Electronic Data Interchange - EDI,  Transformación Digital

Automatice todos sus procesos comerciales con partners que no disponen de soluciones EDI

Automatización EDI

Ha implementado EDI en su empresa con el propósito de automatizar las transacciones con proveedores y clientes. Y a pesar de ello, se encuentra con el hecho de que no todos sus socios comerciales comparten el mismo nivel de desarrollo tecnológico que su organización. En lugar de dar marcha atrás y volver a métodos convencionales de enviar facturas en formato PDF por correo electrónico, surge la pregunta: ¿Cuáles son las alternativas disponibles en esta situación?

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Portal de proveedores: envío de órdenes de compra y recepción de facturas en PDF

Un portal de proveedores deberá actuar como solución integral para integrar todas las transacciones comerciales con socios que no disponen de soluciones EDI. A través de este portal, podrá publicar órdenes de compra y facilitar la generación de facturas por parte de sus proveedores, logrando una gestión más eficiente y colaborativa.

Este portal de proveedores deberá contar con flujos de comunicación personalizados para cada proveedor y estar adaptado a las normativas de facturación electrónica de cada mercado en el que opere su compañía. La escalabilidad también es un punto clave: debe poder incorporar nuevos proveedores y documentos de forma ágil y sencilla, así como estar preparado para operar en cualquier país que necesite.

El portal de proveedores de EDICOM está equipado para dar respuesta a estas necesidades. El funcionamiento de la solución es el siguiente:

  1. Exportación de órdenes de compra: El sistema de gestión de compras del promotor del portal genera un fichero de datos con las órdenes de compra.
  2. Conversión a formato estructurado: La plataforma EDICOM realiza la conversión de las órdenes de compra a un formato estructurado válido.
  3. Reconocimiento de destinatarios: EDICOM identifica al destinatario de las órdenes y, cuando el proveedor no cuenta con una solución EDI, la orden se transfiere al portal para notificar al proveedor sobre la disponibilidad de una orden de compra.
  4. Acceso y gestión por parte del proveedor: El proveedor accede al portal, descarga sus órdenes de compra y las gestiona según sus necesidades.
  5. Generación de facturas: Para generar las facturas, el proveedor ingresa nuevamente al portal, indica las órdenes que desea facturar y completa los datos esenciales para la gestión de cuentas por pagar que no se hayan recopilado desde el pedido (número de factura, fecha de factura, etc.).
  6. Adjuntar documentación adicional: Si es necesario, el proveedor puede adjuntar una representación visual de su factura en formato PDF, con la posibilidad de incluir la firma delegada de EDICOM.
  7. Integración automática en la gestión de cuentas por pagar: Las facturas, junto con sus datos clave, se integran automáticamente en la gestión de cuentas por pagar, automatizando los procesos de conciliación y contabilización.

Este proceso fluido y colaborativo con el portal de proveedores de EDICOM asegura una interacción eficiente con proveedores que no cuentan con soluciones EDI, simplificando la gestión de órdenes de compra y facturación para ambas partes involucradas.

Portal de clientes: envío de facturas y recepción de órdenes de compra en PDF

Un portal de clientes EDI debe estar diseñado para simplificar la integración de clientes B2B sin solución EDI, así como de clientes finales en un contexto B2C. Idealmente, este sistema permitirá establecer flujos unidireccionales para el envío de transacciones clave, como las facturas, así como modelos bidireccionales más complejos para la recepción de órdenes de compra u otros documentos relevantes.

El portal de clientes de EDICOM está equipado para dar respuesta a estas necesidades. El funcionamiento de la solución es el siguiente:

  1. Exportación de datos: El ERP del promotor del portal genera un fichero de datos según los acuerdos previos establecidos con EDICOM para la generación de facturas electrónicas.
  2. Transformación de datos: La plataforma EDICOM se encarga de transformar los datos provenientes del ERP a un formato estructurado válido, como XML, EDIFACT, X12, entre otros.
  3. Reconocimiento de destinatarios: El portal identifica al destinatario de cada factura. Cuando el cliente no cuenta con una solución EDI, la factura se publica en el portal en su formato electrónico, acompañada de una representación visual en PDF.
  4. Notificación por correo electrónico: La solución envía un correo electrónico al cliente notificándole sobre la disponibilidad de sus facturas en el portal.
  5. Acceso y gestión: El cliente puede acceder al portal para consultar o descargar fácilmente sus facturas, brindándole una experiencia conveniente y segura.

Este proceso eficiente garantiza que, incluso aquellos clientes que no disponen de una solución EDI puedan acceder de manera sencilla a sus facturas a través del portal, mejorando la accesibilidad y facilitando la gestión de documentos clave. En el caso de flujos bidireccionales con clientes, la solución será más específica. No obstante, en un flujo unidireccional de envío de facturas, nuestra herramienta es ideal para cumplir con todos los requisitos legales y de seguridad definidos en cada mercado. 

Business@Mail: envío de documentos electrónicos

Business@Mail se presenta como una solución integrada con su sistema de gestión, diseñada para el envío eficiente de documentos electrónicos, como facturas, órdenes de compra y nóminas, a clientes, proveedores y otros colaboradores. Aunque concebida para automatizar la transmisión de diversos documentos, destaca especialmente por su idoneidad en el manejo de facturas, cumpliendo con todos los requisitos legales y de seguridad establecidos en cada mercado.

