Cómo cumplir con la factura electrónica en Guatemala y el Régimen FEL

La factura electrónica en Guatemala opera bajo el Régimen de Factura Electrónica en Línea (FEL), un sistema regulado por la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT). Este modelo exige la emisión de Documentos Tributarios Electrónicos (DTE), los cuales deben ser generados, firmados y validados electrónicamente. Su implementación busca modernizar la gestión fiscal, agilizar los procesos contables y garantizar mayor transparencia en las transacciones comerciales.

De FACE a FEL: la evolución de la factura electrónica en Guatemala

La facturación electrónica en Guatemala ha evolucionado con el tiempo, pasando del sistema FACE, implementado en 2011, al Régimen de Factura Electrónica en Línea (FEL). Este cambio quedó establecido en el Acuerdo de Directorio de la SAT número 13-2018 y sus reformas, con el objetivo de hacer más eficiente la emisión de documentos tributarios electrónicos. Desde 2019, la transición al FEL ha sido progresiva, combinando fases obligatorias y adhesión voluntaria hasta su adopción definitiva el 1 de julio de 2023.

El Régimen FEL presenta cambios clave respecto al sistema FACE:

• Eliminación de la copia de factura: Ya no es necesario enviar la información al GFACE.
• Firma electrónica obligatoria: Se requiere para garantizar autenticidad e integridad en los documentos tributarios electrónicos (DTE).
• Almacenamiento centralizado: La SAT almacena todas las facturas electrónicas, aunque emisores y receptores también deben conservar el archivo XML durante el tiempo estipulado en el Código Tributario. Los certificadores también están obligados a almacenar los DTE certificados y los acuses de recibo de la SAT.

Régimen FEL en Guatemala: emisión, certificación y validación de facturas electrónicas

El Régimen de Factura Electrónica en Línea (FEL) regula la emisión, transmisión, certificación y almacenamiento de Documentos Tributarios Electrónicos (DTE), que incluyen facturas, notas de crédito y débito, recibos y otros documentos fiscales autorizados.

En este sistema, cada DTE debe ser validado por una entidad certificadora, un tercero autorizado por la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT) que verifica el cumplimiento de las normativas y aplica la firma electrónica avanzada. Las entidades certificadoras deben obtener y renovar su autorización anualmente para operar.

¿Cómo es el proceso de emisión de facturas electrónicas en Guatemala?

• Generación del DTE: La empresa emisora extrae los datos de su ERP y crea un archivo XML con la información de la transacción.
• Validación y certificación: La entidad certificadora revisa que el documento cumpla con las reglas del Régimen FEL, aplica la firma electrónica avanzada y asigna un código de autorización electrónico.
• Envío a la SAT: Una vez certificado, el DTE se remite a la SAT, que realiza sus propias validaciones para verificar su autenticidad, integridad y cumplimiento normativo.
• Acuse de recibo: La SAT emite un acuse de recibo al certificador, indicando la aceptación o rechazo del documento.
• Entrega al receptor: El DTE se envía al destinatario en formato XML, junto con su representación gráfica o versión en PDF.
• Conservación del DTE: Tanto emisores como receptores deben almacenar los archivos XML por el tiempo estipulado en el Código Tributario. Las entidades certificadoras también deben resguardar los DTE certificados y los acuses de recibo de la SAT.

¿Quiénes están obligados a emitir factura electrónica en el Régimen FEL?

El Régimen de Factura Electrónica en Línea (FEL) es obligatorio para los contribuyentes que determine la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT). La designación se basa en criterios como el volumen de facturas emitidas, el nivel de ingresos brutos facturados, la vinculación económica, la inscripción en regímenes especiales u otras condiciones establecidas por la autoridad fiscal. Actualmente, deben emitir Documentos Tributarios Electrónicos (DTE) a través del sistema FEL los siguientes contribuyentes:

• Contribuyentes especiales.
• Grandes contribuyentes regionales.
• Proveedores del estado, según la Resolución SAT 243-2019, en casos de licitación, cotización, contrato abierto y subasta electrónica inversa.
• Proveedores del estado, conforme a la Resolución SAT 838-2019, cuando prestan servicios profesionales individuales.
• Contribuyentes que utilizaban el sistema de factura electrónica FACE, migrados obligatoriamente al Régimen FEL.

Además, la SAT sigue ampliando el alcance de la facturación electrónica en Guatemala, por lo que es importante que los contribuyentes revisen periódicamente las resoluciones vigentes y se aseguren de cumplir con las disposiciones aplicables. 

Tipos de Documentos Tributarios Electrónicos (DTE) en Guatemala

Los Documentos Tributarios Electrónicos (DTE) son comprobantes fiscales digitales que respaldan transacciones comerciales y permiten el cumplimiento de las obligaciones tributarias dentro del Régimen de Factura Electrónica en Línea (FEL). Cada DTE debe ser generado, certificado y validado electrónicamente antes de enviarse a la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT).

El Régimen FEL contempla distintos tipos de DTE, según la naturaleza de la transacción:

• Factura: Documento principal para la compraventa de bienes y servicios.
• Factura cambiaria: Similar a la factura, pero con efectos de título valor.
• Factura cambiaria pequeño contribuyente: Versión de la factura cambiaria para pequeños contribuyentes.
• Factura pequeño contribuyente: Emitida por quienes están inscritos bajo este régimen.
• Factura especial: Utilizada para compras a proveedores que no están obligados a facturar.
• Nota de abono: Documento para registrar devoluciones o descuentos aplicados a facturas previas.
• Nota de débito: Permite ajustar valores en facturas ya emitidas, aumentando el monto adeudado.
• Nota de crédito: Corrige o anula total o parcialmente una factura emitida.
• Recibo: Justificante de pago en transacciones específicas.
• Recibo por donación: Documento que certifica la entrega de donaciones.

