Cómo es la factura electrónica en Colombia

La factura electrónica tiene un largo recorrido en Colombia. Ya en 1995 el gobierno le otorgó la misma validez que a la factura en papel, siendo de los primeros países de Latinoamérica en hacerlo. Tras varias iniciativas, 2015 marca una fecha clave en su desarrollo en el país, La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) ponía en marcha el Sistema de Facturación electrónica – SFE. Desde su inicio, el nuevo sistema de facturación electrónica de Colombia ha realizado constantes mejoras e incorporando nuevos documentos tributarios a su esquema declarativo electrónico. Para lograr la adopción de la factura electrónica, así como de los nuevos documentos tributarios la DIAN ha ido estableciendo distintos cronogramas de masificación obligatoria de manera escalonada para de los contribuyentes.

Es por todo ello, que la factura electrónica en Colombia está en constante evolución y es el principal impulsor de la transformación digital del sistema tributario del país. Analizamos el funcionamiento de la factura electrónica y las principales novedades del sistema tributario electrónico colombiano.

Sistema de Facturación Electrónica – SFE

El Sistema de Facturación Electrónica de Colombia sigue un modelo de validación previa. Las facturas electrónicas, así como el resto de los documentos tributarios electrónicos deben ser declarados previamente a la DIAN para su validación. Una vez validados por la DIAN, estos son enviados por el emisor al cliente.

El Sistema de Facturación Electrónica contempla:

• Factura electrónica de venta.
• Reporte para validación de facturas de talonario o de papel expedidas por inconvenientes de tipo tecnológico del facturador.
• Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica.
• Documento Soporte de Adquisiciones con no obligado.
• Registro de Facturas Electrónicas de Venta Como Título Valor (RADIAN)
• Documentos equivalentes.

Nuevo Proyecto de Resolución para modificar la Resolución 0165 de 2023

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) de Colombia ha publicado un Proyecto de Resolución con el objetivo de modificar ciertos aspectos de la Resolución 000165 del 1 de noviembre de 2023. A continuación, detallamos los principales cambios propuestos y su impacto en el proceso de facturación electrónica en el país.

Principales Cambios del Proyecto de Resolución

1. Generación del Documento Equivalente para Tiquetes Aéreos: Se establece un plazo máximo de 48 horas, contadas a partir de la reserva realizada en el Global Distribution System (GDS), para la generación del documento equivalente electrónico.
2. Documentos de Transporte Intermunicipal: Las empresas de transporte intermunicipal podrán expedir tiquetes físicos de manera transitoria, con la obligación de transmitir la información en formato XML a la DIAN dentro de las 48 horas siguientes.
3. Contingencia para Emisores de P.O.S.: Los emisores que usen sistemas P.O.S. podrán emitir documentos de venta en papel durante periodos de contingencia, debiendo transcribir y transmitir estos documentos equivalentes dentro de las 48 horas posteriores a la resolución del inconveniente.
4. Facturación en Papel para Contribuyentes sin Conexión a Internet: Los contribuyentes en municipios sin cobertura de internet podrán emitir facturas en papel o talonario, siempre que cumplan con ciertos requisitos establecidos.
5. Representación Gráfica: Se permitirá a los sujetos obligados mostrar la información de la factura en distintos idiomas y monedas. Podrán optar por mostrar la información en español y pesos colombianos, o en un idioma y moneda diferentes.
6. Documento Equivalente para Servicios Públicos Domiciliarios (SPD): Las empresas de servicios públicos en áreas rurales o urbanas específicas con menos de 1.000 usuarios y sin cobertura de internet adecuado, podrán emitir documentos equivalentes en papel, cumpliendo con los requisitos especificados.
7. Prórroga para el Documento Equivalente Electrónico "El Extracto": La obligatoriedad de emisión de este documento se pospone hasta el 1 de noviembre de 2024.
8. Información Adicional en Facturas: Se incluye la obligación de reportar información adicional en la factura electrónica de venta, especialmente en operaciones de compra y venta de divisas y cheques de viajero.

