Aprobación de documentos con firma electrónica

EDICOMSignADoc es una solución de aprobación de documentos con firma electrónica. Convierta los laboriosos y lentos procesos de aprobación de documentos en algo telemático, eficiente y además con valor probatorio.

Trust Services Provider

Firma Electrónica

Compatible con todos los tipos de firma electrónica. Configuración de firmas mancomunadas y solidarias.

100% Servicio

Disfrute del apoyo que se merece su proyecto. Consultores especializados a su servicio antes, durante y después de la puesta en marcha.

Workflows a medida

Procesos de aprobación ajustados a la complejidad que precise. Defina los pasos, condiciones y usuarios que necesite.

Casos de uso EDICOMSignADoc

Cualquier proceso de su organización que requiera que una o varias personas aprueben documentos puede ser implementado en EDICOMSignADoc. Aquí le mostramos tres aplicaciones de entre las más comunes.

Firma de propuestas comerciales

Firma de propuestas comerciales

Integre en sus flujos a personas externas a su organización como clientes.

Envíe sus contratos de venta al momento de ser generados y reclame su aprobación con total seguridad y tiempos mínimos.

Sus clientes recibirán un mail y con un click accederán al contrato y seleccionarán si lo aprueban o rechazan.

Aprobación de facturas

Aprobación interna de facturas

Establezca flujos de aprobación internos adaptados a la estructura departamental de su empresa.

Implique a los responsables que deben dar su conformidad a cada factura.

Configure las reglas que condicionan la aprobación de sus facturas (departamento, identificación de proveedores, acreedores, importe de las facturas, etc.).

Firma de contratos

Firma de contratos y nóminas

Genere contratos o nóminas desde su sistema y recabe la aprobación de los empleados.

Facilite un acceso seguro del receptor a su entorno de firma.

Obtenga las evidencias de aprobación de los contratos, nóminas, etc.

EDICOMSignADoc se integra con cualquier sistema de gestión

Nuestra solución para aprobación y firma de documentos es capaz de trabajar de forma integrada para aprovechar al máximo los beneficios de la automatización de procesos. Esta forma de uso de la plataforma es perfecta para grandes compañías que necesitan gestionar altos volúmenes de documentos.

El equipo de consultores especializados en integración de datos de EDICOM se encarga de que la solución trabaje de forma totalmente compatible y efectiva con cualquier sistema o base de datos que sea necesario. Esto es posible ya sea un ERP, un CRM, o un sistema de gestión del capital humano, entre otros; soluciones de mercado o de desarrollo propio; en la nube o en local.

Diseño de workflows a medida

Crear un workflow de aprobación de documentos es rápido e intuitivo.

Indique qué emisores están autorizados a enviar documentos, y configure en un solo paso el tipo de evidencia y autenticación requeridos. Diseñe también flujos complejos con varios pasos, diferentes condiciones, distintos destinatarios y tipos de firma.

 

Pasos aprobación documentos

Definición de los pasos sencilla e intuitiva

El diseño de workflows con EDICOMSignADoc se basa en la parametrización de pasos. Estos delimitan los aprobadores implicados en ellos, el nivel de autenticación requerido y el tipo de evidencia a recabar en cada paso.

Firma electrónica

Firmas mancomunadas y solidarias

Firmas mancomunadas: El avance en el workflow exige la aprobación por parte de todos los aprobadores identificados en un paso.

Firmas solidarias: El avance en el worflow exige la aprobación de un número determinado de destinatarios sobre el total de los posibles aprobadores de un paso.

Reglas de ejecución

Reglas para ejecución de pasos

Personalice flujos que permiten establecer condiciones para determinadas aprobaciones.

Es posible indicar que se solicite una aprobación si un contrato supera un determinado importe, o si va destinado a alguna persona en concreto.

Firma electrónica en todos sus documentos

La necesidad de garantías que requiere un flujo de aprobación de documentos depende de la naturaleza del mismo. EDICOMSignADoc se adapta a las particularidades en cuanto a autenticación y firma electrónica de cada proyecto.

Gestione las evidencias reportadas por EDICOMSignADoc en la resolución de posibles conflictos respecto a los acuerdos reflejados en el contenido de sus documentos.

Firma adaptada

Firma adaptada a cada situación

EDICOMSignADoc soporta firma electrónica con certificados reconocidos, no reconocidos y a partir dispositivos seguros de creación de firma.

Doble factor de autenticación

Doble factor de autenticación

Implemente procesos de autenticación robustos para dar las mayores garantías a sus workflows: 2FA OTP (Google Autenticator) o 2FA por SMS.

Evidencias de aprobación

Evidencias de aprobación

Cada interacción que se produce con el documento genera una huella, sobre la que el Proveedor de Servicios de Confianza EDICOM "levanta un acta" con valor probatorio llamada Reporte de Evidencias.

Control total sobre cada uno de sus documentos

Los emisores de los documentos, así como sus superiores, cuentan con un dashboard configurable con las vistas de sus KPIs con información al detalle del estado de sus procesos de aprobación.

Consulte en tiempo real si un documento ha sido consultado o no, cuántas personas lo han aprobado, si ha sido rechazado por alguno de los involucrados en el proceso, o cualquier otro evento de interés.

Establezca límites de tiempo para recabar la aprobación de sus documentos, fuerce el reenvío de los mismos o cancele un flujo si lo necesita.

¿Por qué usar EDICOMSignADoc?

EDICOMSignADoc es una potente herramienta para optimizar procesos de aprobación y firma de documentos.

Compliance Long Term Archiving (EDICOMLta)

Almacenamiento electrónico con garantía de integridad e inversión de la carga de prueba.

EDICOMLta es el servicio de almacenamiento de larga duración que se complementa con EDICOMSignADoc para conservar los documentos junto a sus evidencias de aprobación.

Los procesos de conservación se ejecutan conforme a las principales normas internacionales para garantizar la integridad de los documentos a lo largo del tiempo.

La auditoría y reaseguramiento permanente realizado por el Proveedor de Servicios de Confianza EDICOM, aporta garantías que invierten la carga de prueba ante cualquier discrepancia.

Almacenamiento electrónico de larga duración

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