La automatización y la digitalización marcan la transformación de las empresas en un entorno hiperconectado

En el entorno de las organizaciones, los principales procesos de digitalización han comenzado a imponerse, como la facturación y el cumplimiento fiscal electrónicos o los sistemas automatizados e integrados. Para ello es necesario aliarse con la tecnología que proporcionan soluciones como las plataformas de comunicación electrónicas B2B2G con capacidades EDI, compliant e-Invoicing y VAT Compliance a nivel global, entre otras. Los expertos recomiendan prepararse para un futuro en el que se alcance la digitalización de extremo a extremo.

Las nuevas tecnologías digitales han dado paso a una sociedad digital e hiperconectada que se relaciona en un entorno que ha evolucionado hacia: la inmediatez, la datificación, la globalización, la automatización y las disrupciones. La Confederación Española de Organizaciones Empresariales (CEOE) apela a que todas las empresas dispongan de una estrategia y un plan para su digitalización, teniendo en cuenta que la digitalización no es una opción sino una necesidad.

La CEOE, que considera este entorno como un escenario de retos y de oportunidades, plantea en su informe: “Recomendaciones para la Digitalización de las Empresas”, que las organizaciones emprendan dicho plan para incrementar la productividad, la eficiencia y la competitividad. La digitalización debe asumirse por parte de las empresas no sólo como un proceso de transformación tecnológico sino como un cambio de modelo de negocio.

La Confederación es tajante en su visión del proceso de digitalización y el uso de las tecnologías: “Su utilización es muy intensa y su continuo desarrollo será imparable, irreversible y puede afectar nuestro statu quo”. Y subraya cuatro principios de futuro:

• Todo lo que se pueda digitalizar se digitalizará.
• Todo lo que se pueda automatizar se automatizará.
• Todo lo que se pueda conectar se conectará.
• Todo lo que se pueda analizar se analizará.

Del proceso de digitalización a emprender por las empresas, la CEOE recomienda:

• Desarrollar una estrategia y un plan individualizados, que den respuesta a los retos y a las oportunidades de cada compañía en el entorno digital.
• Disponer de puntos de contacto digitales con clientes, empleados, proveedores y Administraciones Públicas.
• Situar al cliente en el centro de la transformación digital y derivar hacia la omnicanalidad.
• Establecer procesos de negocio digitales extremo a extremo, en la medida que la naturaleza de la actividad lo permita.
• Estructurar la recogida de información, tanto interna como externa, y fortalecer las capacidades para su análisis, para optimizar las relaciones con los clientes, la generación de productos y servicios y las operaciones.

Entre los beneficios de la digitalización para las empresas destaca:

• La transformación y simplificación de la cadena de valor de los negocios tradicionales.
• La mejora de la eficiencia en los procesos y operaciones.
• Un aumento de los indicadores de gestión y datos sobre los clientes, lo que permite tomar decisiones más informadas de gestión y de diferenciación de la oferta.

En el proceso de digitalización de las empresas es importante estar acompañado de profesionales especializados que ayuden a la compañía a analizar sus necesidades, a marcar prioridades y a trazar la mejor hoja de ruta para lograr una digitalización de extremo a extremo tal y como recomienda la CEOE. EDICOM es proveedor tecnológico especializado en soluciones de intercambio electrónico de datos y cuenta con una amplia trayectoria en proyectos globales.

Principales procesos a digitalizar y soluciones tecnológicas

En la digitalización de las empresas existen procesos que prioritariamente deben digitalizarse, bien para cumplir con requisitos legales o bien para responder a demandas del sector, del mercado y de la sociedad en general. Entre ellos destaca:

Cumplimiento fiscal electrónico con los organismos tributarios

Se trata de un proceso que se está extendiendo en todo el mundo. Permite mejorar los procesos de control sobre los impuestos, simplificar los trámites y automatizar procesos de supervisión. En el caso de España, es de obligado cumplimiento para las empresas el sistema de Suministro Inmediato de la Información (SII), para la llevanza electrónica de los libros registro del IVA. La principal obligación consiste en la declaración a la AEAT del detalle de registro de las facturas emitidas y recibidas. Pero, además, en un mercado global como el actual, cada país sigue dictando sus propias normas.

EDICOM dispone de la solución EDICOM SII. Es una solución que automatiza el proceso de generación y declaración a la Agencia Tributaria de los datos fiscales y tributarios relacionados con la gestión del IVA en las empresas.