Período de Consulta
El proyecto de resolución estará en consulta pública hasta el 18 de julio de 2024. Durante este período, la DIAN recibirá comentarios, observaciones y sugerencias sobre los cambios propuestos.

Novedades Resolución 558

El pasado mes de marzo, el Ministerio de Salud y Protección Social emitió una nueva prórroga mediante la Resolución 558 del 27 de marzo de 2024 para el proyecto de implementación de la plataforma de recepción y validación del conjunto de información de la FEV en Salud y el RIPS (Registros Individuales de Prestación de Servicios de Salud). 

Esta plataforma, a cargo del Ministerio, permite el flujo unificado de información y su validación con disponibilidad de procesamiento los 7 días de la semana, las 24 horas del día, emitiendo el Código Único de Validación (CUV) del RIPS y su FEV en salud, requisito de radicación ante las ERP y demás pagadores.

La prórroga se extiende hasta el 1 de octubre de 2024 e implica la actualización de actividades y el cronograma del proyecto.

Facturas electrónicas de venta

De todos los documentos tributarios que componen el sistema de facturación electrónica, es la facturación electrónica de venta la más extendida la encontrarse en las fases finales de su masificación. Actualmente la factura electrónica de venta es obligatoria para los siguientes contribuyentes:

• Personas jurídicas que enajenen bienes y/o servicios.
• Personas naturales que enajenen bienes y/o servicios con ingresos brutos superiores a 3.500 UVT.
• Personas naturales contratistas del Estado con ingresos brutos superiores a 4.000 UVT. O personas naturales diferentes de minoristas, artesanos, agricultores y ganaderos con ingresos inferiores a 3.500 UVT pero:
  • Con más de un establecimiento de comercio.
  • Explotación de intangibles.
  • Usuarios aduaneros.
• Consignaciones e inversiones superiores a 3.500 UVT.
• Contribuyentes que optaron por el Régimen Simple de Tributación – RST.

Dentro de la factura electrónica de venta, se incluyen las facturas electrónicas de crédito, de débito y facturas de exportación.

Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica

Los Documentos Soporte de Pago de Nómina Electrónica han sido recientemente introducidos en el Sistema de Facturación Electrónica. El uso de las nóminas electrónicas es obligatorio para las personas que requieran este documento como soporte de costos, deducciones o impuestos descontables, en sus declaraciones de renta. El calendario de implementación comienza el próximo 1 de septiembre.

Dentro de la nómina electrónica se incluyen, además, las notas de ajuste de los documentos de soporte de pago de la nómina electrónica.

Más información sobre la Nómina Electrónica en Colombia

Documento Soporte de Adquisiciones con no obligado

El Documento Soporte es el documento que un comprador debe generar cuando adquiere un bien o servicio de un proveedor que no está obligado a expedir facturas electrónicas. El objetivo de este documento es acreditar la transacción y tener el soporte de costos, deducciones, o impuestos descontables para las declaraciones tributarias.

A partir del 2 de mayo de 2022, los facturadores electrónicos que adquieran bienes o servicios por parte de un proveedor no obligado a expedir factura de venta o documento equivalente deberán generar y transmitir el documento soporte electrónico para validación de la DIAN, cumpliendo con los requisitos de “Anexo técnico Documento Soporte 1.1”.

Registro de Facturas Electrónicas de Venta Como Título Valor (RADIAN)

La DIAN ha creado una plataforma para el registro de las facturas electrónicas de venta cómo título valor.

Para que una factura de venta pueda ser Título Valor debe cumplir una serie de requisito técnicos y comerciales, así como registrase en la plataforma RADIAN y validada por la DIAN.

El objetivo es potenciar el uso del factoring otorgándole mayor credibilidad al sistema gracias a la trazabilidad que ofrece la plataforma, que registra todos los eventos asociados a cada factura de título valor.

Más información sobre la plataforma Radian

El registro de las facturas electrónicas de venta como título valor será obligatorio desde agosto de 2021.