La integración de firma electrónica con la plataforma EDICOM añade una capa adicional de seguridad, siguiendo las normativas del Reglamento (UE) Nº 910/2014 sobre identificación electrónica y servicios de confianza. Además, Business@Mail ofrece un control exhaustivo sobre el estado de los documentos, generando acuses de recibo en respuesta a cada acción realizada por los destinatarios. Esto elimina problemas como los reclamos de "no he recibido la factura" o "se me ha debido extraviar en el buzón".

Business@Mail está preparado para dar respuesta a estas necesidades. El funcionamiento de la solución es el siguiente:

  1. Integración ERP: La plataforma EDICOM se integra sin inconvenientes con el sistema de gestión del cliente para extraer los datos necesarios para generar cualquier documento electrónico.
  2. Emisión de documentos: Tras la extracción de datos, la plataforma EDICOM los transforma al estándar requerido (XML, EDIFACT, X12, etc.) para su posterior envío.
  3. Firma electrónica: En el caso de facturas, la solución incorpora servicios de firma electrónica a través del tercero de confianza EDICOM, aplicando una firma cualificada a cada documento para garantizar su integridad y autenticidad.
  4. Envío de documentos: Reconociendo al destinatario, EDICOM publica los documentos en el portal Business@Mail en su formato electrónico, acompañados de una representación visual en PDF.
  5. Notificación y descarga de documentos: Business@Mail envía notificaciones por correo electrónico al destinatario, informándole sobre la disponibilidad de documentos en el portal seguro. El destinatario accede mediante el enlace proporcionado para consultar y/o descargar los documentos.
  6. Gestión de ACK's: Business@Mail facilita la monitorización completa de los envíos mediante la generación de acuses, permitiendo conocer en tiempo real el estado de los documentos y gestionar cualquier situación, como acuses de consulta, descarga o impresión de documentos.

Onboarding de clientes: ¿cómo hacerlo?

En paralelo a tomar la decisión de implementar un portal de proveedores o clientes, sería ideal que involucrara a los futuros usuarios principales. La idea de este tipo de portales es facilitar tanto nuestro trabajo, como el de sus futuros usuarios. Por ello, es importante establecer un plan de onboarding adecuado que favorezca la aceptación de la herramienta.

Algunas buenas prácticas son:

  • Asegurar las cuentas clave: lograr que las cuentas clave se involucren desde el inicio del proyecto, nos ayudará a contar con unos primeros “casos de éxito” que eliminen incertidumbres al resto de nuestros colaboradores comerciales y faciliten su aceptación.
  • Comunicar los beneficios: la automatización de procesos con nuestros proveedores o clientes no solo le beneficiará a usted, sino que también facilitará la vida a sus colaboradores comerciales. Eliminación de errores humanos, recepción más ágil de pedidos y otros mensajes, conservación electrónica de la documentación... es importante que sus partners sean conscientes del valor de la plataforma.
  • Formar y dar soporte a los futuros usuarios: en el caso de que trate con partners poco digitalizados, el más mínimo cambio podría generarles rechazo desde el primer momento. Es importante que sepan que recibirán una formación adecuada y contarán con el soporte que sea necesario.

Si a pesar de todo cree que el proceso sería demasiado complejo, en EDICOM podemos ayudarle con la puesta en marcha de su proyecto. Delegue en nosotros las tareas esenciales para acelerar la incorporación de interlocutores EDI a su proyecto en el menor tiempo posible. Externalice a EDICOM las gestiones necesarias para informar y capacitar a su comunidad de partners sobre el proceso de integración EDI.

Desde EDICOM, asumiremos un papel activo, proporcionando un soporte integral a su red de partners. Nos encargaremos de ofrecer detalles precisos sobre formatos y protocolos de comunicación, brindando el respaldo necesario para que realicen todas las tareas requeridas y logren una integración inmediata con su solución de intercambio electrónico de datos. Con nuestra experiencia, aseguramos una transición suave y eficiente en el proceso de onboarding, permitiéndole centrarse en sus operaciones comerciales fundamentales.

¿Por qué integrar a todos sus partners mediante EDI?

1. Comunicación eficiente:

  • Envío y recepción: Válidos para flujos unidireccionales o bidireccionales.
  • Flujos de comunicación personalizados.
  • Entrega inmediata y segura.

2. Seguridad y cumplimiento:

  • Seguridad: Encriptación de datos y canales seguros.
  • Cumplimiento legal: Adaptación a requisitos legales y técnicos.

3. Integración y conectividad:

  • Integración: El 100% de las transacciones se integran con el sistema de gestión.
  • Conectividad: Extensión de proyectos EDI B2B2C a partners sin soluciones de integración.

4. Eficiencia operativa:

  • Proyectos escalables y rápida implementación.
  • Ahorro: Procesos más eficientes, eliminación de errores y gestión 100% electrónica.
  • Optimización operativa administrativa: Automatización del proceso, eliminación de tareas repetitivas y uso de papel.

5. Almacenamiento y trazabilidad:

  • Almacenamiento seguro: Documentos almacenados de forma segura durante el periodo legal.
  • Trazabilidad total de documentos.
  • Integración con sistemas de gestión.
  • Añadir nuevos destinatarios fácilmente: Inclusión sencilla de nuevos destinatarios.

¿Quiere saber cómo optimizar sus comunicaciones via EDI con todos sus socios comerciales?

Cuéntenos sus necesidades y le ayudaremos a definir un proyecto a su medida.

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