Características de la facturación electrónica en Colombia

En Colombia, el origen de la factura electrónica se remonta al 1995, cuando se equiparó como documento de venta a la factura en papel. En 2013 la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) comenzó a trabajar en un proyecto de masificación de la factura electrónica, inspirado en el modelo de países como Chile, Brasil y México, con el objetivo de facilitar la interoperabilidad entre los contribuyentes y reducir la evasión de impuestos. Desde 2019, la factura electrónica es obligatoria para todas las empresas con presencia en el país. Desde entonces, la DIAN ha venido realizando evoluciones en el sistema de facturación electrónica con la introducción de nuevos documentos obligatorios o la evolución de otros. Como por ejemplo el registro de la factura electrónica como Título Valor con nuevos tipos de eventos, o más recientemente con fecha de implementación durante 2023, la emisión del documento equivalente electrónico a la Factura Electrónica de Venta para determinados sectores de la economía colombiana. Para poder ofrecer soluciones completas con garantías de integridad y autenticidad de la información, EDICOM está acreditado como Entidad de Certificación Digital en Colombia por ONAC para emitir certificados digitales.

Autoridad fiscal

Autoridad fiscal

DIAN - Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales

Obligatoriedad

Obligatoriedad

Desde 2019, todas las empresas están obligadas a expedir factura electrónica de venta con validación previa a su expedición.

Trámites administrativos requeridos

Trámites administrativos requeridos

Todas las empresas deben de habilitarse en calidad de facturadores electrónicos a través del portal web asignado por DIAN. Los proveedores también deben certificarse como Proveedor de Servicios de Tecnología (PST). En dicha certificación, se asigna un identificador de software único. A partir de ese parámetro, se debe generar el “código de seguridad del software”, el cual viaja obligatoriamente en la factura.

Formato de la factura

Formato de la factura

El formato estándar usado es el XML, que usa el UBL V2.1 (Universal Business Language) adoptado por la DIAN.   

Firma digital

Firma digital

La firma digital es obligatoria como elemento para garantizar autenticidad e integridad de la factura electrónica desde su expedición hasta su conservación. La firma digital se genera a partir de un certificado digital expedido por una autoridad de certificación acreditada por el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia ONAC, como es el caso de EDICOM.

Control fiscal

Control fiscal

Se debe hacer uso de un sistema de numeración consecutiva, que se tendrá que solicitar a la DIAN tras ser autorizado como emisor de facturas electrónicas. La DIAN otorga los rangos y la clave técnica de control, necesarios para generar el Código Único de Factura Electrónica (CUFE). Este código permite identificar a la factura de forma unívoca y además asegurar la integridad de la información. El CUFE va encriptado mediante un algoritmo SHA384 y está formado por datos concatenados de la factura más la clave técnica.

Formato de impresión

Formato de impresión

Se debe facilitar una representación gráfica de la factura en formato PDF, incluyendo el código QR.

Almacenamiento

Almacenamiento

Es obligatorio para emisores y receptores durante el tiempo que establece el estatuto tributario.

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Los datos personales recabados serán utilizados por las empresas del Grupo EDICOM para atender las consultas realizadas y/o gestionar los servicios solicitados. Puede ejercitar los derechos de acceso, rectificación, oposición, limitación y portabilidad de sus datos de acuerdo con la dispuesto en la política de privacidad.

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En Colombia de acuerdo con el modelo de facturación electrónica definido por la DIAN los facturadores electrónicos se convierten automáticamente en receptores electrónicos. Por eso, es fundamental para las empresas que tiene muchas operaciones de compra-venta de bienes y servicios poder contar con una solución de factura electrónica que permita gestionar de forma eficiente y electrónica los sistemas de cuentas por cobrar y pagar.
1

Conectividad

Interoperabilidad de nuestra solución con el sistema de la DIAN para consultar el estado en el que se encuentra el documento.

2

Integración

Casi en tiempo real integramos los documentos electrónicos recibidos con cualquier sistema de gestión interno o sistema contable.

3

Gestión de Acuses

Conforme a la Ley 2155, generamos y remitimos los acuses de recibo tanto al emisor de la factura como a la DIAN para constituir los soportes de deducciones fiscales.

4

Almacenamiento electrónico

Custodiamos con valor de prueba legal en un expediente electrónico único las facturas recibidas y los acuses correspondientes.