Documentos equivalentes

Los documentos POs, tickets generados en el punto de venta por el pago de un bien o servicio deben emitirse de forma electrónica, pero de momento no se han confirmado las fechas de inicio de obligatoriedad.  Los documentos equivalentes serán los siguientes:

• El tiquete de máquinas registradoras con sistemas P.O.S.
• La boleta de ingreso a cine.
• El tiquete de transporte de pasajeros.
• El extracto expedido por sociedades fiduciarias, fondos de inversión, los fondos de inversión colectiva, fondos de inversión extranjera, fondos mutuos de inversión, fondos de valores, fondos de pensiones y de cesantías.
• El tiquetes o billetes de transporte aéreo de pasajeros.
• El documento en juegos localizados.
• La boleta, fracción o formulario en juegos de suerte y azar diferentes de los juegos localizados.
• El documento expedido para el cobro de peajes
• El documento de operación de la bolsa de valores.
• El documento de operaciones de la bolsa agropecuaria y de otros commodities.
• Documento expedido para los servicios públicos domiciliarios.
• La boleta de ingreso a espectáculos público.
• Documento equivalente electrónico.

Requisitos para emitir facturas electrónicas

• Estar autorizado por la DIAN como emisor de facturas electrónicas.
• Contar con un certificado digital expedido por una autoridad de certificación acreditada por el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia (ONAC).
• Disponer de un software de facturación electrónica facilitado por un Proveedor de Servicios de Tecnología (PST) autorizado por la DIAN.

Evolución de la factura electrónica en Colombia

• 1995: el artículo 37 de la Ley 223, equiparaba la factura electrónica con la factura en papel otorgándole el mismo valor.
• 2007: Primeras regulaciones sobre la factura electrónica. Se define la expedición, entrega, aceptación y conservación por medios digitales así como las especificaciones técnicas del sistema través del Decreto 1929 y la Resolución 14465.
• 2015: Aprobación del Decreto 2242 regula un nuevo sistema de facturación electrónica, que subsana los errores detectados en el anterior modelo de facturación.
• 2016:  inicio del proyecto piloto en el que participaron un total de 58 empresas colombianas, y en el que EDICOM colaboró activamente con el fin de detectar y corregir posibles errores en el modelo de facturación.
• 2019: arranca el calendario de masificación de contribuyentes siguiendo el cronograma establecido por la DIAN.
• 2020: se modifica la normativa sobre emisión electrónica en relación con la factura electrónica.
• 2021: se pone en marcha la adopción de la nómina electrónica y la plataforma RADIAN para el registro de facturas electrónicas de venta con título valor.

Objetivos del Gobierno de Colombia con la factura electrónica

• Control fiscal. El gobierno colombiano tratará de reducir a la mitad la evasión de impuestos utilizando el sistema electrónico. La factura electrónica es una herramienta imprescindible para evitar la fuga tributaria y optimizar el proceso de recaudación. La DIAN calcula que, al año, el Gobierno colombiano deja de ingresar 15 billones de dólares en concepto de IVA, un 22 %, cifra que aumentaría hasta el 40 % según cálculos del Fondo Monetario Internacional.
• Masificación de la factura electrónica. Colombia sigue la senda de otros países de América Latina como México, Brasil o Chile, líderes en el desarrollo de la administración electrónica. La facturación electrónica es una pieza clave hacia el e-Goverment y el paperless. En este sentido, para el país, los beneficios de incorporar la factura electrónica se traducen en:
• Ahorro de costos derivados de la eliminación del papel, de las gestiones manuales y reducción de errores por la automatización de los procesos.
• Beneficios medioambientales por la reducción de las emisiones de CO2, reducción del consumo de papel y de los costos energéticos del transporte.
• Agilidad en los trámites por la automatización de las operaciones.
• Aumento de la seguridad de los procedimientos por la implementación de mecanismos de autenticidad como la firma electrónica.
• Fomento de la transparencia contable y fiscal.
• Incentivo de las inversiones extranjeras y de la competitividad del país gracias al control fiscal.  

Beneficios de la factura electrónica para las empresas contribuyentes

La implementación de la factura electrónica como modelo de facturación conlleva numerosas ventajas para las empresas y que, en última instancia, suponen un ahorro de costos. Por ello, la inversión en tecnología que requiere incorporar este sistema es muy rentable.

