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NHS Supply Chain introduce la nota de envío avanzada o ASN

nhs - asn mensaje

La introducción de la nueva nota de envío avanzada o ASN supone una mejora en el área logística, implementando una nueva funcionalidad que automatiza parte de NHS Supply Chain.

En Inglaterra todos los proveedores del Servicio de Salud Nacional (NHS) están obligados a comunicarse mediante los estándares internacionales de GS1 y de la red PEPPOL.

EDICOM, como Access Point acreditado, ofrece una solución integral que garantiza el cumplimiento de todos los requisitos, ya que dispone de un catálogo electrónico homologado por GS1 y proporciona servicios de automatización e integración de mensajes EDI en los ERP.

Nota de Envío Avanzada o ASN

¿Por qué NHS Supply Chain está introduciendo ASN?

NHS Supply Chain está introduciendo la nota de envío avanzada o ASN (Advanced Shipping Note) para cumplir con la regulación Europea de los dispositivos médicos europeos.

La regulación es conocida como Reglamento de Productos Sanitarios o MDR (Medical Devices Regulation) que viene recogida en el Reglamento (UE) 2017/745 del Parlamento Europeo.

Esta nueva implementación permite una mejora significativa en el seguimiento, localización y entrega de productos y gestión de stock.

¿Qué es una nota de envío avanzada (ASN)?

Una nota de envío avanzada es un mensaje que envía un proveedor, antes de la entrega, para avisar a NHS Supply Chain de los productos va a entregar.

Informa sobre qué productos son, en qué cajas van, dónde se paletizan las entregas, qué cajas hay en cada palet, etc.

El ASN contiene, además, una referencia única para cada palé y caja enviados. Esta referencia única se conoce como Código de Contenedor de Envío en Serie o SSCC (Serial Shipping Container Code).

Los SSCC son códigos únicos de 18 dígitos que se usan para identificar las unidades logísticas.

El SSCC está impreso en una etiqueta, y ésta pegada en cada palé y caja, para que pueda escanearse al recibirlo y usarse con el ASN para identificar los artículos recibidos en la entrega.

Para automatizar el proceso de lectura, el SSCC debe estar codificado en un código de barras (GS1-128) impreso en las etiquetas de envío.

Por tanto, es muy importante que el proveedor PEPPOL seleccionado tenga la capacidad de generar dicho código, tal y como lo hace EDICOM.

¿Es obligatoria la nota de envío avanzada o ASN?

Sí, la nota de envío avanzada o ASN es obligatoria para todos los pedidos de NHS Supply Chain, excepto los de mantenimiento y servicio.

Es decir, que todos los proveedores de productos consumibles deben enviar el ASN en todos los pedidos, aunque no sean proveedores de dispositivos médicos.

¿Cuándo ha de enviarse el mensaje ASN a NHS Supply Chain?

El ASN debe enviarse tan pronto como se confirme y empaquete la entrega. Los palés y las cajas deben estar debidamente etiquetados con SSCC, listos para su envío.

Los proveedores tienen como objetivo emitir el ASN a NHS Supply Chain lo antes posible, pero por lo general no más tarde de las 24 horas antes de la entrega.

¿Cuál es la diferencia entre el albarán y el documento ASN?

NHS Supply Chain utiliza el mensaje de Nota de Entrega de PEPPOL como confirmación de la entrega. Esto informa a NHS Supply Chain sobre qué bienes se han entregado.

Ahora, el mensaje ASN admite la información de MDR y se envía antes de la entrega, de modo NHS Supply Chain lo haga.

De este modo, no es necesario abrir un palé ni cajas para ver lo que contiene.

Es decir, que el mensaje ASN reemplaza la necesidad de que los proveedores devuelvan el actual mensaje de Nota de Entrega de PEPPOL (confirmación de entrega).

Por tanto, el ASN permite que las entregas en la cadena de suministro se hagan de manera más eficiente.

Cabe destacar que PEPPOL ASN reemplazará los albaranes electrónicos existentes, por lo que no es necesario enviar ambos.

¿Qué es el Reglamento de Dispositivos Médicos (MDR)?

El MDR de la UE entró en vigor el 26 de mayo de 2021, derogando las Directivas 90/385/CEE y 93/42/CEE del Consejo Europeo.

Los fabricantes de dispositivos médicos a la venta dentro de la UE deben cumplir con estrictas directrices para garantizar sus productos son seguros de usar.

Esto impone un requisito a los proveedores de productos MDR para asesorar sobre sus números de lote y serie como parte de su información de entrega a NHS Supply Chain.

¿Por qué NHS Supply Chain se está trasladando a PEPPOL?

