¿Qué es el paperless? Mucho más que el fin del papel

El paperless ha llegado para quedarse. Un término que literalmente significa “menos papel” y que en la práctica implica la desmaterialización y la digitalización en las empresas y organizaciones tanto en el ámbito público como en el privado. La digitalización es un factor de competitividad, eficiencia y productividad. Ya no es una opción para las empresas sino una necesidad.

Beneficios del paperless

La supresión del papel supone en primer lugar, un factor importante de mejora medioambiental y, en segundo lugar, minimizar costes de impresión y de almacenamiento físico.

Pero aplicado a la gestión empresarial, la transformación digital implica además una mayor eficiencia y reducción de costes derivadas de:

• Reducción de errores gracias a la automatización de los procesos.
• Reducción de tiempos de procesamiento.
• Incremento de la seguridad y confidencialidad de las operaciones.

Cuando hablamos de paperless o transformación digital nos referimos a la implementación de tecnología como el EDI (Electronic Data Interchange). El intercambio electrónico de datos permite el intercambio de documentos normalizados  entre los sistemas informáticos de quienes participan en una relación comercial. Mediante el uso de un lenguaje común, diferentes sistemas de información interactúan entre si, automatizando su integración en los sistemas internos de gestión o ERP de las empresas.

Las aplicaciones de la tecnología EDI son muy diversas y sus beneficios se maximizan cuanto mayores son los usuarios que participan del sistema de trabajo (clientes, proveedores, operadores logísticos, etc.).

Aplicación de las soluciones EDI

• Sistemas automatizados e integrados. Mediante el EDI se automatiza la generación, envío y registro de cualquier transacción electrónica, interactuando con cualquier ERP. Pedidos, albaranes, facturas, inventarios, catálogos de precios, etc. son procesados sin intervención humana.
• Facturación electrónica. La factura electrónica o e-Invoicing constituye una pieza clave en el proceso de transformación digital. Su uso se extiende por el impulso que implica su obligatoriedad en las relaciones entre empresas y administración pública (B2G). Sin embargo, por sus múltiples ventajas operativas (eficiencia, reducción de costes, automatización de procesos, eliminación de errores, reducción de los tiempos…), la factura electrónica se está imponiendo en las relaciones entre empresas (B2B) y cada vez más las grandes compañías lo exigen a sus proveedores.
• Cumplimiento fiscal electrónico. A nivel global se extiende que las administraciones públicas requieran a las empresas contribuyentes la realización de determinados trámites de forma electrónica. Diferentes soluciones de intercambio electrónico de datos automatizan el proceso de generación y declaración de datos y documentos fiscales y tributarios ante las autoridades pertinentes, cumpliendo además con requisitos cambiantes que hay que implementar, procurando el menor impacto posible en la actividad de la empresa.

El impulso del sector público en la digitalización

La Administración Pública ha jugado un papel importante en el proceso de digitalización de las empresas. Por ejemplo, con la implantación de la facturación electrónica en la contratación pública en la Unión Europea, con la  Directiva 2014/55/UE que obliga a los estados miembros a establecer sistemas de facturación electrónica en base a una norma común europea; o la fiscalidad electrónica, muy extendida en América Latina, para un mayor control en el sistema tributario que evite la evasión fiscal. Esto ha conllevado una legislación que impone el intercambio electrónico de datos en el ámbito B2G y ha favorecido el salto al ámbito B2B.

Al mismo tiempo, la incidencia de la transformación digital ha evolucionado a ritmos diferentes según sectores, siendo el logístico y el retail los más avanzados, incentivados por la necesidad de ser más competitivos en un mercado globalizado.

Iniciar un proceso de digitalización en las empresas requiere planificación, estrategia y un cambio de mentalidad para migrar hacia una forma distinta de operar, por ello, es importante contar con el asesoramiento y acompañamiento en el proceso de una empresa especializada.

Una de las principales ventajas de las soluciones EDI es la escalabilidad. EDICOM desarrolla proyectos de comunicaciones B2B a la medida de cada cliente, en función de su realidad concreta y de sus necesidades presentes y futuras. Gracias a una infraestructura tecnológica alojada en la nube, en los servidores del proveedor, las prestaciones que se pueden alcanzar con el EDI se van complementando, adaptando e incrementándose en la medida en que sea necesario.

Por ello, el punto de partida para iniciar la digitalización puede ser muy concreto y requerido, como la facturación electrónica como proveedor de la administración pública o el cumplimiento fiscal, sin embargo, el salto a otras áreas de gestión se puede realizar de manera escalonada.

Soluciones EDI

EDICOM, proveedor global de soluciones EDI, está especializado en el asesoramiento y puesta en marcha de proyectos de digitalización en empresas de diferentes ámbitos y que operan en un escenario de múltiples mercados. Las soluciones EDI de EDICOM han permitido optimizar y rentabilizar los procesos comerciales y operativos de miles de empresas.

EDICOM ha desarrollado soluciones de e-Invoicing globales, capaces de operar en entornos multinacionales y para todo tipo de empresas, haciendo posible incluso el envío de facturas electrónicas a clientes sin solución tecnológica para su recepción.

EDICOM Global VAT Platform. Se trata de una plataforma de comunicaciones electrónicas B2B2G con capacidades EDI para automatizar las comunicaciones con los organismos tributarios, con capacidad de adaptación a los diferentes sistemas fiscales locales a nivel global.

EDICOMLta (EDICOM Long term archiving)  para un almacenamiento electrónico certificado. La desmaterialización es un proceso intrínseco a la digitalización. Los documentos electrónicos deben almacenarse de forma segura y garantizar su autenticidad para que el documento electrónico tenga la misma validez que un documento físico. En numerosas ocasiones, el almacenamiento electrónico está sujeto a unos requisitos legales que varían en función del país, con la solución de EDICOM también quedan garantizados.

*Los contenidos de esta publicación son solo responsabilidad de EDICOM GROUP y no reflejan necesariamente la opinión de la Unión Europea