Cómo enviar facturas PDF de forma legal en Portugal

Las facturas en formato PDF en Portugal deberán implementar los requisitos de autenticidad como firma electrónica cualificada, para ser considerados documentos válidos. La solución Business@Mail facilita el cumplimiento de forma automatizada para la firma y envío de facturas, garantizando la trazabilidad y el almacenamiento legal de los documentos electrónicos.

Requisitos para la emisión de factura electrónica en Portugal

El Decreto Ley nº 28/2019 determina las condiciones para la emisión de documentos electrónicos, incentivando la adopción de un sistema de facturación electrónica y archivo electrónico de documentos, que permita a las empresas reducir los costes de cumplimiento de las obligaciones tributarias, estimulando el desarrollo y uso por parte de las empresas de nuevas tecnologías.

En el artículo 12 de este decreto se establecen los siguientes requisitos para la emisión de la factura electrónica:

• Las facturas y otros documentos de relevancia fiscal podrán, previa aceptación por parte del destinatario, ser emitidos electrónicamente.
• La autenticidad del origen y la integridad del contenido de los documentos emitidos electrónicamente se considerarán garantizados si se adopta uno de los siguientes procedimientos:
  • Poner una firma electrónica cualificada en los términos legales.
  • Colocación de un sello electrónico cualificado, de conformidad con el Reglamento (UE) n.º 910/2014.
  • Utilización de un sistema de intercambio electrónico de datos, siempre que los respectivos emisores y destinatarios suscriban un acuerdo en línea con la Recomendación de la Comisión nº 1994/820/CE.

¿Qué es la firma electrónica cualificada?

La firma electrónica conforme al Reglamento (UE) Nº 910/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo debe ser un servicio proporcionado por un proveedor de servicios de confianza eIDAS que cuente con las acreditaciones pertinentes y la tecnología adecuada para prestar servicios específicos de identificación electrónica como los que permiten la firma electrónica. 

De acuerdo con el Reglamento eIDAS, EDICOM está homologado como tercero de confianza para la prestación de los siguientes servicios en la Unión Europea:

• Crear, verificar y validar firmas electrónicas, sellos electrónicos y sellado electrónico de tiempo, servicios de entrega electrónica certificada y certificados relacionados con los estos.
• Preservar firmas electrónicas, sellos o certificados relacionados con estos servicios.

El gobierno portugués ha ido realizando diversas adaptaciones del calendario fiscal para favorecer la adecuación a los requisitos anunciados por el Decreto Ley nº 28/2019. Las fechas se han alargado, sin embargo, es conveniente tener previstos los mecanismos y soluciones para su cumplimiento. A partir del 31 de diciembre de 2024 será obligatorio la firma electrónica cualificada de facturas en PDF. 

¿Cómo automatizar el envío de facturas en PDF en Portugal?

EDICOM ofrece a las empresas la posibilidad de optimizar su operativa de envío de documentos electrónicos, como las facturas en formato PDF. A través de la solución Business@Mail es posible enviar todo tipo de documentos electrónicos al 100 % de interlocutores, aunque no tengan EDI, ya sean clientes, proveedores, colaboradores o cualquier otro partner.

El envío masivo de facturas electrónicas en PDF se realiza sin necesidad de imprimir o escanear los documentos. El proceso sería el siguiente: 

1. El emisor genera desde su sistema de gestión un archivo de datos pactado con EDICOM para generar las facturas electrónicas.
2. La plataforma EDICOM transforma los datos al estándar requerido en cada caso (UBL, XML, EDIFACT…) y aplica una firma electrónica cualificada sobre cada factura.
3. EDICOM reconoce al destinatario de cada factura y, cuando el cliente no es un interlocutor EDI, la factura es publicada en el Business@Mail en su formato electrónico junto a una representación visual PDF de la misma.
4.  Business@Mail envía un email notificando al destinatario de la disponibilidad de facturas para su consulta o descarga, generando distintos acuses de recibo en conformidad a lo establecido en el Código del IVA en Portugal.

Ventajas de la solución Business@Mail

Business@Mail conlleva beneficios de alto valor para la empresa que emite los documentos pero también para los clientes que utilizan la plataforma para recibir las facturas en PDF.

• Optimiza las gestiones administrativas: automatizando todas las tareas repetitivas. Además de eliminar el uso de impresoras, lo que supone un ahorro en papel, tinta y mantenimiento.
• Efectividad en la entrega: es inmediata y segura. Llega en segundos a través de canales seguros y confidenciales.
• Trazabilidad total del envío: se registran todas las acciones mediante notificaciones de estado (envío, recepción, visualización), lo que permite el control de si el partner consulta los documentos que le ha enviado.
• Se integra con cualquier sistema de gestión: sin alterar lo más mínimo la operativa habitual de la empresa.
• Aporta más garantías, agilidad y control que el envío por correo electrónico convencional. Además de suponer un considerable ahorro de recursos, al no tener que emitir y procesar facturas por medios analógicos.

Un punto importante a destacar es que la trazabilidad de esta solución también permite cumplir con la obligatoriedad de generar acuses de recibo en las notas de crédito por parte del destinatario, según establece el Código del IVA en Portugal.