Cómo cumplir con el archivo SAF-T en Portugal

SAF-T (Standard Audit File for Tax) es un archivo electrónico utilizado internacionalmente para la transmisión de datos fiscales y contables. En Portugal, su implementación es clave para mejorar el control tributario, aumentar la transparencia y simplificar el cumplimiento de las obligaciones fiscales.

¿Qué es SAF-T?

SAF-T (Standard Audit File for Tax) es un archivo electrónico basado en el formato XML, diseñado para facilitar el intercambio de información fiscal y contable entre las empresas y las autoridades fiscales. Su objetivo principal es estandarizar los datos fiscales para permitir una revisión más eficiente y precisa de las transacciones, garantizando la transparencia en los procesos contables. Al estandarizar la información, las autoridades fiscales pueden supervisar y auditar las operaciones empresariales de manera más efectiva, contribuyendo a la lucha contra el fraude fiscal.

Este archivo recopila un conjunto de registros que incluyen detalles sobre facturación, contabilidad y otros movimientos financieros, estructurados para ser fácilmente analizados por las autoridades fiscales o auditores externos. Su formato estandarizado y flexible permite a los gobiernos adaptarlo a sus sistemas de declaración de impuestos para la realización de auditorías o la presentación de declaraciones tributarias.

Marco legal del archivo SAF-T Portugal

El archivo SAF-T en Portugal está regulado por un conjunto de normativas que obligan a las empresas a presentar su información fiscal y contable de manera digital. El Código do Imposto sobre o Valor Acrescentado (CIVA) introduce la obligatoriedad del archivo SAF-T, mientras que la Portaria n.º 321-A/2007 establece los requisitos técnicos, incluyendo la estructura en formato XML para garantizar la estandarización de los datos. 

Además, la Portaria n.º 31/2019 fija los requisitos específicos para la presentación del SAF-T de contabilidad ante la Autoridade Tributária e Aduaneira (AT), y el Decreto-Lei n.º 198/2012 detalla las obligaciones relacionadas con la facturación y la comunicación de los documentos de transporte en formato SAF-T. Estas normativas conforman el marco jurídico que obliga a las empresas que operan en Portugal a cumplir con la generación y envío del archivo SAF-T.

¿Cómo funciona el archivo SAF-T en Portugal?

En Portugal, el archivo SAF-T es obligatorio para las empresas que realicen actividades comerciales con sede o gestión efectiva en territorio portugués. Esto incluye a todas las entidades sujetas a IVA, independientemente de su tamaño, que deben presentar su información fiscal y contable de manera digital.

La Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) en Portugal reconoce tres tipos de archivos SAF-T, cada uno con funciones específicas:

• SAF-T de facturación: Recoge toda la información relacionada con la facturación y las ventas, incluyendo datos relacionados con declaración del IVA. Debe presentarse antes del día 5 de cada mes.  
• SAF-T de contabilidad: Detalla los movimientos contables de la empresa, incluyendo registros de artículos, clientes, proveedores y regímenes de IVA. Se utiliza para presentar declaraciones mensuales o anuales de información contable a la AT.
• SAF-T de documentos de transporte: Incluye los detalles de los documentos relacionados con el transporte de mercancías. Es obligatorio presentarlo antes de que se inicie cualquier movimiento de bienes, permitiendo a las autoridades supervisar la circulación de productos en el territorio portugués.

El proceso de presentación de SAF-T implica la generación automática del archivo en formato XML desde los sistemas de gestión de la empresa conforme a los estándares establecidos. El archivo debe ser enviado a la AT en función del período contable, ya sea mensual o anual, cumpliendo con los plazos establecidos por la legislación fiscal vigente en Portugal.

Requisitos técnicos para la generación del archivo SAF-T

El archivo SAF-T debe generarse en formato XML siguiendo las especificaciones técnicas establecidas por la Portaria n.º 321-A/2007, lo que garantiza la estandarización y legibilidad de los datos. Para cumplir con estos requisitos, las empresas deben utilizar un software certificado por la Autoridade Tributária e Aduaneira (AT), que permita generar el archivo conforme a los estándares definidos. 

Además, la automatización es clave en el proceso de generación y envío del archivo SAF-T. Las empresas deben asegurarse de que sus sistemas de gestión estén integrados con un software que facilite la captura automática de los datos contables y fiscales, y que estos se presenten correctamente dentro de los plazos establecidos por la normativa vigente.

EDICOM, solución para cumplir con SAF-T Portugal

La solución de EDICOM para la gestión del archivo SAF-T en Portugal está auditada y certificada por la Autoridade Tributária e Aduaneira (AT), cumpliendo con los requisitos técnicos de la Portaria N.º 363/2010 y 340/2013. Estas normativas establecen los criterios de certificación de un software de facturación, garantizando que la solución de EDICOM cumple con los estándares de seguridad y conformidad para generar, firmar y enviar archivos SAF-T de forma automática. 

Además de asegurar el cumplimiento normativo, la solución de EDICOM permite integrar la generación del archivo SAF-T directamente con los sistemas de gestión de las empresas. Esto automatiza tanto la emisión como el envío de los archivos a la AT, reduciendo errores y facilitando el cumplimiento de los plazos establecidos por la legislación. Asimismo, incluye servicios como el almacenamiento seguro de los documentos, garantizando la integridad y accesibilidad de los archivos a largo plazo.