Qué son los albaranes electrónicos y por qué utilizarlos

¿Qué es el albarán electrónico?

Los albaranes electrónicos son documentos que forman parte del intercambio de información que se genera en el proceso de distribución de la mercancía. En concreto, el albarán acompaña a la mercancía en su tránsito hacia el cliente y le permite verificar que efectivamente la mercancía recibida coincide con la orden de compra.

En la cadena logística, los diferentes mensajes intercambiados entre los agentes que intervienen en la distribución de los productos son fundamentales para garantizar el éxito de las operaciones. Gracias a la tecnología EDI (Electronic Data Interchange) los mensajes electrónicos son además inmediatos, en tiempo real, seguros y eficientes.

Los albaranes o avisos de expedición reciben diferentes denominaciones cuando se habla de mensajes EDI, según el estándar utilizado. Por ejemplo, en el estándar X12, el lenguaje más empleado en el mercado estadounidense, se denomina 856 ASN; en el estándar EDIFACT, masificado en Europa, se le conoce como DESADV o Despatch Advice.

Los albaranes incluyen tanta información como considere la empresa. En general, el mensaje debe contener: quién es el emisor de la mercancía, el receptor, fecha y hora de entrega, cuál es el producto o productos enviados y un código que los identifique. Dependiendo del producto se puede añadir fechas de caducidad, listado de todos los productos que contenga el palé, etc. Cuanto mayor sea la información, mejor será la trazabilidad de las operaciones comerciales y la optimización de la cadena logística.

La función del mensaje DESADV o Despatch Advice es la de informar al cliente del aviso de expedición de la mercancía. Pero a su vez, proporciona muchas ventajas tanto para clientes como para proveedores.

Ventajas de utilizar el albarán electrónico para los clientes:

Seguridad. Permite comprobar si la mercancía que van a recibir coincide con su orden de compra. Con el EDI, ambos documentos quedan trazados, de modo que, ante cualquier discordancia, el cliente recibe un aviso.

Previsión. Posibilita tener controlada la llegada del material ya que con este mensaje se informa de cuándo va a estar listo para ser enviado o cuándo ha sido enviado.

Planificación. Los almacenes o departamentos correspondientes pueden planificar con antelación la descarga de los nuevos productos, al disponer de la información anticipada. Así es posible ser más ágil en el proceso de recepción, optimizar el espacio y los recursos humanos. También favorece el control del stock.

Control financiero. Permite el control entre los bienes entregados y las facturas recibidas. El mensaje se integra en el sistema de información de gestión de compras.

Ventajas de utilizar el albarán electrónico para la empresa proveedora:

Optimización en las gestiones de la entrega de productos, gracias a una acción más rápida, ya que el EDI permite trabajar de forma automatizada.

Garantía de entrega del pedido. Una vez que el cliente recibe el aviso anticipado, la solución responde automáticamente con un aviso de confirmación, por lo que el proceso se agiliza. Ese documento de confirmación es un aval que garantiza que la mercancía se ha entregado.

Acortamiento en el ciclo de cobro. La automatización de los procesos de comprobación de los pedidos, por ambas partes (cliente y proveedor) contribuye a que el trámite de facturación sea más rápido.

¿Cómo se integra el mensaje DESADV en la solución EDI? 

• Como proveedor, a partir de la orden de pedido (order) emitida por el cliente, se genera un albarán en el ERP, seleccionando el número de unidades efectivas que de cada referencia solicitada se va a expedir.
• La solución EDI toma los datos del albarán y, automáticamente, lo hace llegar a su destino en el formato que su cliente espera recibir. Este aviso queda automáticamente integrado en el sistema de gestión o ERP del cliente.
• El cliente verifica su aviso de expedición comparándolo con la orden inicial. Este proceso suele ser totalmente automático al estar trazados todos los documentos comerciales generados vía EDI (pedido, albarán, factura…).
• El proveedor recibe un aviso, indicando que las comprobaciones son correctas. En el caso de que hubiera una disparidad entre la orden de compra y el aviso de expedición, el cliente emitiría un aviso y se podría subsanar el error con antelación.

Una de sus grandes ventajas de las soluciones EDI es la escalabilidad. Una vez implementada esta tecnología, añadir nuevos mensajes es una cuestión de rentabilizar el recurso para optimizar las gestiones en la empresa. Al flujo habitual EDI (órdenes de compra, factura electrónica) se le pueden ir sumando mensajes como el DESADV.

EDICOM, proveedor de referencia en tecnología EDI y facturación electrónica, ofrece dos modalidades para implementar soluciones EDI:

EDI Integrado. Se integra con el ERP y permite automatizar las transacciones, sin necesidad de modificar los procedimientos internos de trabajo.

EDI Web. Es una alternativa para las empresas que gestionan un volumen bajo de operaciones. No es necesario realizar implementaciones técnicas en la compañía. El proceso de envío y recepción de mensajes EDI, como el DESADV, se lleva a cabo a través de un entorno web privado y seguro.

Cada vez más son las empresas que apuestan por la tecnología EDI tanto para sus propias operaciones como en las relaciones con sus proveedores, incluyendo incluso como un requisito. Por ello una de las ventajas añadidas de trabajar con soluciones EDI es que convierte a la empresa en más competitiva en un mercado globalizado en el que es difícil abrirse paso.

Cuantas más empresas se relacionen a través del intercambio electrónico de datos más efectivas son las ventajas del sistema.