, ampliando los proyectos en función de los requerimientos de cada región.
• Comunicación con interlocutores sin capacidad para enviar o recibir facturas electrónicas. Para ello, debería contar con una plataforma que incluya funcionalidades específicas como portales web que permitan a sus clientes y proveedores interactuar, aun cuando no cuenten con una solución tecnológica.
• Almacenamiento electrónico: EDICOMLta (EDICOM Long Term Archiving) es la solución certificada de almacenamiento electrónico de larga duración que ofrece EDICOM como Proveedor de Servicios de Confianza Cualificado. El servicio aplica mecanismos de identificación, firma digital y validación cronológica electrónica, en conformidad con el Reglamento eIDAS, garantizando así la integridad y autenticidad de los archivos resguardados a lo largo del tiempo.
• Gestión centralizada: Trabajar de forma centralizada desde un único ERP global para toda la compañía requiere disponer de una única solución de factura electrónica que sea capaz de emitir facturas conforme a los requisitos de cada país en los que opera la compañía. Con EDICOM Global e-Invoicing Solution es posible.