Aplicaciones prácticas del Almacenamiento de Larga Duración
Presentamos algunos casos prácticos en los que el almacenamiento electrónico puede ayudar a la transformación digital de un negocio.
El Almacenamiento de Larga Duración para su estrategia Paperless
La gestión de documentos en papel consume multitud de recursos, tanto económicos como humanos.
Cambiar a un modelo basado en la conservación de documentos exclusivamente en formato electrónico, supone un salto que debe darse con plenas garantías de legalidad y conformidad con las normas vigentes. En este sentido, es conveniente contar con los servicios de un Proveedor de Servicios de Confianza que asuma la responsabilidad de preservar todos sus documentos de forma estable a lo largo del tiempo.
Almacenamiento electrónico de documentos intercambiados con la Administración Pública
La Unión Europea está viviendo una época de transformación digital promoviendo el uso de la factura electrónica con las Administraciones Públicas. Así lo expone la Directiva 2014/55/EU que obliga al sector público europeo y a sus proveedores al uso de un estándar electrónico concreto de factura en las relaciones de contratación pública.
Al implementar una solución electrónica para la facturación, es posible, de forma ágil, implementar también un sistema de almacenamiento electrónico automático. De esta forma, ambas tareas, las de emisión y custodia de los archivos, se realizan de forma instantánea y sin errores.
¿Cómo funciona?
1. Integración con el ERP
La plataforma EDICOM se integra con el ERP para emitir las facturas en formato requerido por la administración pública correspondiente.
2. Conectividad con la Administración Pública
La solución EDICOM habilita un canal de comunicación directo y bidireccional que permite automatizar tanto el envío de las facturas como la recepción de las respuestas de estado.
3. Almacenamiento
La factura es enviada al portal correspondiente y almacenada en EDICOMLta.
4. Gestión de ACK´s
La plataforma EDICOM recibe los distintos ACK’s (acuses de respuesta) que las administraciones emiten informando sobre el estado en que se encuentra cada factura y se integran en el ERP, creando un conjunto de archivos y evidencias que pertenecen a una sola relación contractual y facilitando la consulta de los documentos. Estas respuestas asociadas también son conservadas en el servicio de almacenamiento de larga duración, con la garantía de la figura del prestador de servicios de confianza cualificados definido por el Reglamento EU 910/2014.
Almacenamiento electrónico de los libros de IVA
Con EDICOMLta podrá archivar de forma segura los datos fiscales de facturas declaradas y los mensajes de estado emitidos por la autoridad tributaria.
En este contexto, resulta necesario que este resguardo de las operaciones se realice de forma segura y certificada, para que consten como evidencia legal ante cualquier incidencia o reclamación de terceras partes.
Valor de prueba legal a sus documentos fiscales
1. Integración con sistemas contables
EDICOMLta se integra con la plataforma de intercambio electrónico de datos o los sistemas internos de gestión de las empresas, almacenando un historial detallado de los documentos electrónicos emitidos a la administración fiscal.
2. Expedientes electrónicos
Los datos fiscales de factura declarados y los mensajes de estado emitidos por la autoridad tributaria son custodiados de forma segura en forma de expedientes electrónicos.
3. Aplicación de metadatos
La solución aplica metadatos que permiten la clasificación e identificación de los documentos emitidos y es posible jerarquizar y relacionar los documentos intercambiados. El sistema aporta trazabilidad y permite una rápida consulta y recuperación de cualquier expediente.
4. Recuperación de expedientes
Podrá recuperar y consultar en cualquier momento los archivos enviados y los acuses recibidos que se almacenan con él.
Una plataforma certificada internacionalmente
Nuestra solución EDICOMLta ha sido diseñada y certificada en conformidad con las máximas normativas internacionales en materia de almacenamiento digital.
Además, contamos con certificaciones locales en regiones donde existen leyes específicas de conservación electrónica como, por ejemplo, la Conservazione Elettronica en Italia o la NOM151 en México.
Almacenamiento electrónico en el departamento de Recursos Humanos
La gestión de Recursos Humanos en una empresa implica administrar gran cantidad de documentos relacionados con los empleados (nóminas, contratos, informes para hacienda, retrocesión de impuestos, bajas laborales, permisos especiales, gastos de viaje…etc.). Los retos a los que se enfrentan los gestores de recursos humanos en lo relativo a la gestión documental son múltiples: administración de elevados volúmenes de documentos, heterogeneidad de formatos y tipos, clasificación, conservación, recuperación, etc.
Dada la sensibilidad de los documentos tratados, es necesario almacenar esta documentación bajo estrictas condiciones de seguridad y poder obtener la trazabilidad entre los documentos que forman parte del expediente de un mismo empleado.
Centralice los documentos de un empleado en un único expediente
1. Integración con el ERP
La solución conecta con el ERP para capturar los documentos, tanto digitales como multimedia. Es posible enviar grandes lotes de documentos y almacenarlos bajo criterios de eficiencia por ID de trabajador.
2. Carga manual de documentos
También se pueden cargar documentos accediendo a la interfaz de la solución con un sistema drag&drop.
3. Aplicación de sellos electrónicos
El sello electrónico cualificado y el sello de tiempo cualificado se aplican a los documentos para garantizar su integridad.
4. Trazabilidad por metadatos
Los documentos se clasifican en la solución a través de una estructura de metadatos pactada con el cliente, donde figura el ID del empleado. Esto permite crear una traza que unifica todos los documentos de un empleado en un único expediente electrónico.
5. Envío de notificaciones
La solución envía una notificación al trabajador con un enlace privado y seguro para la descarga del documento que ha sido almacenado.
6. Acceso privado y seguro
Cada empleado dispone de un entorno privado en el que puede consultar su expediente en cualquier momento. Además, todas las acciones que realiza sobre cada documento, ya sea visualizado o descargado, quedan registradas como una evidencia.
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