Qué es un código QR y para qué sirve en facturación

El código QR se ha popularizado y actualmente tiene una aplicación útil en casi cualquier ámbito de la vida cotidiana. En los últimos años se ha convertido también en una solución tecnológica que aplicada a las facturas electrónicas permite un mayor control fiscal.

El código QR es la representación gráfica bidimensional de datos basados en texto. Una codificación que se lee mediante un lector específico, softwares o aplicaciones móviles. Sus siglas en inglés corresponden a Quick Response code (código de respuesta rápida). Esta aplicación permite conocer de manera inmediata la información que contiene a partir de enlaces a páginas web, documentos, etc.

Inicialmente se creó para utilizarse en la industria de la automoción para el registro de repuestos y se extendió su uso en la administración de inventarios en sectores tan diversos como el almacenaje y logística, retail o transporte. Con la popularización de las aplicaciones para teléfonos móviles para la lectura de QR, la utilización de estos códigos forma parte de la vida cotidiana y proporcionan información añadida en todo tipo de productos y servicios.

Una de sus aplicaciones que ha comenzado a extenderse responde al control fiscal. El objetivo es evitar declaraciones inferiores de ingresos o declaraciones superiores de deducciones mediante facturas falsas.

La incorporación de códigos QR en las facturas y tiques de venta, ya sea electrónicas o impresas mediante softwares de facturación, permite la verificación rápida de las facturas por parte del consumidor final.

Actualmente administraciones tributarias europeas como Portugal, Austria, Alemania, Suecia y Polonia han implementado o lo harán próximamente estos sistemas. En España, el País Vasco lo aplicará de forma obligatoria a partir de 2021 y fuera del ámbito europeo, India, algunos países de América Latina como Colombia, Guatemala, Perú, Bolivia, entre otras, y la administración de Quebec en Canadá ya lo aplican.

La aplicación del sistema de QR en la facturación responde a la recomendación de la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico (OCDE) que insta a las administraciones fiscales a poner en marcha “soluciones tecnológicas efectivas para detectar y evitar la evasión y fraude fiscal”.

En general, el funcionamiento del sistema consiste en el envío simultáneo a Hacienda por parte del contribuyente que realiza actividades económicas, de determinada información tributaria asociada a la operación de venta de producto o servicio y que se recoge en la factura o documento. Tras el envío se genera un código QR que debe incorporarse a la factura o documento.

Por tanto, la obtención del QR implica la validación previa de la factura por parte del organismo tributario.

Gracias a este código, el cliente final puede escanearlo y verificar la validez de la factura.

Algunos ejemplos de facturación con QR

En España, las Haciendas forales y el gobierno autonómico del País Vasco implementarán de forma obligatoria el sistema Ticket Bai-TBAI a partir de 2021. Cada vez que se realice una operación de venta, se generará un fichero XML-TBAI, que deberá ser firmado y remitido de forma automática a la hacienda foral que corresponda. La empresa deberá generar una factura donde se incluya el ID TicketBAI y un QR, con la información necesaria para poder comprobar que la factura es correcta por parte del consumidor final.

Este sistema es similar al ya implantado en España con el Suministro Inmediato de la Información (SII), para la llevanza electrónica de los libros registro del IVA.  Este sistema, obliga a la emisión y declaración electrónica, del detalle de las facturas emitidas y recibidas en un plazo máximo de cuatro días naturales, incluidas las facturas simplificadas (tiques). El SII afecta a grandes empresas mientras que el sistema TBAI incluye a pymes y autónomos.

En India, los contribuyentes emiten las facturas y las envían a los denominados Invoice Registration Portals (IRP). Los IRP’s generan un número de referencia único: Invoice Reference Number (IRN) para cada factura, las firman digitalmente y generan un código QR. Los IRP’s envían posteriormente las facturas electrónicas tanto al GST Network como a los destinatarios de dichas facturas por correo electrónico.

En América Latina el código QR se exige en el formato impreso normalizado, es el caso de Bolivia que permite acceder de un modo ágil y sencillo a un enlace en el portal tributario y poder validar un documento fiscal si el mismo fue registrado.

En Colombia se debe facilitar una representación gráfica de la factura electrónica para aquellos adquirentes que no reciben el formato estándar electrónico, con elementos gráficos como los códigos QR.

En México existe un formato normalizado para imprimir los comprobantes. Entre otras cosas, este formato incluye un código QR con cierta información de carácter fiscal.

En Uruguay, la factura electrónica impresa debe incorporar un sello digital representado en un código bidimensional con información fiscal que permite verificar la factura.

La principal ventaja de aplicar este sistema de verificación es el incremento de la recaudación fiscal y el efecto disuasorio de evasión o fraude.