NHS Supply Chain se compromete a apoyar el Departamento de Iniciativas de Salud y, como tal, la iniciativa Scan4Safety del Departamento de Salud tiene como objetivo la adopción de la estandarización de mensajes en todo el NHS a través del estándar GS1 PEPPOL.

NHS Supply Chain reconoce y respalda los beneficios de esta iniciativa y ha tomado la decisión de adoptar como prioridad los mismos estándares PEPPOL.

¿Cuáles son las pautas para el diseño y tamaño de la etiqueta?

Los proveedores son libres de utilizar cualquier diseño y tamaño de etiqueta, siempre y cuando toda la información relevante sea claramente visible y se pueda escanear.

La cantidad en la etiqueta indica una cantidad sin unidad de medida y debe informar sobre las unidades de manipulación o Handling Unit (pallet, box, cartón, etc.) y los artículos que se encuentran en cada una de ellas.

Por ejemplo, 1 pallet contiene 6 cajas, y en cada caja hay 100 unidades.

En definitiva, el ASN debe ser una representación precisa de lo que se ha enviado, tanto de las unidades de manipulación como de los artículos que se encuentran dentro de cada unidad de manipulación.

Edicom es un PEPPOL Access Point que además tiene la capacidad de crear etiquetas.

El uso de los estándares GS1 y la plataforma PEPPOL en el Servicio de Salud Nacional (NHS)

La contratación pública paneuropea en línea o PEPPOL (Pan European Public Procurement On Line) es una especificación que define el mensaje (estructura y contenido) de los documentos electrónicos intercambiados entre clientes y proveedores.

Está destinado a ser un estándar global único, y ha sido adoptado por el Departamento de Salud y Atención Social del Reino Unido para simplificar y estandarizar el intercambio de documentos comerciales a lo largo de NHS Supply Chain.

En 2014, Reino Unido dio un impulso a la digitalización del sector de la salud mediante el NHS e Procurement Strategy, implementando el uso de los estándares GS1 y la plataforma PEPPOL.

Estándares GS1 y GDSN

Se trata de unos estándares internacionales que permiten que todos los agentes de la cadena de suministro usen el mismo lenguaje en el intercambio de información de un producto, para que éste pueda identificarse y localizarse de manera precisa, fiable y rápida.

Cabe destacar que todos los proveedores del Sistema Nacional de Salud británico, para transmitir los datos a lo largo de la cadena de suministro, están obligados a operar con los estándares GS1, con el fin de asegurarse que la información es accesible, rigurosa y sencilla para su comprensión.

En concreto, los estándares GS1 se usan para la codificación de productos, la codificación de ubicación y la sincronización de datos.

De este modo, a través de la Red de Sincronización Global de Datos o Global Data Synchronization Network (GDSN), cualquier agente de la cadena de suministro puede compartir y acceder a la información relativa de un producto.

Plataforma PEPPOL

Cualquier intercambio electrónico de documentos entre el NHS England y sus proveedores ha de llevarse a cabo de forma estandarizada a través de un Access Point conectado a la red PEPPOL.

En concreto, todo lo relacionado con órdenes de compra, la respuesta a éstas, las facturas, notas de crédito y también ASN en el caso de NHS Supply Chain

El intercambio de documentos electrónicos que se lleva a cabo a través de la red PEPPOL permite a las empresas del ámbito B2G operar con las autoridades conforme a ley (Directiva 2014/55/UE de la UE), y conlleva una serie de beneficios:

  • Reducción de costes
  • Automatización de procesos de gestión
  • Mayor competitividad
  • Transparencia
  • Procesos de adquisición más eficientes
  • Altos estándares de protección y seguridad
  • Operatividad a nivel internacional

Compatibilidad con otros sistemas

Solución global de EDICOM

EDICOM, como PEPPOL Access Point, permite a los proveedores comunicarse con las administraciones y autoridades públicas europeas mediante soluciones integradas que automatizan el intercambio de documentos electrónicos bajo el estándar PEPPOL-XML.

La solución de EDICOM se integra con cualquier sistema de gestión interna, automatizando el envío y recepción de todas las transacciones PEPPOL desde el ERP del proveedor.

Por otro lado, EDICOMData es un catálogo electrónico para la sincronización de datos de producto entre proveedores y distribuidores.

EDICOMData implementa herramientas específicas para la integración y carga de la información de sus productos cumpliendo con las especificaciones de los diferentes proyectos y redes de sincronización privadas y públicas.

En definitiva, tal y como dice la clausula 18.1 del contrato NHS Terms and Conditions for the Supply of Goods cualquier proveedor del NHS Inglaterra debe adoptar los estándares GS1 Y PEPPOL.

Por tanto, es conveniente anticiparse a y estar preparado para conectarse a la red PEPPOL en cualquier momento.

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