Factura electrónica

Las administraciones públicas de Dinamarca deberán gestionar pedidos y catálogos electrónicos

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Dinamarca sigue en su firme compromiso de digitalizar todos los procesos de gestión de sus administraciones públicas. Los múltiples beneficios experimentados con el uso de la factura electrónica han animado al gobierno danés a incorporar también los pedidos y los catálogos electrónicos en las contrataciones públicas.

La cámara de comercio danesa Erhvervsstyrelsen prevé que el uso obligatorio de pedidos y catálogos electrónicos se haga efectivo el 1 de enero de 2022. De manera que, desde esa fecha, las instituciones públicas deberán enviar pedidos electrónicos a partir de catálogos electrónicos.

Aprovechando que desde el 18 de abril, todas las instituciones públicas deberán aceptar facturas electrónicas través de la red europea PEPPOL y en el formato PEPPOL Bis 3, se quiere implementar el uso de los e-orders y e-catalogs siguiendo el mismo estándar, en 2022.

De este modo, los proveedores de las administraciones públicas deberán estar preparados para  recibir pedidos electrónicos en el formato europeo. Los documentos electrónicos serán canalizados a través de la plataforma nacional NemHandel que actuará como Service Metadata Publisher (SMP) de la red PEPPOL.

Una de las grandes ventajas del empleo del EDI en los sistemas de facturación electrónica, es que permite la incorporación de todo tipo mensajes implicados en las transacciones electrónicas de forma ágil. Una vez desarrollada la infraestructura de comunicación, la incorporación de nuevos documentos, como los pedidos, se convierte en una evolución natural en el flujo EDI.

La facturación electrónica se emplea en Dinamarca desde 2005, siendo uno de los países más avanzados en esta materia. Además de la factura electrónica, las administraciones públicas ya intercambian documentos como las notas de crédito y acuses de recibo en su e-procurement.

Países como Italia y Reino Unido ya han introducido el pedido electrónico de forma obligatorio en algunos sectores públicos como la salud. De hecho, con mucha probabilidad sea en las contrataciones para ciertas categorías de bienes del sector sanitario donde Dinamarca inicie el uso de pedidos y catálogos electrónicos de forma imperativa.

CATÁLOGOS ELECTRÓNICOS

En un flujo de comunicación EDI básico, los principales mensajes que se suelen intercambiar son los pedidos, los albaranes y las facturas. Para poder intercambiar pedidos de forma electrónica, es necesario previamente que las partes de la transacción comercial determinen de qué manera van a ser identificados dichos servicios. Para agilizar este proceso, se emplean los catálogos electrónicos.

El uso de los catálogos electrónicos permite la sincronización de los datos de los productos intercambiados entre proveedores y empresas de forma segura e inmediata.

Para poder generar el catálogo electrónico es necesario contar con una plataforma de sincronización de datos capaz de integrar la información de los productos y servicios en los sistemas de gestión de las partes implicadas, garantizando que dicha información esté permanentemente actualizada y accesible.

EDICOM cuenta con EDICOMDATA, la plataforma más completa de sincronización de datos de producto. Homologada como Data Pool GDSN de GS1, está interconectada con todos los catálogos certificados que forman parte de la Global Data Synchronization Network.  Los proveedores pueden publicar la información sobre sus productos de forma ágil y sencilla. Los compradores por su parte tienen acceso a la información en tiempo real desde sus propios sistemas de gestión.

Aunque Dinamarca aún no ha dado más detalles sobre las especificaciones técnicas para la confección de los catálogos electrónicos, países como Inglaterra ya están empleando la red de catálogos GDSN en el sector sanitario público. Se espera que en los próximos meses La autoridad fiscal Erhvervsstyrelsen determine cuál será el modelo para seguir.

 

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