Cada uno de estos documentos debe cumplir con los requisitos y procesos establecidos por la SAT para su correcta emisión y certificación dentro del Régimen FEL. La implementación del DTE no solo optimiza la gestión tributaria, sino que también agiliza la administración de documentos fiscales para empresas y contribuyentes.

Requisitos para emitir factura electrónica en Guatemala 

Para operar dentro del Régimen de Factura Electrónica en Línea (FEL) y emitir Documentos Tributarios Electrónicos (DTE) en Guatemala, los contribuyentes deben cumplir con una serie de requisitos establecidos por la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT). Estos criterios aseguran que los emisores de facturas electrónicas cumplan con las normativas fiscales y técnicas vigentes.

Los contribuyentes interesados en emitir facturas electrónicas deben cumplir con las siguientes condiciones:

• Estar afiliado al Impuesto al Valor Agregado (IVA).
• Poseer un negocio activo y registrado ante la SAT.
• Tener Agencia Virtual habilitada, ya que es el medio para gestionar trámites fiscales electrónicos.
• Mantener actualizados los datos en el Registro Tributario Unificado (RTU).
• Contar con un domicilio fiscal localizado y registrado ante la SAT.
• Obtener la habilitación como emisor dentro del Régimen FEL.
• Cumplir con las normativas técnicas y requisitos establecidos para la emisión de DTE.
• Poseer firma electrónica, necesaria para validar la autenticidad de los documentos.
• Estar al día en la declaración y pago de impuestos.
• Contratar una entidad certificadora autorizada por la SAT, encargada de validar y certificar los DTE antes de enviarlos a la autoridad tributaria.

El proceso de habilitación en el FEL es fundamental para garantizar la legalidad y validez de las facturas electrónicas en Guatemala. Cumplir con estos requisitos permite a los contribuyentes operar dentro del sistema, agilizando sus procesos de facturación y facilitando el cumplimiento de sus obligaciones fiscales.

Complementos en la factura electrónica FEL

Los complementos en la factura electrónica son datos adicionales que se incorporan a los Documentos Tributarios Electrónicos (DTE) para brindar información específica sobre ciertas transacciones. La Superintendencia de Administración Tributaria (SAT) ha implementado modificaciones clave en el complemento de exportación y ha introducido la Factura Provisional (FACP), lo que impacta directamente a los exportadores en Guatemala.

Cambios en el complemento de exportación

La SAT ha implementado cambios en el complemento de exportación, aplicables a todos los exportadores, independientemente de si emiten una factura provisional. Entre las modificaciones se incluyen dos nuevos campos condicionales (LugarExpedición y PaísConsignatario), que deben incorporarse en los Documentos Tributarios Electrónicos (DTE). Además, para los exportadores obligados a emitir factura provisional, se han añadido cuatro campos adicionales: Número de Autorización Provisional, Serie del Documento de Origen, Número del Documento de Origen y Número de Declaración de Mercancías. Estas actualizaciones buscan optimizar la trazabilidad de las operaciones de comercio exterior y fortalecer el control fiscal en el país.

Complemento de Factura Provisional (FACP)

La Factura Provisional (FACP) es un documento utilizado por los exportadores para respaldar transacciones cuando la exportación definitiva aún no se ha concretado, permitiendo registrar la operación de manera formal mientras se completan los trámites correspondientes. Su uso es especialmente relevante en sectores donde la mercancía debe enviarse con rapidez, como en el caso de productos perecederos que requieren una gestión documental ágil para su comercialización internacional. Aunque facilita el proceso de exportación, la FACP no sustituye a la Factura de Exportación, la cual debe emitirse una vez que los bienes han sido recibidos por el destinatario en el extranjero, garantizando el cumplimiento de la normativa fiscal y aduanera vigente.

Plataforma global de factura electrónica de EDICOM

EDICOM es referente internacional de soluciones de facturación electrónica y cumplimiento fiscal, ofreciendo una plataforma global que permite a las empresas automatizar la emisión y recepción de Documentos Tributarios Electrónicos (DTE) en cumplimiento con las normativas de cada país. En Guatemala, la solución de EDICOM facilita la generación, certificación y envío de DTE dentro del Régimen de Factura Electrónica en Línea (FEL), garantizando el cumplimiento de los requisitos establecidos por la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT).

Gracias a su tecnología avanzada, la plataforma de EDICOM permite a las empresas optimizar sus procesos administrativos mediante la automatización del flujo de trabajo, reduciendo errores manuales y asegurando una integración fluida con los sistemas ERP. Además, proporciona servicios de almacenamiento electrónico seguro, facilitando la conservación y recuperación de los DTE según los plazos legales establecidos por la normativa guatemalteca.

Como especialista en facturación electrónica, EDICOM ofrece una solución escalable y adaptable a las regulaciones fiscales de múltiples países, permitiendo a las empresas operar de manera eficiente y segura en mercados internacionales, garantizando la trazabilidad y conformidad de sus operaciones tributarias.