¿Qué es el e-Procurement? Beneficios y obligaciones

El e-Procurement hace referencia a la contratación electrónica y a la automatización de los procesos que implican las operaciones de compra de productos o servicios entre cliente y proveedor (pedido, recepción, suministro, facturación, etc.). El e-Procurement puede aplicarse tanto a las relaciones en el sector privado (B2B) como entre el sector público y empresas (B2G). Sin embargo, su uso más extendido es el que hace referencia a las comunicaciones electrónicas y procesos transaccionales para las administraciones públicas.

Gracias al e-Procurement se desmaterializan las transacciones comerciales entre cliente y proveedores. Los beneficios del sistema son numerosos para ambas partes por lo que muchos gobiernos han comenzado a establecer estrategias de e-Procurement.

En el caso de la administración pública, e-Procurement abarcaría la gestión electrónica de todo el proceso comercial entre el Sector Público y sus proveedores.

La automatización de las gestiones y la eliminación del papel a lo largo de toda la cadena de suministro es lo que caracteriza al sistema. A través del intercambio electrónico de datos se establecen los mecanismos.

Para participar en una relación de e-Procurement es clave implementar soluciones EDI (Electronic Data Interchange), especialmente en el ámbito de la administración pública. Las comunicaciones que se establecen a través de soluciones EDI garantizan la seguridad, y la confianza es clave para el buen funcionamiento de la contratación pública. Por otro lado, se trata de un sistema diseñado para el intercambio estandarizado de archivos, algo fundamental para un mercado con vocación transfronteriza.

Beneficios del e-Procurement

La aplicación de una contratación electrónica proporciona importantes beneficios tanto para el cliente como para el proveedor. En ambos casos el ahorro de costes es una de las principales ventajas que impulsan a la reconversión de los procesos de contratación y a implementar soluciones que hagan posible el e-Procurement. Además, en el caso de la administración pública, otro beneficio clave es la transparencia.

Pero existen más beneficios. El e-Prourement hace posible:

• Ahorro de tiempos. Se agilizan los trámites de toda la cadena de suministros.
• Disminución de errores. Un tratamiento plenamente integrado de las comunicaciones con los sistemas informáticos internos de las empresas permite la automatización de los procesos y minimiza la intervención humana.
• La naturaleza electrónica del sistema permite conocer en tiempo real el estado de las gestiones en todo el proceso (licitación, envío, cobro de facturas, etc.)
• Incremento de la eficiencia. Se agilizan y optimizan los procesos y aumenta la productividad.
• Agilidad en los cobros.
• Más seguridad. El sistema incrementa la seguridad y confidencialidad en las comunicaciones.

El e-Procurement se ha instalado en la hoja de ruta de los Estados y hay diferentes aplicaciones de contratación electrónica en el sector público.

Facturación electrónica. En el ámbito europeo, la Directiva 2014/55/UE  ha logrado la implantación de la facturación electrónica en la contratación pública en la Unión Europea. La directiva obliga a los estados miembros a establecer sistemas de facturación electrónica en base a una norma común europea. Con la implementación del estándar europeo, la Directiva 2014/55

cumple con los objetivos de fomentar el uso de la factura electrónica en el ámbito de la contratación pública y contribuir en el desarrollo del comercio transfronterizo.

La facturación electrónica en la administración pública simplifica el cumplimiento fiscal y reduce los costes económicos.

El e-Invoicing es la puerta de entrada a un proceso más amplio que conlleva la contratación electrónica en el sector público y que abarca desde la licitación del contrato, pasando por cada fase de la cadena de suministro hasta la facturación y cobro del servicio. Uno de los ejemplos más ilustrativos es la estrategia de e-procurement que ha puesto en marcha el servicio nacional de salud (NHS) británico que establece el uso de la contratación electrónica obligatoria para los organismos del NHS y todos sus proveedores.

Cumplimiento fiscal. La proliferación del comercio electrónico con la globalización hace que las empresas aumenten la posibilidad de operar en diferentes mercados. El cumplimento fiscal y tributario de acuerdo a las reglas que se exigen en cada país es parte del e-Procurement.

La mayoría de los gobiernos han puesto en marcha mecanismos para mejorar los procesos de control sobre los impuestos, simplificar los trámites y automatizar procesos de supervisión.

En un entorno globalizado con disparidad de sistemas contables, la estandarización es fundamental para una detección rápida y eficaz de fraude fiscal, por ello, son muchas las autoridades fiscales que han puesto en marcha sistemas para tener un mayor control de la información. En Europa destaca el uso de SAF-T (Standard Audit File for Tax). Se trata de un tipo de archivo basado en el estándar XML que se utiliza internacionalmente  para el intercambio electrónico de información fiscal.

Mediante este archivo se recoge información fiable que permite a la autoridad fiscal o a un auditor externo detectar cualquier anomalía en la contabilidad de una empresa de forma rápida.

En Europa, su uso está muy extendido en el cumplimiento del IVA, pero también en otros datos de contabilidad electrónica. Actualmente utilizan SAF-T en: Portugal, Hungría, Polonia, Noruega, Lituania, Luxemburgo, Francia y Austria.

La facturación electrónica en el ámbito privado se extiende a medida que avanza la digitalización de las empresas. América Latina está muy avanzada en la masificación del e-Invoicing en el ámbito B2B. En países como México, Brasil, Argentina o Ecuador, las Autoridades Tributarias han establecido un sistema que exige la validación y autorización de la factura electrónica como paso previo a su envío al receptor. Un proceso que hace necesaria la conectividad con el hub de la entidad tributaria y soluciones que garanticen las comunicaciones en tiempo real.

Soluciones de EDICOM en línea con el e-Procurement

Global EInvoicing Platform es una plataforma que permite el envío de facturas electrónicas a cualquier Administración Pública desde una única solución que garantiza que las facturas electrónicas cumplen con los principios de:

• Conectividad con los hub de la Administración Pública correspondientes.
• Compliance:  la factura electrónica cumplirá siempre con los requisitos técnicos y legales del país en el que se opere.
• Adaptabilidad: La plataforma EDICOM garantiza una adaptación a cualquiera de los sistemas, estándares y protocolos requeridos por un destinatario.

Global VAT Platform. Se trata de una solución integral que da respuesta especialmente a las empresas multinacionales. Es una plataforma de comunicaciones electrónicas B2B2G con capacidades (Electronic Data Interchange (EDI), compliant e-Invoicing y VAT Compliance a nivel global.

• La plataforma está preparada tanto para la declaración electrónica del IVA, como para la facturación electrónica y cualquier otra comunicación comercial o fiscal, es decir, es una solución totalmente escalable conforme a las necesidades de la empresa.
• Es una plataforma apta para el cumplimiento fiscal en más de 60 países de todo el mundo, por lo que es posible centralizar todos los procedimientos en una única solución.

*Los contenidos de esta publicación son solo responsabilidad de EDICOM GROUP y no reflejan necesariamente la opinión de la Unión Europea