VeriFactu, el sistema de verificación de facturas para combatir el fraude fiscal en España

El Real Decreto 1007/2023 obliga a empresas y profesionales a trabajar con Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) que soporten procesos contables, de facturación o de gestión que garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturas. Alternativamente, se permite el uso de sistemas VeriFactu para el envío de los registros de facturación a la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT).

Ley 11/2021 contra el fraude fiscal en España

La Ley 11/2021 de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal tiene como objetivo evitar la manipulación de datos contables que permitan una doble contabilidad o la alteración de registros de las operaciones realizadas. Esta ley recoge la obligación, por parte de los productores, comercializadores y usuarios, de que los sistemas y programas informáticos que soporten los procesos contables, de facturación o de gestión de quienes desarrollen actividades económicas, garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismos. Con esto se pretende prohibir lo que se conoce como “software de doble uso” o programas informáticos que permitan a los usuarios llevar una “contabilidad B” para poder facturar sin declararlo. 

El propósito de esta ley es promover el avance en la digitalización de pymes, microempresas y autónomos en España, al mismo tiempo que busca mejorar el cumplimiento tributario y fortalecer la lucha contra el fraude fiscal.

 ¿Qué es SIF y qué es VeriFactu?

Un SIF o Sistema Informático de Facturación homologado es aquel sistema que cumpla con los requisitos técnicos definidos en el Real Decreto 1007/2023 y que toda empresa o profesional, que no realice su facturación manualmente, deberá utilizar para generar y emitir sus facturas. Y un Sistema de Emisión de Facturas Verificables o VeriFactu, es un sistema que pueda realizar el envío de los registros de facturación a la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT). 

Para cumplir con el «Reglamento VeriFactu», existen dos posibilidades:

• Optar por un sistema VeriFactu o sistema de emisión de facturas verificables que envíe automáticamente los registros de facturación a la AEAT.
• Optar por un Sistema Informático de Facturación (SIF) que cumpla con los principios de integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturas.

¿A quién afecta el «Reglamento VeriFactu»?

El «Reglamento VeriFactu» se aplica en todo el territorio español, teniendo en cuenta las particularidades establecidas en su normativa específica para Canarias, Ceuta y Melilla. En el caso de los territorios forales del País Vasco y Navarra, el reglamento solo será aplicable a los obligados tributarios correspondientes que tengan su domicilio fiscal en territorio común. 

Las empresas y profesionales afectados por esta normativa son aquellos que emitan facturas, a excepción de los contribuyentes obligados a presentar el Suministro Inmediato de Información (SII), salvo en casos excepcionales.

Por tanto, el «Reglamento VeriFactu» será aplicable a los siguientes obligados tributarios que utilicen Sistemas Informáticos de Facturación (SIF), aunque solo los usen para una parte de su actividad:

• Los contribuyentes del IS, con excepción de entidades exentas. Para entidades parcialmente exentas, la obligación se aplica exclusivamente a operaciones que generen rentas que estén sujetas y no exentas.
• Los contribuyentes del IRPF que desarrollen actividades económicas.
• Los contribuyentes del IRNR que obtengan rentas mediante establecimiento permanente.
• Las entidades en régimen de atribución de rentas que desarrollen actividades económicas, sin perjuicio de la atribución de rendimientos que corresponda efectuar a sus miembros.
• A los productores y comercializadores de los sistemas informáticos de facturación, en relación con sus actividades de producción y comercialización de los sistemas informáticos puestos a disposición de los obligados tributarios.

¿Cuándo entrará en vigor el «Reglamento VeriFactu»?

El Real Decreto 1007/2023, entró en vigor el día siguiente al de su publicación en el BOE, el 7 de diciembre de 2023. Sin embargo, dado el desarrollo técnico que exigen las medidas que contempla, se establecen una serie de plazos para que los distintos sujetos puedan adaptarse a las exigencias de la nueva normativa:

• Los obligados tributarios que utilicen sistemas informáticos de facturación (empresas, empresarios, profesionales, etc.) deberán tener adaptados sus sistemas a los requisitos que se establecen en el reglamento y en su normativa de desarrollo antes del 1 de julio de 2025.
• Los productores y comercializadores de Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) deberán ofrecer sus soluciones adaptadas en un plazo máximo de nueve meses desde la entrada en vigor de la Orden Ministerial que desarrolla el reglamento.

Requisitos de los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF)

El «Reglamento VeriFactu» establece que los sistemas informáticos utilizados para registrar y documentar las entregas de bienes y prestaciones de servicios deben garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación. Además, deberán tener la capacidad de enviar electrónicamente a la Agencia Tributaria, de manera continua, segura, correcta, íntegra, automática, consecutiva, instantánea y fehaciente, todos los registros de facturación generados. Para ello, los sistemas informáticos tendrán que:

• Admitir la entrada de información de facturación por cualquier método. 
• Conservar y procesar la información de facturación, ya sea en el propio sistema informático de facturación o mediante un soporte físico externo o a través de la remisión telemática a otro sistema informático, sea o no de facturación.
• Generar, de forma simultánea o inmediatamente anterior a la expedición de la factura, un registro de alta de la factura.
• Incorporar una huella o hash en los registros de alta y anulación, que los encadene y garantice su trazabilidad.
• Firmar los registros de facturación con un certificado electrónico.
• Incorporar un código QR legible en la factura que facilite su captura y digitalización e incluso permita al receptor proporcionar de forma voluntaria información de ésta a la AEAT.
• Posibilitar la remisión a la AEAT de todos los registros de facturación de forma continua y automática.
• Facilitar el acceso inmediato y/o extracción de datos a la AEAT.

