Las facturas electrónicas deberán llevar firma electrónica en Portugal
Desde el 1 de enero de 2024, las facturas electrónicas y en PDF deben incluir la firma digital para que tengan validez. Por tanto, las empresas que opten por facturar electrónicamente deberán incluir en sus procesos un sistema que acredite la validez del documento a partir del 31 de diciembre de 2023.
De acuerdo con la Directiva 2014/55/UE, todas las administraciones públicas europeas deben recibir facturas electrónicas desde abril de 2019. Es decir, que exige el uso de la e-factura en las relaciones B2G (de empresa a Gobierno). A pesar de que esta directiva no supone ninguna obligatoriedad para las relaciones entre empresas del sector privado, sí que brinda la oportunidad de avanzar en la digitalización e implementar el uso de la factura electrónica también en el ámbito empresarial.
En este sentido, con el objetivo de promover la digitalización, el gobierno luso ha regulado el intercambio de facturas electrónicas entre empresas privadas, haciendo necesario que incluyan la firma digital para que tengan validez.
¿Cuáles son los requisitos para la emisión de factura electrónica?
El artículo 12 de la Lei n.º 28/2019 informa que las facturas y otros documentos relevantes desde el punto de vista fiscal pueden emitirse electrónicamente, siempre y cuando hayan sido aceptados por el destinatario.
Por otro lado, la autenticidad del origen y la integridad del contenido de los documentos emitidos electrónicamente quedará garantizada si se adopta alguno de los siguientes procedimientos:
- Incluyen la firma electrónica calificada en los términos legales.
- Incluyen un sello electrónico cualificado, de conformidad con el Reglamento (UE) nº 910/2014, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de julio de 2014.
- Utilizan un sistema de intercambio electrónico de datos, aprobado por la Recomendación Nº 1994/820/CE, de la Comisión, del 19 de octubre.
Por tanto, con este artículo queda regulado que las empresas que facturen digitalmente deben incorporar la firma electrónica ó sello electrónico cualificado.
Para ello, es fundamental colaborar con un proveedor de servicios de confianza eIDAS, para proteger la identidad digital y las transacciones electrónicas que se realizan de forma telemática.
La firma obtenida a partir de certificados cualificados emitidos por un proveedor de servicios de confianza eIDAS, otorga plena validez legal al documento firmado, asegurando su integridad y autenticidad con mayores garantías de seguridad que la firma manuscrita.
EDICOM como Proveedor de Servicios de Confianza Cualificados
De acuerdo con el Reglamento UE 910/2014, conocido como eIDAS, EDICOM es declarado apto para operar en todos los países de la Unión Europea como proveedor de servicios de confianza cualificados.
Cuenta con las acreditaciones pertinentes y la tecnología adecuada para:
- Crear, verificar y validar firmas electrónicas, sellos electrónicos y sellado electrónico de tiempo, servicios de entrega electrónica certificada y certificados relacionados con los estos.
- Crear, verificar y validar de certificados para la autenticación de sitios web.
- Preservar firmas electrónicas, sellos o certificados relacionados con estos servicios.
Envío de documentos electrónicos a cualquier destinatario sin solución EDI
Por otro lado, EDICOM ofrece a las empresas la posibilidad de optimizar su operativa de envío de documentos electrónicos, entre otros, las facturas digitales en formato PDF.
A través del servicio Business@Mail es posible enviar todo tipo de documentos electrónicos al 100% de interlocutores, aunque no tengan EDI, ya sean clientes, proveedores, colaboradores o cualquier otro partner.
El funcionamiento es sencillo, se integran Business@Mail con el sistema de gestión de la empresa y se configura de modo automatizado el envío de todos los documentos.
Este sistema conlleva beneficios de alto valor para la empresa que emite los documentos:
- Optimiza las gestiones administrativas: automatizando todas las tareas repetitivas. Además de eliminar el uso de impresoras, lo que supone un ahorro en papel, tinta y mantenimiento.
- Efectividad en la entrega: es inmediata y segura. Llega en segundos a través de canales seguros y confidenciales.
- Trazabilidad total del envío: se registran todas las acciones (envío, recepción, visualización), lo que permite el control de si el partner consulta los documentos que le ha enviado.
- Se integra con cualquier sistema de gestión: sin alterar lo más mínimo la operativa habitual de la empresa.
- Facilidad de uso: tan sencillo como enviar un documento al correo electrónico del destinatario.
En definitiva, este sistema automatizado aporta más garantías, agilidad y control que el envío por correo electrónico convencional. Además de suponer un considerable ahorro de recursos, al no tener que emitir y procesar facturas, órdenes de compra o cualquier otra transacción por medios analógicos.
Además, es importante resaltar que los destinatarios también se benefician de este sistema, ya que es totalmente gratuito para ellos, y disponen de un almacenamiento seguro para los documentos. Con independencia del sistema de gestión que utilicen.
Por último, hay que destacar la intuitiva interfaz de Business@Mail, que proporciona una óptima experiencia a los usuarios. Tanto emisores como receptores pueden previsualizar y descargar documentos o realizar búsquedas y consultas personalizadas de una manera sencilla y ágil.