Factura electrónica

Estado de la facturación electrónica en Escandinavia

factura electrónica en Suecia, Finlandia, Noruega y Dinamarca

La región escandinava es una de las más avanzadas en el desarrollo de la facturación electrónica de Europa. Suecia, Finlandia, Noruega y Dinamarca fueron de los primeros países en incorporar la factura electrónica adelantándose a las directivas europeas en esta materia. Analizamos cómo es el sistema de facturación electrónica en cada uno de estos países y sus próximos proyectos en materia de e-procurement.

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La facturación electrónica en Suecia

En Suecia es el sector público, el ámbito, donde más extendida está la facturación electrónica. Ya en 2008, el gobierno sueco hizo obligatorio el intercambio de facturas electrónicas con las agencias centrales del estado. Obligación que hizo extensiva, en 2019, al resto de entidades y proveedores públicos regionales y municipales, siguiendo las exigencias de la Directiva Europea sobre contratación pública. Los proveedores públicos deben enviar las facturas electrónicas en el formato europeo Peppol BIS Billing 3.0. El sistema recomendado de intercambio es a través de la red PEPPOL, donde todas las administraciones públicas están registradas como destinatarias.

La normativa sueca sobre “El intercambio electrónico de información por parte de autoridades públicas2003:770, exige a las agencias gubernamentales no solo que sean capaces de recibir facturas electrónicas, sino que también que puedan enviar facturas a través de la red PEPPOL a otras entidades públicas.  Además de la factura electrónica las administraciones públicas y sus proveedores también tienen la posibilidad de intercambiar pedidos y catálogos electrónicos a través de la red PEPPOL.

Si un proveedor público no cumple con los requisitos exigidos de facturación electrónica puede ser sancionado por la DIGG (Myndigheten för digital förvaltning), es la entidad responsable de la digitalización de la administración pública sueca y además Autoridad PEPPOL de Suecia.

En el ámbito privado, las empresas pueden intercambiar facturas de forma voluntaria.

 

La facturación electrónica en Noruega

Noruega también fue de los primeros países europeos en hacer obligatorio el uso de la factura electrónica en ámbito B2G. Ya en 2011 obligó a sus administraciones centrales a ser capaces de recibir facturas electrónicas y a sus proveedores públicos de enviarlas en 2012. Desde 2019, todas las administraciones públicas, así como sus proveedores están obligados a intercambiar facturas electrónicas.

Las administraciones públicas deben utilizar la red PEPPOL para recibir las facturas. Tanto las administraciones públicas como los proveedores pueden elegir su propio PEPPOL Access Point y deben ser capaces de procesar las facturas en el Formato nacional EHF Billing 3.0, que está adaptado a los requisitos de la Directiva Europea.

Para poder enviar y recibir facturas electrónicas via la red PEPPOL tanto proveedores como administraciones públicas deben estar registradas en ELMA, que actúa como SMP de la red PEPPOL en Noruega.

En el ámbito privado, a pesar de la ausencia de políticas de obligatoriedad, la factura electrónica está siendo ampliamente adoptada por las empresas.

Las empresas privadas pueden consultar también el registro ELMA para saber qué empresas en Noruega pueden recibir documentos electrónicos en formato EHF a través de la red PEPPOL. Actualmente están registrados en ELMA casi 202.000  entidades públicas y privados.

Además de la factura electrónica, actualmente son intercambiados a través de la red PEPPOL otros documentos electrónicos como: factura de crédito, recordatorio de pago, pedidos o catálogos electrónicos.

 

La facturación electrónica en Dinamarca

Dinamarca es pionera en el uso de la factura electrónica. Desde 2005 las administraciones públicas y sus proveedores están obligadas a facturar electrónicamente. Además, en 2007, el gobierno danés creó su propia infraestructura para el intercambio de facturas electrónicas llamada NemHandel, precursora de la actual red paneuropea PEPPOL.

Actualmente, ambas infraestructuras conviven en Dinamarca, las administraciones públicas están obligadas a ser capaces de recibir los documentos electrónicos tanto en el formato nacional OIOUBL, a través de la plataforma NemHandel; como en el formato europeo PEPPOL BIS 3, mediante la red PEPPOL. No obstante, el objetivo del gobierno es que finalmente sólo se empleen los estándares PEPPOL y la red europea, por todas las ventajas que ofrece a nivel de comercio transfronterizo. De hecho, la propia plataforma NemHandel está integrada con la red PEPPOL como Service Metadata Publisher (SMP).