Características de los registros de facturación

Los Sistemas Informáticos de Facturación que se empleen deberán generar automáticamente un registro de facturación de alta de manera simultánea o inmediatamente anterior a la expedición de cada factura detallando el contenido mínimo a generar. Cada registro de facturación de alta deberá incluir:

• NIF, nombre y apellidos, razón o denominación del obligado a expedir la factura.
• Número y, en su caso, serie de la factura; así como la fecha de su expedición y aquella en la que se hayan efectuado las operaciones que se documentan o se haya recibido el pago anticipado, en su caso.
• El tipo de factura expedida, indicando si es completa o simplificada, y, en su caso, el detalle adicional que proceda para la correcta identificación del tipo de factura expedida.
• La descripción general de las operaciones y el importe total de la factura.
• La indicación del régimen o regímenes aplicados a las operaciones documentadas a efectos del IVA, o de otras operaciones con trascendencia tributaria.
• La indicación de si el destinatario de la factura es el sujeto pasivo del IVA.
• La base imponible de las operaciones, la cuota del IVA, el tipo o tipos del recargo de equivalencia aplicados y la cuota del recargo de equivalencia.
• Si la operación no se encuentra sujeta al IVA, el importe que corresponde a dicha operación y la causa de la no sujeción al impuesto.
• La fecha, hora, minuto y segundo en que se genere el registro de facturación de alta.

Cuando se haya emitido erróneamente una factura y sea necesario anular su correspondiente registro de facturación de alta, tendrá que generarse un registro de facturación de anulación, con la información necesaria para efectuar correctamente la anulación. Por otra parte, el reglamento incorpora mecanismos de seguridad para garantizar que no se alteren los registros de facturación como la huella o hash y la firma electrónica.

Registro de eventos de los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF)

Los Sistemas Informáticos de Facturación deberán implementar un registro de eventos que recabe todas las interacciones realizadas con el sistema informático, así como las operaciones realizadas y los eventos producidos durante su uso. Esta funcionalidad de los sistemas informáticos deberá:

• Garantizar la trazabilidad de cualquier descarga, volcado o almacenamiento de registros.
• Garantizar la conservación inalterable de los datos originales, registrando cualquier modificación o anulación mediante la creación de un nuevo registro.
• Conservar todos los registros de facturación generados por el propio sistema.
• Contar con un registro que recoja, de forma automática, cualquier interacción, operación realizada, puesta en marcha y parada, entrada y salida de usuarios y errores ocurridos.

¿Cómo se identifican las facturas VeriFactu?

Cuando una empresa o profesional envíe a la AEAT todos sus registros de facturación, es necesario dejar constancia de este procedimiento en las propias facturas. Para ello, las facturas VeriFactu deberán cumplir con los siguientes requisitos:

• Incorporar un código QR con una serie de datos identificativos de la factura.
• Incluir una referencia indicando que han sido generadas mediante un sistema de emisión de facturas verificables con la etiqueta "VERI*FACTU".

EDICOM, solución VeriFactu para empresas y comercializadores de software

EDICOM, es el proveedor tecnológico con mayor volumen de facturas electrónicas en España. Nuestra experiencia en el desarrollo de proyectos de integración de datos incluye el despliegue de soluciones de reporte fiscal como el SII (Suministro Inmediato de Información) y TicketBAI que permiten automatizar la declaración de los registros asociados a los impuestos reflejados en las facturas.

El «Reglamento VeriFactu», extiende la obligación de realizar un reporting fiscal a partir de las facturas emitidas, al 100% de las empresas españolas.  Nuestra plataforma tecnológica, de desarrollo propio, nos permite una rápida adaptación a cualquier cambio fiscal que se pueda producir, cumpliendo con los requisitos establecidos para la gestión y envío de los registros de facturación a través de las siguientes soluciones VeriFactu:  

• VeriFactu Web: Solución manual para el registro de facturas ante la AEAT.
• VeriFactu Integrado: Solución automática para el registro de toda su facturación directamente desde su ERP ante la AEAT.

Ambas soluciones, aplican un hash que encadena a los registros de facturación, los cuales irán firmados electrónicamente para garantizar la trazabilidad del proceso de facturación. Además, incluyen un código QR que facilita la lectura de facturas.

Por otra parte, si su negocio está creciendo y puede llegar a convertirse en una gran empresa con una facturación alrededor de 6 millones de euros, puede optar por adherirse al Sistema SII. La puesta en marcha de la gestión electrónica del IVA con el SII le liberará de cumplir con los requisitos establecidos por el «Reglamento VeriFactu», además de simplificar su cumplimiento tributario y mejorar la gestión administrativa.