Servicio de control de facturas reclamadas en Chile
La eficiencia en la trazabilidad de las facturas permite cerrar el círculo del cumplimiento fiscal en Chile. Gracias al cruce de datos entre el servicio de control de facturas reclamadas de la agencia tributaria chilena y la solución de facturas electrónicas de EDICOM, el cliente se mantiene informado del estado de las facturas emitidas y supervisa la coherencia entre los DTE recibidos y la declaración mensual de IVA (Formulario 29).
Los beneficios de valor añadido que ofrece la solución de factura electrónica de EDICOM responden a los dos escenarios que en ocasiones afecta negativamente a las empresas chilenas en su contabilidad y facturación.
En ambos casos se trata de una discordancia que se detecta porque la información contable de la empresa no coincide con la propuesta del Formulario 29 para la declaración del IVA que envía el Servicio de Impuestos Internos (SII) de Chile.
Mayor control de los procesos de facturación
En Chile, las facturas electrónicas emitidas deben enviarse previamente al SII para su validación. El organismo tributario una vez validadas las devuelve al emisor. Por su parte, el emisor las envía por correo electrónico al destinatario final, en formato XML_DTE.
El receptor de la factura electrónica dispone de ocho días para aceptar la factura o reclamarla. En el caso de que transcurrido ese plazo no se haya generado un acuse de recibo, el SII las considera formalmente aceptadas y las incorpora en la propuesta F29 de declaración de IVA.
Facturas reclamadas
¿Qué pasa si la factura emitida ha sido reclamada por el cliente?
Existen motivos por los que se puede reclamar una factura: si no se está conforme con el importe, con la entrega, si la mercancía ha llegado en malas condiciones…etc.
Como la aceptación o reclamo de la factura electrónica es una información que se envía únicamente al SII, la agencia tributaria habilitó un sistema para informar al emisor en caso de tener facturas reclamadas.
La solución de factura electrónica de EDICOM automatiza la consulta con el sistema del SII. En el caso de la facturas reclamadas, EDICOM conecta automáticamente con el SII a través de sistema WebService habilitado para consultar, de forma periódica, la información sobre aquellas facturas reclamadas. Gracias a este control, el emisor es notificado por la solución EDICOM y puede tener constancia total de lo que ocurre con sus facturas electrónicas.
Con la automatización se optimiza el trabajo del departamento de cuentas por pagar, ya que recibe la información directamente y no debe ir a consultarla de forma manual al portal del SII. Con esta valiosa información puede emitir la correspondiente nota de débito electrónica y la nueva factura electrónica de forma ágil e inmediata.
Facturas declaradas y no recibidas
¿Qué ocurre si nuestro proveedor ha declarado la factura pero como clientes no la hemos recibido?
Al no haber recibido las facturas por parte de los proveedores, las empresas no pueden revisar y corroborar los datos. Si el plazo de ocho días ha expirado, el SII da por válida la factura automáticamente y la incorpora a la propuesta F29 de declaración de IVA. Obviamente, la discordancia de los datos con el SII conllevará discrepancias en el F29.
El sistema de facturación electrónica de EDICOM es capaz de detectar las incoherencias que haya entre el Formulario 29 y los DTE recibidos mediante un cotejo diario y automatizado de las facturas emitidas por los proveedores al SII.
La propia plataforma integrada y automática de EDICOM cruza la información de las facturas en el ERP del cliente con la información de facturas recibidas por el SII para comprobar que concuerda. En el caso de detectar que una factura se encuentra en el SII pero no en el ERP emite una alerta.
El sistema avisa al proveedor para que envíe el DTE no recibido en un plazo de 24h. Si pasado este tiempo el DTE no ha sido enviado, el sistema reclama automáticamente la factura electrónica al SII, lo que conlleva el rechazo de la misma.
Gracias a este proceso se evitan los costes generados del pago de impuestos declarados no correctos.
La trazabilidad y la automatización que ofrece la solución de factura electrónica de EDICOM son clave para adelantarse a estas dos situaciones recurrentes que se producen como consecuencia de diferentes factores que incurren en los procesos del sistema de facturación en Chile.
