Italia: Declaraciones y otros documentos Aduaneros (AIDA) con conservación digital conforme a la normativa

Italia está digitalizando las interacciones entre las empresas y la autoridad aduanera, ADM - Agencia de Aduanas y Monopolios. Las declaraciones aduaneras para las importaciones deben presentarse en formato electrónico desde junio de 2022:

• En 2022 se inició la digitalización de los flujos documentales relacionados con las importaciones.
• En 2023 continuó la digitalización de los flujos documentales relacionados con la exportación y el tránsito de mercancías.
• A partir del 2 de diciembre de 2024, Italia pondrá en funcionamiento un sistema digitalizado obligatorio para las declaraciones aduaneras de exportación (AES) y de tránsito (NCTS).

Esta digitalización se lleva a cabo en conformidad con el modelo europeo de datos aduaneros denominado EUCDM. El EUCDM es el modelo de datos aduaneros para:

• Sistemas aduaneros transeuropeos como NCTS, AES e ICS.
• Sistemas nacionales de despacho de aduanas en la UE.

El objetivo es armonizar los datos aduaneros en todas las tipologías de declaración y garantizar una visión integrada de los datos legalmente definidos que los operadores económicos deben proporcionar al presentar declaraciones o notificaciones.

La digitalización de los flujos de documentación aduanera deriva de la implementación del Reglamento Europeo UE 952/2013, conocido como "Código Aduanero de la Unión".

El proyecto europeo ICS2

La Unión Europea ha iniciado un proceso de reforma del sistema aduanero para mejorar la seguridad de las mercancías importadas. Esta reforma forma parte del proyecto ICS2, que permitirá a las autoridades aduaneras identificar posibles amenazas con mayor precisión gracias a un flujo de información integrado con datos provenientes de los distintos actores de la cadena logística.

El sistema recopilará información sobre todas las mercancías que ingresen a la UE antes de su llegada. Los operadores económicos (OE) deberán declarar los datos de seguridad y protección en el ICS2 a través de la Declaración Sumaria de Entrada (ENS).

El objetivo del sistema es proteger de manera más efectiva el mercado único y a los ciudadanos europeos mediante nuevas medidas de seguridad y protección aduaneras, al tiempo que se facilita el libre flujo del comercio legítimo.

Italia a la vanguardia en la digitalización de las declaraciones aduaneras

Siguiendo las directrices europeas, la Agencia de Aduanas en Italia lidera la implementación del sistema y acepta únicamente documentos de importación electrónicos. Ya no se permite el uso de formularios en papel ni se requiere la impresión de documentos. Este nuevo sistema proporciona una visión integrada de la contabilidad para cumplir con las obligaciones fiscales relacionadas con el registro de facturas de importación y la deducción del IVA.

Las declaraciones están identificadas por un código alfanumérico único denominado MRN (Número de Referencia del Movimiento)

El modelo IM utilizado hasta ahora será reemplazado por los siguientes mensajes en formato XML, dependiendo del tipo y valor de la importación:

• H1: Declaración de introducción en libre práctica y destino final.
• H2: Declaración de depósito aduanero.
• H3: Declaración de admisión temporal.
• H4: Declaración de perfeccionamiento activo.
• H5: Declaración de introducción de mercancías en el marco de intercambios con territorios de fiscalidad especial.
• H6: Declaraciones aduaneras en tráfico postal para introducción en libre práctica (envíos postales).
• H7: Despacho de mercancías de bajo valor (en vigor desde el 1 de julio de 2021).
• B1, B2, B4: Declaraciones aduaneras de exportación (AES).
• D1, D2, D4: Declaraciones de tránsito aduanero (NCTS).

Cómo funciona el procedimiento con la Agencia de Aduanas italiana

El proceso se desarrolla de la siguiente manera:

• Envío del documento XML H1: La empresa o el agente de transporte debe enviar a la aduana el documento XML H1 con la solicitud de importación que desea realizar.
• Respuesta de la aduana y asignación de MRN: La aduana responderá al remitente con la resolución de la solicitud y asignará un MRN (Número de Referencia del Movimiento), que es un identificador único que debe acompañar al resto de los documentos relacionados con la importación.
• Solicitud de documentos necesarios para deducción del IVA: Una vez obtenido el MRN, la empresa puede solicitar a la aduana los documentos necesarios para poder deducir el IVA de la factura, como el Prospetto de Liberación, el Prospetto de Síntesis o el Resumen Contable.

Conservación conforme a la normativa de documentos aduaneros

Los documentos contenidos en el Cajón Aduanero de cada empresa están certificados por la aduana, lo que los convierte en documentos fiscalmente relevantes y legalmente válidos. Por ello, las empresas que exportan, importan y mueven mercancías deben garantizar la conservación conforme a la normativa de todos los documentos aduaneros relevantes, tanto para fines de IVA como para garantías económicas.

Documentos principales de importación cuya conservación es esencial:

• Prospetto de Síntesis de la Declaración Aduanera
• Documento de Liberación
• Prospetto para fines contables de la Declaración Aduanera

El último, el Prospetto para fines contables, se utiliza para registrar la Declaración Aduanera y deducir el IVA pagado en aduana. Este documento es crucial en caso de una auditoría fiscal realizada por la Agencia Tributaria.

Documentos relevantes de exportación para la conservación conforme:

• DAE (Documento Administrativo Electrónico)
• Visto Uscire

Estos documentos permiten a las empresas demostrar que la mercancía ha sido "liberada" en la oficina aduanera de salida. También son fundamentales para justificar que una factura emitida sin IVA es válida, ya que confirman que la exportación ha tenido lugar y que las mercancías han salido de la UE.

Asimismo, los Documentos de Acompañamiento de Tránsito (DAT) permiten a las empresas evitar la pérdida de las garantías pagadas.

Descarga automática de documentos desde el "Cassetto Doganale"

Las empresas italianas pueden realizar la descarga automática de documentos desde su "Cassetto Doganale", gracias a la tecnología Webservice.

Para efectuar la descarga se utilizarán los códigos MRN transmitidos por las empresas.

Para aprovechar esta funcionalidad, las empresas deberán contar con un proveedor de servicios capaz de conectarse al Cassetto Doganale, una vez obtenidos los códigos MRN.

Plataforma Global EDICOM

EDICOM, como proveedor de soluciones para el intercambio electrónico de documentos, puede conectarse con la Agencia de Aduanas italiana para obtener los documentos contables necesarios para la deducción del IVA por parte de las empresas. Estos documentos deben ser conservados para consultas futuras.

• Conectividad WebService: EDICOM ha habilitado un canal de comunicación WebService que permite Interactuar con las Aduanas para la gestión de las declaraciones aduaneras, Conectarse electrónicamente y recuperar de manera segura y automática los documentos almacenados en el Cajón Aduanero, utilizando los códigos MRN de las operaciones.
• Servicio de archivo electrónico a largo plazo: Para garantizar la conservación de los documentos, EDICOM ofrece un servicio de archivo electrónico en la nube que cumple con los requisitos de la Conservación Sustitutiva en Italia. El servicio EDICOMLt está conforme a la normativa italiana y cuenta con la acreditación de la Comisión Europea como servicio eIDAS. Aplica mecanismos de identificación, firma digital y validación electrónica temporal, garantizando la integridad y autenticidad de los archivos a lo largo del tiempo.Este servicio permite a las empresas italianas archivar de forma segura todos los documentos relevantes asociados a procesos de importación y exportación.