Está previsto, además, que para 2023, las instituciones públicas realicen las compras electrónicamente utilizando catálogos electrónicos y pedidos electrónicos para ciertas categorías de bienes.

En el ámbito B2B, las empresas tienen la libertad de poder facturar de forma electrónica siempre que así lo acuerden entre ellas.

 

La facturación electrónica en Finlandia

A pesar de la ausencia de políticas de obligatoriedad más allá de las exigidas por la Unión Europea y siempre en el ámbito de la contratación pública, la factura electrónica está ampliamente extendida en Finlandia. De hecho, desde 2010 las administraciones públicas han preferido recibir las facturas en formato digital, adelantándose a la Directiva Europea sobre contratación pública.

Desde 2020 el gobierno finlandés reconoce el derecho a recibir facturas electrónicas a cualquier empresa pública o privada que facture más que 10.000€, si lo solicita a su proveedor. En el resto de las empresas privadas, el uso de la factura electrónica queda supedita a un acuerdo entre ambas partes.

En cuanto al sistema de facturación, no existe una plataforma del estado si no que las empresas pueden escoger el proveedor privado que quieran para poder generar y enviar las facturas digitales. Los proveedores tecnológicos de facturación electrónica mantienen y actualizan una base de datos pública con la información de recepción/envío para cada una de las entidades públicas y privadas que han habilitado la opción. De hecho, los proveedores de servicio de factura electrónica en Suecia están implementando un sistema muy similar inspirado en los buenos resultados obtenidos en Finlandia.  

Desde 2021, el gobierno solo admite las facturas electrónicas que cumplan con el estándar europeo nacional, para ello, las facturas deben ser previamente validadas por el sistema de facturación electrónica, antes de ser enviadas al destinatario. Los documentos electrónicos han de ser emitidos en los formatos nacionales TEAPPSXML 3.0 y Finvoice 3.0 que cumplen con los requisitos europeos.

Por otro lado, entre los objetivos del gobierno se encuentra el desarrollo del proyecto “Real-time Economy” que contempla el intercambio de documentos electrónicos como catálogos, pedidos o confirmación de pedidos en la administración pública a través de la red PEPPOL.

 

PEPPOL, Pan European Public Procurement On-Line

PEPPOL es la iniciativa de la Comisión Europea creada para simplificar los procesos de contratación pública y fomentar el comercio transfronterizo entre los países de la Unión Europea. PEPPOL está compuesto por una serie de instrumentos dirigidos a estandarizar el intercambio de documentos comerciales entre las distintas administraciones europeas. De este modo cuenta con:

  • La red PEPPOL eDelivery Network.
  • Normativa técnica y legal que define las especificaciones de interoperabilidad entre las empresas y los gobiernos.

La red PEPPOL conecta las distintas administraciones públicas con sus proveedores a través de los llamados PEPPOL Access Points, de forma segura y automatizada.

Los PEPPOL Access Points son los encargados de enviar y recibir los documentos electrónicos a través de red PEPPOL.  La versatilidad del sistema ha hecho que la mayoría de los países nórdicos se hayan decantado por este sistema para intercambiar tanto sus facturas electrónicas como otros documentos comerciales.

EDICOM es PEPPOL Access Points certificado desde 2015 no solo en Europa si no también en Australia, Nueva Zelanda y Singapur por las distintas Autoridades PEPPOL de estos países, que han decidido emplear la red europea para digitalizar también sus procesos de contratación pública. 

A través de la plataforma de facturación electrónica de EDICOM, las empresas pueden enviar y recibir facturas electrónicas, pedidos, albaranes o cualquier otro documento electrónico de acuerdo a la exigencias técnicas y legales no solo de las administraciones de Suecia, Finlandia, Noruega o Dinamarca, si no de cualquier país del mundo.proyecto europeo GOV2EU Project (2016-EU-IA-0096)

*Los contenidos de esta publicación son solo responsabilidad de EDICOM GROUP y no reflejan necesariamente la opinión de la Unión Europea

 

 

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