Polonia: facturación electrónica B2B via KSeF a partir de 2026

Facturación electrónica B2B en Polonia

El Gobierno de Polonia publicó en 2021 el proyecto de ley sobre la masificación de la factura electrónica en el país. En él, se detalla que todas las facturas emitidas deberán ser declaradas a través de una plataforma central llamada Sistema Nacional de Facturas Electrónicas – KSeF. Esta legislación afecta a todas las empresas establecidas en Polonia. Las empresas que lo deseen pueden usar la plataforma nacional KSeF,  disponible para su uso voluntario desde el 1 de enero de 2022.

La introducción se realizará de forma escalonada, en dos fases:

• 1 de febrero de 2026, para los grandes contribuyentes (más de 200 millones de zlotys anuales),
• 1 de abril de 2026, para todos los contribuyentes. 

Con la introducción de la factura electrónica el gobierno quiere avanzar en la digitalización del sistema fiscal y poder beneficiarse de las ventajas de su implementación, del mismo modo que ya lo están haciendo otros países de la Unión como Italia, donde la factura electrónica B2B es obligatoria desde 2019.

Sistema Nacional de Facturas Electrónicas – KSeF

El KSeF es la plataforma central del gobierno para el envío y la recepción de facturas electrónicas. Las empresas deberán enviar todas facturas electrónicas al KSeF, donde se les aplicará un identificador único denominado KSeF ID. 

Las facturas podrán ser consultadas y descargadas en el formato original o PDF en el portal que además actuará como repositorio, almacenando los documentos electrónicos fiscales durante 10 años.

Adicionalmente, la plataforma emitirá una serie de acuses que notificarán a los usuarios del número asignado a través del timestamp, del rechazo de la factura o de la imposibilidad de poder emitir facturas, por indisponibilidad del propio KSeF.

Se entenderá como factura estructurada aquella factura electrónica XML gestionada a través del KSeF. De momento, las facturas estructuradas convivirán con las facturas en papel y el resto de las facturas electrónicas que ya hay en funcionamiento en el mercado.

Actualizaciones sobre el Sistema Nacional de Factura Electrónica (KSeF)

El gobierno polaco trabaja en la revisión del sistema de factura electrónica nacional. Ha confirmado que la nueva versión de la estructura FA(3) del KSeF estará disponible para consulta pública en otoño de 2024. El Ministerio, además, tiene previsto alinear los entornos de prueba y producción e implantar los anexos a las facturas.

Según el Ministerio de Hacienda, los cambios del esquema serán: la presentación de la fecha límite de pago, la introducción de un nuevo rol en la Entidad3 - empleado (una solución importante para la identificación de los gastos de los empleados), un aumento en el número de caracteres en el campo P_7 (nombre de los bienes o servicios) o soluciones dedicadas a las unidades de gobierno local y los grupos de IVA

Se derogará el reglamento sobre el uso del Sistema Nacional de Factura Electrónica de 27 de diciembre de 2021 y, en su lugar, se publicará uno nuevo. El nuevo reglamento incluirá normas relativas a los códigos QR, el acceso en dos pasos a las facturas y los certificados internos.

En cuanto a la obligación de proporcionar el número KSeF al realizar pagos de facturas estructuradas, se aplicará para los pagos realizados a partir del 1 de agosto de 2026.

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Beneficios de la factura electrónica B2B en Polonia

Las empresas que decidan comenzar a usar facturas electrónicas de forma voluntaria pueden beneficiarse de algunas medidas especiales:

• Reducción de la declaración del IVA de 60 a 40 días.
• Exención de la declaración del fichero JPK_FA.

Estas son algunas de las ventajas que espera obtener el gobierno con la masificación electrónica B2B.

• Mejorar el entorno empresarial de los contribuyentes mediante un acceso más fácil y rápido a los documentos.
• Mayor seguridad en las transacciones comerciales gracias a la estandarización en el formato de la factura.
• Reducción de errores humanos gracias a la automatización de los procesos contables.
• Optimización del control fiscal.
• Aumento de la recaudación de impuestos.

EDICOM Polonia Compliance

EDICOM ofrece una completa solución para las empresas que tienen presencia en Polonia. La plataforma de e-invoicing y vat compliance de EDICOM, permite automatizar todos los procesos de facturación y declaración de documentos fiscales tanto B2G como B2B.  De forma integrada con su ERP, el servicio de EDICOM le permitirá generar, enviar y recibir tanto las facturas electrónicas B2B a declarar a través del nuevo sistema KSeF, como las facturas electrónicas dirigidas a las administraciones públicas polacas a través de la plataforma central PeF, de acuerdo con los requisitos legales y técnicos exigidos por el Ministerio de Finanzas.

Además, la solución también es capaz de automatizar la emisión de los ficheros SAF-T para la declaración de información contable.

Una solución integral que le ayudará a recortar los plazos de devolución de IVA, reducirá sus costes de gestión y le ofrecerá garantías extras de seguridad y confidencialidad.