Cómo automatizar la gestión de cuentas a pagar

La gestión de cuentas a pagar es una de las funciones de los departamentos de contabilidad con un proceso más tedioso. Es una parte delicada de la relación de la empresa con sus proveedores pues los tiempos de cobro son tan importantes para el proveedor como lo es para el cliente la entrega del producto o servicio en el plazo establecido.

La implementación de una solución para digitalizar y automatizar las cuentas a pagar ofrece muchas ventajas y supone un solo inconveniente: la reticencia al cambio en los procesos internos de las empresas, especialmente en aquellas organizaciones que no han dado el paso hacia la digitalización. Para superar las reticencias al cambio, es clave analizar el proceso que implica la gestión de cuentas a pagar, desde que se realiza la orden de compra hasta que se efectúa el pago de la factura, desde el punto de vista de recursos, tiempos y sin descartar errores, pérdidas de documentos, etc., que con facilidad se dan en los procesos manuales.

¿Qué problemas se derivan de la recepción de facturas de proveedores?

Manejar un alto volumen de documentos físicos de diferentes proveedores supone hacer frente a dificultades derivadas de su gestión. Desde que se emite la orden de compra hasta que se efectúa el pago se generan diferentes documentos (albaranes, facturas), que deben procesarse manualmente. Esta parte del backoffice puede implicar a varios departamentos (compras, contabilidad) que deben recepcionar, cotejar, registrar, hacer transferencia, etc. de las facturas. De todo ello hay que asumir:

• Errores. La gestión manual siempre aumenta la probabilidad de cometer errores frente a la automatización.
• Tiempos más largos.
• Disparidad de formatos, canales de comunicación, datos de las facturas y compliance. 
• Almacenamiento. Toda la documentación debe almacenarse correctamente bien en formato digital, si se trata de facturas en PDF, por ejemplo, o en físico. Esto también implica tiempo, espacio y gasto en papel.  

¿Cómo automatizar la gestión de cuentas a pagar?

La tecnología facilita la optimización de los procesos de gestión internos de las empresas. Especialmente, todas aquellas soluciones creadas a partir de EDI (Electronic Data Interchange) permiten la digitalización y automatización de los flujos de información y documentos. En el caso de las cuentas a pagar, la tecnología basada en el intercambio electrónico de datos hace posible que una gestión compleja se convierta en sencilla y ágil. 

Para iniciar el cambio de gestión de las cuentas a pagar a una solución digital es recomendable:

• Analizar la situación actual y valorar las ventajas del cambio en términos cuantitativos y cualitativos.
• Contar con un proveedor tecnológico especializado que ofrezca soluciones adecuadas que integren los diferentes flujos de trabajo y a los agentes que interactúan en el ecosistema de la empresa.
• Apostar por soluciones tecnológicas escalables que faciliten la evolución según las necesidades de la empresa.
• Realizar pedagogía de cara a los proveedores, pues algunos de ellos pueden ser pequeñas empresas con un volumen bajo de facturas que no disponen de una solución integrada para el intercambio electrónico de datos y ven con reticencia la herramienta. En este punto es muy importante transmitir las ventajas de la optimización de cuentas a pagar a través de soluciones digitales. 

Portal de proveedores para la automatización de la gestión de cuentas a pagar

EDICOM ha desarrollado el portal de proveedores para la automatización de la gestión de cuentas a pagar. Es una solución centralizada y escalable para la recepción de facturas de proveedores en múltiples países conforme a los requerimientos legales y a través de un único entorno de gestión. Esta herramienta es válida tanto para proveedores con solución EDI como para aquellos que no disponen de una solución integrada. 

La plataforma permite la publicación automática de las órdenes de compra que se generan en el ERP de la empresa. Los proveedores son notificados por correo electrónico, avisándoles de que tienen documentos pendientes de revisar. Una vez acceden a la plataforma, pueden ver, imprimir y descargar los pedidos, así como generar y enviar las facturas por el mismo canal, integrándose en el ERP de la empresa. 

Funcionamiento del portal de proveedores

La empresa que implementa la solución procede al envío de la orden de compra de forma automática a su proveedor.

1. Los datos de la orden de compra son importados desde el sistema de gestión del cliente al portal de proveedores de EDICOM.
2. EDICOM reconoce al destinatario de los pedidos. En el caso de que el proveedor no sea un interlocutor EDI, la orden se transfiere al portal y se notifica al proveedor de la disponibilidad de una orden de compra a través de un correo electrónico con acceso directo. El proveedor accede al portal donde puede ver, descargar e imprimir sus pedidos.
3. El proveedor desde el portal puede generar las facturas a partir de los pedidos recibidos. De forma muy sencilla, a través de formularios web muy intuitivos, el proveedor completa la información de las facturas, necesaria para la gestión de cuentas a pagar (número de factura, fecha de factura, etc.).
4. Si es necesario, el proveedor puede adjuntar una representación visual de su factura PDF.
5. Las facturas, una vez validadas se integran en el sistema de gestión de cuentas a pagar, automatizando los procesos de casación y contabilización.

Beneficios del portal de proveedores: de la orden de compra al pago de facturas

La digitalización y automatización de las cuentas a pagar ahorra tiempo, incrementa la eficiencia financiera de la empresa y refuerza las relaciones de confianza entre clientes y proveedores.

• Automatización en el envío de pedidos. Enviar una orden de compra ya no requiere generar una representación visual del pedido para su envío por mail o por fax. Basta con registrarla en el ERP para que al instante sea publicada en el portal y notificada a los proveedores.
• Simplifica el proceso de emisión de la factura electrónica porque se utilizan los mismos datos de la orden de compra.
• Automatización en la recepción de facturas. No tiene que recibir las facturas por correo postal. Ni tan siquiera por email. No es necesario descargarlas, abrirlas y registrarlas en su sistema de gestión. Sus proveedores indican el pedido a facturar, registran los datos clave no incluidos en la orden, y automáticamente se recibe una factura que es integrada en su gestión.
• Trazabilidad de todo el flujo de compra - venta. El proceso de casación es mucho más sencillo, al generarse las facturas a partir de las órdenes de compra publicadas en el portal
• Simplifica el cotejo de la factura con la orden de pedido para su integración automática en la aplicación de cuentas a pagar.
• Compliance. Generación de los documentos acorde a los requisitos legales y técnicos de cada país. La plataforma incorpora servicios de firma electrónica, así como custodia legal de los documentos durante el tiempo legalmente establecido.
• Ahorro de costes. La reducción de tiempos de respuesta, la eliminación de errores, la eliminación del uso del papel… Las ventajas obtenidas redundan en un incremento de la eficacia de sus operaciones, y consecuentemente, en una mayor productividad que reduce los costes de su gestión de compras.