Factura digital en Venezuela: Obligaciones, normativa y claves para su implementación

La factura digital en Venezuela se ha convertido en el eje central del proceso de transformación digital impulsado por el Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria (SENIAT). En este artículo, explicamos todo lo que necesitas saber sobre la normativa vigente, quiénes están obligados, cómo funciona el sistema de facturación del SENIAT y cómo prepararse de forma efectiva para este modelo electrónico.

¿Qué es la factura digital en Venezuela?

La factura digital es un documento electrónico que sustituye a la factura tradicional en papel, la cual incluía un número preimpreso asignado por imprentas autorizadas, y posee la misma validez legal y tributaria. En Venezuela, su adopción forma parte de la estrategia del SENIAT para modernizar el sistema fiscal, mejorar el control tributario y facilitar la recaudación de impuestos de forma más eficiente.

A diferencia de una factura impresa o escaneada, la factura digital es una representación gráfica generada electrónicamente, a la que se incorpora un número de control asignado por una imprenta digital autorizada por el SENIAT, lo que le otorga validez fiscal. Puede enviarse por cualquier medio digital y está diseñada específicamente para respaldar transacciones comerciales de manera segura, transparente y conforme a la normativa vigente.

Características de la factura digital en Venezuela:

• Es una representación gráfica generada electrónicamente, no una copia escaneada de una factura manual.
• Incluye un número de control fiscal que le otorga validez ante el SENIAT.
• Puede enviarse a través de cualquier medio digital (correo electrónico, plataformas en línea, etc.).
• Posee las mismas características que una factura emitida en formato físico.
• Tiene plena validez legal y tributaria, igual que una factura impresa por una imprenta autorizada.

Marco legal de la facturación digital en Venezuela

El uso de la factura digital en Venezuela está regulado por la Providencia Administrativa N.º SNAT/2024/000102, publicada en la Gaceta Oficial N.º 43.032 del 19 de diciembre de 2024. Esta norma, emitida por el SENIAT, establece las condiciones para la emisión de facturas y otros documentos fiscales (notas de débito, notas de crédito, guías de despacho y comprobantes de retención) a través de medios digitales, en el marco del proceso de modernización tributaria del país.

Aunque la providencia entró en vigor el día de su publicación, su aplicación obligatoria comenzó el 19 de marzo de 2025. A partir de esa fecha, las empresas contempladas en la normativa deben cumplir con una serie de requisitos técnicos y operativos para emitir documentos fiscales de forma digital.

Esta regulación complementa y amplía lo establecido en la Providencia N.º SNAT/2014/0032, que desde 2014 permitía la facturación electrónica a prestadores de servicios masivos. Con la nueva normativa, se elimina el requisito de volumen mínimo de emisión, lo que abre la posibilidad a que cualquier empresa adopte la factura digital, siempre que cumpla con los lineamientos establecidos por el SENIAT.

¿Quiénes deben emitir facturas digitales?

La Providencia Administrativa N.º SNAT/2024/000102 establece distintos supuestos para la emisión de facturas digitales en Venezuela, según el tipo de contribuyente y la naturaleza de sus operaciones.

• Contribuyentes que operan exclusivamente por medios electrónicos: Están obligados a emitir facturas digitales por cada venta si realizan sus operaciones comerciales únicamente a través de plataformas digitales, páginas web o portales en línea.
• Contribuyentes que usan máquinas fiscales y también venden por internet: Deben emitir facturas digitales únicamente para las operaciones realizadas por medios electrónicos. Además, están obligados a registrar por separado en el libro de ventas las transacciones efectuadas mediante máquina fiscal y aquellas realizadas por medios digitales.
• Contribuyentes que deseen adoptar voluntariamente el sistema: Cualquier persona natural o jurídica que no esté obligada puede adoptar el uso de la factura digital de manera voluntaria, siempre que presente una solicitud formal ante el SENIAT y obtenga la autorización correspondiente.

¿Qué debe contener una factura digital?

Para que una factura digital tenga validez legal y tributaria en Venezuela, debe cumplir con los requisitos establecidos por el SENIAT. Estos requisitos son obligatorios y su correcta inclusión es fundamental para evitar observaciones o sanciones por parte de la Administración Tributaria.

A continuación, se detallan los principales datos que debe contener una factura digital:

• La palabra “factura” como denominación del documento.
• Numeración única y consecutiva.
• Datos fiscales del emisor y del receptor: nombre o razón social, RIF y domicilio fiscal.
• Fecha y hora de emisión.
• Número de control asignado por una imprenta digital autorizada.
• Descripción de la operación, incluyendo precio, códigos y detalle de productos o servicios.
• Montos discriminados: base imponible, IVA, descuentos y total de la operación.
• Datos de la imprenta digital autorizada y fecha de asignación del número de control.

Además, en el pie de página debe indicarse que el documento fue emitido “conforme a la Providencia Administrativa SNAT/2014/0032”, junto con la fecha y hora en que fueron generados los números de control.

¿Cómo funciona la factura digital en Venezuela?