Para aquellas empresas multinacionales, que operan en diferentes países y que tienen que ser capaces de tratar y enviar documentos fiscales conforme a la legislación vigente en cada país, EDICOM ha desarrollado EDICOM Global VAT Platform.

Factura electrónica

La factura electrónica constituye una pieza clave en el proceso de transformación digital. Su uso en Europa se extiende por el impulso que implica su obligatoriedad en las relaciones entre empresas y administración pública (B2G). Sin embargo, por sus múltiples ventajas operativas (eficiencia, reducción de costes, automatización de procesos, eliminación de errores, reducción de los tiempos…), la factura electrónica se está imponiendo en las relaciones entre empresas (B2B) y cada vez más las grandes compañías lo exigen a sus proveedores.

EDICOM ha desarrollado soluciones de e-Invoicing globales, capaces de operar en entornos multinacionales y para todo tipo de empresas, haciendo posible incluso el envío de facturas electrónicas a clientes sin solución tecnológica para su recepción. El sistema permite la automatización o integración de las facturas con el ERP, realiza todo el proceso de emisión, envío y recepción ajustado a las disposiciones de los distintos países, y posibilita su conservación en formato electrónico.

Almacenamiento electrónico certificado

La desmaterialización es un proceso intrínseco a la digitalización. Los documentos electrónicos deben almacenarse de forma segura y garantizar su autenticidad para que el documento electrónico tenga la misma validez que un documento físico. En la Unión Europea, a través del Reglamento Nº910/2014 (eIDAS), está regulado cómo debe ser un almacenamiento electrónico con valor de prueba en un ámbito de aplicación B2B como B2G.

EDICOM ha desarrollado un servicio de conservación electrónica de larga duración: EDICOMLta (EDICOM Long term archiving). El servicio aplica a todos los documentos y datos resguardados los métodos de identificación, firma digital y sello electrónico de tiempo regulados en el reglamento eIDAS, para garantizar la integridad y autenticidad de los archivos custodiados a lo largo del tiempo.

Sistemas automatizados e integrados

Gracias a soluciones de intercambio electrónico de datos, EDI (Electronic Data Interchange), las compañías aumentan la eficiencia de su gestión. Mediante el EDI se automatiza la generación, envío y registro de cualquier transacción electrónica, interactuando con cualquier ERP. Pedidos, avisos de expedición, facturas electrónicas, etc., son procesados sin intervención humana.

Esta capacidad de integración convierte a los mensajes EDI en la mejor opción para optimizar la mayor parte de los procesos administrativos y de gestión, gracias, entre otras, a las mejoras obtenidas por reducción de tiempos de procesamiento, incremento de la seguridad y confidencialidad, o reducción de costes. Los principales sectores productivos (retail, logística, fabricantes, sanidad, farmacéutico, automoción…) utilizan en su gestión diaria tecnología basada en el EDI. Se han creado y desarrollado diferentes soluciones a la medida de las necesidades de cada sector para la mejora de los procesos internos de la cadena de suministro, con el fin de optimizar el servicio y hacerlo más rápido, seguro, transparente y económico para el cliente final. Entre las soluciones más utilizadas en las relaciones B2B destacan:

• Plataforma de sincronización de datos (EDICOMData), permite que los partnes comerciales intercambien los datos necesarios para su negocio de forma automática y segura.
• Gestión de Abastecimiento para la sincronización de la oferta y la demanda durante toda la cadena de suministro mediante el intercambio de datos.
• RedEDICOMNet, un servicio integral para la transmisión de datos críticos en entornos B2B, garantizando que las transacciones electrónicas y documentos comerciales intercambiados lleguen a su destino adecuadamente, con total garantía de entrega, y a través de canales seguros que garantizan la confidencialidad e integridad de los mensajes.

La CEOE considera que el equipamiento digital no debe de ser un freno gracias a la democratización de las tecnologías digitales, destacando características como las opciones de pago por uso, que aminora las inversiones iniciales. Además, en el caso de la tecnología desarrollada por EDICOM, estamos ante soluciones escalables. EDICOM desarrolla proyectos de comunicaciones B2B a la medida de cada cliente, en función de su realidad concreta y de sus necesidades presentes y futuras. Gracias a una infraestructura tecnológica alojada en la nube, en los servidores del proveedor, las prestaciones que se pueden alcanzar con el EDI se van complementando, adaptando e incrementándose en la medida en que sea necesario para dar respuesta al crecimiento de la actividad del cliente. En definitiva, acompañándolo hasta una completa transformación digital.