• Ahorro de costos directos por la eliminación del papel,la impresión, el envío de las facturas y su almacenamiento.
• Incremento de la productividaddel departamento de administración que, gracias a la automatización de este proceso, cuenta con más tiempo para realizar otras tareas.
• Automatización e integración en los procesos de recepción de las facturas.El origen electrónico del documento permite la integración automática en el sistema y, por tanto, su contabilización, dejando las facturas listas para su pago sin prácticamente intervención humana.
• Mayor eficiencia y eliminación de errores humanos,como consecuencia de la automatización y de un tratamiento plenamente integrado. Las facturas electrónicas pueden generarse y transmitirse automáticamente del proveedor al destinatario. Así, la mayor parte de los beneficios económicos no se deben al ahorro en material impreso y en costos de envío, sino más bien a la total automatización e integración del proceso entre los interlocutores comerciales, desde la orden de pedido hasta el pago.
• Menores tiempos de entrega y cobro de facturas.La eficiencia de los procesos de emisión y recepción, la inmediatez de estos, y la práctica eliminación de errores en la generación y contabilización de facturas, contribuye a reducir los plazos de cobro de las facturas.
• Mayor seguridad.El envío de facturas se realiza empleando redes privadas o protocolos específicos como AS2, FTPS, WebServices, VAN (Value Added Network), etc. Además, con los sistemas de firma digital se garantiza la integridad, origen y autenticidad de estas facturas.
• Almacenamiento ágil, seguro y legal.Los documentos originales y firmados quedan resguardados durante, como mínimo, el tiempo que establece la legislación vigente. Esto disminuye los costos de almacenamiento y, además, facilita la consulta de las antiguas facturas.
• Eliminación de riesgo de pérdida de documentosfísicos gracias al almacenamiento seguro y la consulta digital de las facturas.

EDICOM, proveedor tecnológico autorizado por la DIAN para la factura electrónica

EDICOM es proveedor autorizado de factura electrónica en Colombia. Para obtener dicha autorización por parte de la DIAN, EDICOM ha superado todos los criterios que se establecen en el artículo 12 del Decreto 2242 de 2015:

• Tener vigente y actualizado el Registro Único Tributario (RUC).
• Ser responsable del impuesto sobre las ventas y pertenecer al régimen común.
• Disponer de la acreditación ISO 27001 sobre sistemas de gestión de la seguridad de la información.
• Certificación del estado financiero de la empresa, firmada por un contador público o revisor fiscal, que evidencia un patrimonio líquido superior a 20.000 UVT (Unidad de Valor Tributario) y unos activos fijos superiores a 10.000 UVT.
• EDICOM garantiza el cumplimiento de los requisitos establecidos por la DIAN para expedir una factura electrónica, recogidos en el artículo 3 del Decreto 2242 de 2015:
• Utilizar el formato electrónico de generación XML estándar establecido por la DIAN.
• Llevar numeración consecutiva autorizada por la DIAN.
• Cumplir requisitos aplicables del artículo 617, y específicos del 512-9 y 512-11 ET.
• Incluir firma digital o electrónica que garantice autenticidad e integridad, de acuerdo con la política de firma definida por la DIAN.
• Incluir el Código Único de Factura Electrónica.

El hecho de EDICOM sea proveedor autorizado de factura electrónica por la DIAN, le permite ofrecer la solución tecnológica más completa para el intercambio de documentos electrónicos en Colombia. Además la plataforma de global invoicing de EDICOM, es capaz no solo de cumplir con los requisitos exigidos por la DIAN en Colombia, sino también por la mayoría de autoridades fiscales de toda la Latinoamérica, Europa y Asia.

EDICOM ha desarrollado soluciones de e-Invoicing para el envío y recepción de facturas electrónicas, adaptadas a las especificaciones de los países de origen y destino en los que operan sus clientes. La plataforma se integra en el ERP o sistema de gestión interno de la empresa, que automatiza la factura electrónica cumpliendo con todos los requisitos legales en cualquier país del mundo.