El sistema de facturación digital en Venezuela sigue un proceso sencillo que garantiza la validez legal de cada factura digital, conforme a los lineamientos del SENIAT. A continuación, se detalla cómo funciona este proceso:

• Emisión de la factura: Se genera la factura digital al momento de realizar una venta o prestar un servicio, utilizando un software de facturación certificado que cumpla con los requisitos técnicos exigidos por el SENIAT.
• Asignación del número de control: La factura se envía a una imprenta digital autorizada, la cual le asigna un número de control único. Este número es obligatorio y otorga validez fiscal al documento.
• Envío al cliente: Una vez incorporado el número de control, la factura digital se envía al cliente por correo electrónico u otros medios electrónicos.
• Almacenamiento: Tanto el emisor como la imprenta digital deben conservar las facturas digitales durante un período mínimo de 10 años, tal como establece la normativa.

¿Qué es una imprenta digital?

Una imprenta digital es una empresa autorizada por el SENIAT para asignar los números de control a las facturas y documentos fiscales regulados por la Providencia Administrativa N.º SNAT/2014/0032. Esta asignación sirve para dar validez legal a los documentos emitidos electrónicamente.

Para obtener esta autorización, la empresa interesada debe presentar una solicitud formal ante la División de Fiscalización o el Sector correspondiente de la Gerencia Regional de Tributos Internos, acompañada de los recaudos exigidos. Posteriormente, el SENIAT evalúa la solicitud y emite una providencia administrativa en la que aprueba o niega la autorización como imprenta digital.

Requisitos para emitir facturas digitales en Venezuela

Para emitir facturas digitales en Venezuela, se debe contar con una autorización expresa del SENIAT. Este permiso se obtiene mediante la presentación de una solicitud formal, en la que se declarare lo siguiente:

• Se cuenta con un software de facturación certificado que registre electrónicamente la emisión, modificación y anulación de facturas y otros documentos fiscales.
• Se dispone de la capacidad técnica propia, o mediante terceros, para respaldar y resguardar la información emitida.
• Se garantiza al SENIAT el acceso permanente y electrónico a esa información.

Este trámite se realiza ante la Gerencia Regional de Tributos Internos y solo se podrá comenzar a facturar digitalmente una vez se reciba la aprobación oficial mediante una Providencia Administrativa.

Uso obligatorio de software de facturación autorizado por el SENIAT

Desde el 19 de marzo de 2025, todos los contribuyentes obligados a emitir facturas digitales en Venezuela deberán utilizar un software de facturación autorizado y homologado por el SENIAT, conforme a lo establecido en la Providencia Administrativa N.º SNAT/2024/000121, publicada en la Gaceta Oficial N.º 43.032.

Esta normativa regula las condiciones y requisitos que deben cumplir los proveedores de sistemas informáticos utilizados para la emisión de facturas y otros documentos fiscales. Su objetivo es garantizar la seguridad, integridad y trazabilidad de los datos fiscales mediante soluciones tecnológicas que cumplan con exigencias técnicas específicas, como la transmisión automática al SENIAT, el registro detallado de eventos, el control de modificaciones y el acceso en tiempo real para labores de fiscalización.

Beneficios de usar la factura digital en Venezuela

Implementar la factura digital no solo te permite cumplir con las exigencias del SENIAT, sino que también aporta importantes ventajas operativas, económicas y administrativas.

• Ahorro de costes: Elimina los gastos de impresión, papel y almacenamiento físico, lo que reduce significativamente los costes operativos.
• Agilidad en los procesos: La emisión y entrega de facturas se realiza de forma rápida y automatizada, mejorando el flujo de trabajo y reduciendo tiempos de espera.
• Facilidad para el cliente: Las facturas digitales pueden utilizarse en procesos contables o gestiones administrativas, aportando comodidad y trazabilidad.
• Seguridad y acceso permanente: Toda la información queda respaldada electrónicamente y puede ser consultada en cualquier momento.
• Mejor control fiscal: Al automatizar la emisión de documentos, reduces errores manuales y aseguras el cumplimiento de la normativa vigente.

¿Cómo preparo a mi empresa para la factura digital en Venezuela?

La entrada en vigor de las Providencias Administrativas SNAT/2024/000102 y 000121 representan un cambio importante para las empresas que operan a través de medios digitales en Venezuela. Cumplir con esta normativa es clave para garantizar la continuidad del negocio y evitar posibles sanciones. Adaptarse al nuevo sistema implica contar con un software de facturación autorizado y homologado por el SENIAT, que cumpla con los requisitos técnicos establecidos, permita emitir facturas y documentos fiscales en el formato exigido, y se integre con imprentas digitales autorizadas para la asignación del número de control fiscal.

En este contexto, apoyarse en un socio tecnológico con experiencia internacional en facturación electrónica puede marcar la diferencia. EDICOM, como proveedor global de soluciones de facturación electrónica y cumplimiento fiscal, ayuda a las empresas a automatizar procesos, reducir riesgos y asegurar el cumplimiento normativo. Nuestra plataforma es escalable y adaptable a las regulaciones de distintos países, lo que permite a las empresas operar de forma eficiente y segura, garantizando la trazabilidad y conformidad de sus transacciones electrónicas.