Preguntas Frecuentes sobre la Factura Electrónica en Colombia

Los especialistas del Observatorio de Factura Electrónica de EDICOM han elaborado unas preguntas frecuentes basadas en nuestras interacciones con clientes con proyectos de factura electrónica en Colombia y la Región Andina.

Este código permite identificar a la factura de forma unívoca y además asegurar la integridad de la información. El CUFE va encriptado mediante un algoritmo SHA384 y está formado por datos concatenados de la factura más la clave técnica.

La firma digital se genera a partir de un certificado digital expedido por una autoridad de certificación acreditada por el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia (ONAC).  EDICOM está habilitado por la ONAC como Entidad de Certificación Abierta para la emisión de certificados electrónicos como la firma digital.

El sistema RADIAN ha sido creado por la DIAN para la comercialización de las facturas en Colombia. Para que tengan validez las facturas electrónicas de venta como título valor deberán ser registradas y validadas a través de la plataforma RADIAN. Con este sistema el gobierno quiero facilitar la consulta y conocer la trazablidad de estos documentos.

Puede conocer más sobre en este artículo: Colombia reglamenta el registro de la factura electrónica como título valor en el RADIAN

Es el proceso que se le hace a la factura, notas débito y crédito electrónicas generadas y transmitidas a la DIAN para verificar que cumplen con las reglas definidas por la entidad en el anexo técnico; este proceso se hace en fracción de segundos, para que luego, el documento junto con el comprobante de validación sea entregado al comprador, lo cual la convierte en un soporte con efectos fiscales. 

La resolución 00020 y 00030 no se hace ninguna mención de la recepción de facturas, sin embargo, un emisor electrónico debe estar en capacidad para recibir facturas electrónicas.

Si existe un problema de comunicación en el Web Service de DIAN, este publicará un mensaje de error 500 lo cual dará a entender que está caído. En ese momento, automáticamente se habilita la opción de poder enviar la factura al adquiriente sin previa validación.

El documento legal soportado es el XML, toda información contenida en este debe reflejar exactamente la información publicada en la representación gráfica, PDF de la factura.

De acuerdo con lo establecido en la resolución 00020 y 00030, el modelo de validación previa manejara alrededor de 264 validaciones, incluyendo campos obligatorios u opcionales (dependiendo de la naturaleza del negocio). Al manejarse campos nuevos en el XML es necesario realizar dichos cambios en la representación gráfica. Un ejemplo es el digito de verificación del NIT, que es obligatorio en el nuevo modelo tanto para el emisor como el receptor de la factura electrónica.

Con el modelo de validación previa no se habla de tiempos máximos. DIAN debe contestar en tiempo real (modelo síncrono).

La factura de contingencia seguirá existiendo y se empleará en caso de que se presente razones tecnológicas atribuibles a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN o a un proveedor autorizado.

La facturación electrónica puede realizarse:

  • Directamente, a través de un software dispuesto por el facturador electrónico.
  • A través de la solución gratuita dispuesta por la DIAN.
  • Mediante un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN.

En estos casos, el obligado a facturar electrónicamente podrá expedir, factura y/o documentos equivalentes utilizando, entre otros:

  • Factura de talonario o de papel.
  • Factura por computador.
  • Tiquete de máquina registradora P.O.S.

Siendo necesario tener vigente la autorización de numeración de facturación del sistema(s) que va a emplear. Superado el inconveniente, deberá iniciar a facturar electrónicamente y transmitir las facturas y/o documentos equivalentes emitidos en la contingencia a la DIAN, en formato de generación. (Resoluciones 0019, 0055 de 2016 y 000002 de enero 3 de 2019).

Tratándose de inconvenientes de tipo comercial, el obligado a facturar electrónicamente, deberá informar a la DIAN la causa comercial que impida la expedición de la factura electrónica, utilizando para ello el sistema de peticiones, quejas y reclamos a través de la página WEB de la citada Entidad.

Sí, es necesario solicitar numeración.

En los casos de contingencia en los cuales no pueda expedir factura electrónica por inconvenientes tecnológicos y/o comerciales del facturador, también deberá contar con autorización de numeración para facturar en papel o talonario, computador y POS.

Normalizada la operación, el facturador electrónico deberá transmitir las facturas electrónicas que han sido expedidas, en formato de generación dentro de las 48 horas siguientes a que se levante el estado de contingencia.

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