Factura electrónica

Polonia: facturación electrónica B2B via KSeF a partir de 2026

factura electrónica polonia

Facturación electrónica B2B en Polonia

El Gobierno de Polonia publicó en 2021 el proyecto de ley sobre la masificación de la factura electrónica en el país. En él, se detalla que todas las facturas emitidas deberán ser declaradas a través de una plataforma central llamada Sistema Nacional de Facturas Electrónicas – KSeF. Esta legislación afecta a todas las empresas establecidas en Polonia. Las empresas que lo deseen pueden usar la plataforma nacional KSeF,  disponible para su uso voluntario desde el 1 de enero de 2022.

La introducción se realizará de forma escalonada, en dos fases:

  • 1 de febrero de 2026, para los grandes contribuyentes (más de 200 millones de zlotys anuales),
  • 1 de abril de 2026, para todos los contribuyentes. 

Con la introducción de la factura electrónica el gobierno quiere avanzar en la digitalización del sistema fiscal y poder beneficiarse de las ventajas de su implementación, del mismo modo que ya lo están haciendo otros países de la Unión como Italia, donde la factura electrónica B2B es obligatoria desde 2019.

Sistema Nacional de Facturas Electrónicas – KSeF

El KSeF es la plataforma central del gobierno para el envío y la recepción de facturas electrónicas. Las empresas deberán enviar todas facturas electrónicas al KSeF, donde se les aplicará un identificador único denominado KSeF ID. 

Las facturas podrán ser consultadas y descargadas en el formato original o PDF en el portal que además actuará como repositorio, almacenando los documentos electrónicos fiscales durante 10 años.

Adicionalmente, la plataforma emitirá una serie de acuses que notificarán a los usuarios del número asignado a través del timestamp, del rechazo de la factura o de la imposibilidad de poder emitir facturas, por indisponibilidad del propio KSeF.

Se entenderá como factura estructurada aquella factura electrónica XML gestionada a través del KSeF. De momento, las facturas estructuradas convivirán con las facturas en papel y el resto de las facturas electrónicas que ya hay en funcionamiento en el mercado.

Novedades en el sistema nacional de facturación electrónica (KSeF)

El Ministerio de Finanzas de Polonia ha anunciado nuevos cambios en la ley KSeF, junto con la publicación de estructuras de factura actualizadas. Además de confirmar las nuevas fechas de entrada en vigor de la obligación de utilizar facturas electrónicas, la modificación también aborda puntos clave planteados durante la consulta pública, como:

  • Permitir que todos los contribuyentes utilicen voluntariamente la modalidad offline hasta finales de 2026.
  • Permitir que las facturas de los consumidores (B2C) se emitan a través de KSeF (opcional).
  • Permitir la presentación de anexos a las facturas en KSeF, independientemente del sector en el que opere el contribuyente.
  • Permitir a los contribuyentes que emitan facturas de bajo valor (hasta 450 PLN brutos por factura o 10.000 PLN al mes) seguir emitiéndolas en la forma actual hasta el 30 de septiembre de 2026.
  • Aplazamiento hasta el 31 de julio de 2026 de la obligación de facilitar un número KSeF al realizar pagos de facturas electrónicas, incluidos los pagos mediante el mecanismo de pago fraccionado y las sanciones por incumplimiento.

El reglamento sobre el uso del Sistema Nacional de Factura Electrónica, de 27 de diciembre de 2021, será derogado y sustituido por uno nuevo. El reglamento actualizado cubrirá los códigos QR, el acceso en dos pasos a las facturas y los procesos internos de certificación.

En cuanto al requisito de facilitar el número KSeF para los pagos de facturas estructuradas, se aplicará a los pagos realizados a partir del 1 de agosto de 2026.

¿Quiere conocer todos los detalles sobre la facturación electrónica B2B en Polonia? Descargue este documento de preguntas y respuestas más frecuentes en colaboración con Deloitte.

    Usa un dominio corporativo

    Los datos personales recabados serán utilizados por las empresas del Grupo EDICOM para atender las consultas realizadas y/o gestionar los servicios solicitados. Puede ejercitar los derechos de acceso, rectificación, oposición, limitación y portabilidad de sus datos de acuerdo con la dispuesto en la política de privacidad.

    El nombre no puede ser vacío Debe introducir la empresa Debe introducir un teléfono Debe introducir una descripción Debe introducir su cargo Acepte las condiciones

    Beneficios de la factura electrónica B2B en Polonia

    Las empresas que decidan comenzar a usar facturas electrónicas de forma voluntaria pueden beneficiarse de algunas medidas especiales:

    • Reducción de la declaración del IVA de 60 a 40 días.
    • Exención de la declaración del fichero JPK_FA.

    Estas son algunas de las ventajas que espera obtener el gobierno con la masificación electrónica B2B.

    • Mejorar el entorno empresarial de los contribuyentes mediante un acceso más fácil y rápido a los documentos.
    • Mayor seguridad en las transacciones comerciales gracias a la estandarización en el formato de la factura.
    • Reducción de errores humanos gracias a la automatización de los procesos contables.
    • Optimización del control fiscal.
    • Aumento de la recaudación de impuestos.

    EDICOM Polonia Compliance

    EDICOM ofrece una completa solución para las empresas que tienen presencia en Polonia. La plataforma de e-invoicing y vat compliance de EDICOM, permite automatizar todos los procesos de facturación y declaración de documentos fiscales tanto B2G como B2B.  De forma integrada con su ERP, el servicio de EDICOM le permitirá generar, enviar y recibir tanto las facturas electrónicas B2B a declarar a través del nuevo sistema KSeF, como las facturas electrónicas dirigidas a las administraciones públicas polacas a través de la plataforma central PeF, de acuerdo con los requisitos legales y técnicos exigidos por el Ministerio de Finanzas.

    Además, la solución también es capaz de automatizar la emisión de los ficheros SAF-T para la declaración de información contable.

    Una solución integral que le ayudará a recortar los plazos de devolución de IVA, reducirá sus costes de gestión y le ofrecerá garantías extras de seguridad y confidencialidad.

    Cuéntenos su proyecto y le ayudaremos

    La plataforma de facturación electrónica y cumplimiento del IVA de EDICOM permite automatizar todos los procesos de facturación B2B y B2G y de declaración de documentos fiscales.

    ¿Hablamos?

    Próximos Deadlines en Polonia

    Manténgase al tanto de las fechas clave de entrada en vigor de las obligaciones fiscales y de facturación electrónica en todo el mundo.

    EDICOM News España | Descubra más sobre Factura electrónica

    La factura electrónica B2B en Emiratos Árabes Unidos (UAE): Peppol DCTCE previsto para 2026

    El gobierno de Emiratos Árabes Unidos está preparando la masificación de la factura electrónica B2B para 2026

    CFDI - La factura electrónica en México

    CFDI en México: Todo sobre la factura electrónica, CFDI 4.0, complementos CFDI, sus ventajas y normativa.

    Cómo es la factura electrónica en Colombia

    Analizamos cómo es la factura electrónica en Colombia, funcionamiento, plazos de cumplimiento y más.