EDICOMSignADoc: Solución para la aprobación de documentos con firma electrónica

Con el objetivo de ayudar a las empresas en su proceso de transformación digital, lanzamos EDICOMSignADoc, nuestra solución de desarrollo propio para gestionar workflows de aprobación de documentos con firma electrónica.

EDICOMSignADoc es una solución en modo SaaS operativa 24x7 con garantía de disponibilidad al 99’9%.

La plataforma permite la configuración de distintos flujos de aprobación según los procedimientos internos de cada empresa y la criticidad de los documentos. Podrá integrar en sus procesos a usuarios internos y externos como proveedores o clientes cuando se trate de aprobar contratos o propuestas comerciales.

SignADoc se beneficia de la dilatada experiencia de EDICOM, explotando su tecnología propietaria de comunicaciones y transformación de datos para garantizar su integración con ERP, CRM, gestor documental o sistema propietario. De este modo, es posible abordar proyectos ágiles y altamente eficaces que habilitan la puesta en marcha de cualquier flujo de aprobación de documentos, a partir de los sistemas de gestión existentes en las compañías.

¿Cómo funciona?

EDICOMSignADoc habilita un entorno web desde el que es posible configurar worfflows adaptados a cada proceso de aprobación de documentos y monitorizar el estado en el que se encuentran los documentos enviados.

• Los documentos son enviados a la plataforma de forma automatizada desde el ERP de la empresa o manualmente para aquellos documentos no integrados. Tan fácil como arrastrar los archivos desde el escritorio.
• La plataforma identifica el tipo de documento y le aplica el flujo de validación previamente configurado.
• Los usuarios que deben aprobar el documento son notificados a través de un correo electrónico, tanto si se trata de personas de la propia organización como usuarios ajenos a ésta como clientes o proveedores.
• Las personas implicadas en la aprobación de los documentos solo deben clicar en el link de su notificación para acceder directamente a un entorno web para revisar el documento y aprobarlo de forma intuitiva y transparente.
• La aplicación genera evidencias de todas las acciones realizadas en los documentos, detallando la línea temporal completa desde que el documento es enviado hasta que finalmente es aprobado.

Principales características de SignADoc

Configuración personalizada de flujos de aprobación

Diseñe distintos flujos de aprobación según la naturaleza de sus documentos. Configure desde sencillos flujos con una sola aprobación hasta complejos procesos que impliquen la participación de varios usuarios, con reglas y validación o autenticación de usuarios con doble factor.

Configuración de firmas solidarias y mancomunadas

EDICOMSignADoc permite configurar pasos en los que pueden participar varios aprobadores. Abre así la posibilidad de implementar firmas mancomunadas cuando se exige la aprobación de todos los usuarios identificados, o solidarias cuando la aprobación de un determinado número de usuarios del total es suficiente para avanzar en el work-flow.

Control total sobre el estado de las operaciones

Controle en todo momento el estado de aprobación de sus documentos, decidiendo quién tiene acceso a los mismos y estableciendo plazos de cumplimiento.

A través del Dashboard conocerá de un solo vistazo qué documentos están pendientes, cuáles han sido aprobados o qué documentos han llegado a su fecha de vencimiento.

Integración con todo tipo de aplicaciones

Automatice la publicación de sus documentos directamente desde su ERP, CRM o Gestor Documental. Desarrollamos proyectos de integración a medida.

Máxima seguridad garantizada

SignADoc es una solución integrada con los Servicios de Confianza de EDICOM, permitiendo aplicar mecanismos de aprobación avanzados como la firma y sello electrónicos, para garantizar la integridad y la seguridad de los documentos tratados.

La solución ha sido diseñada bajo los más estrictos estándares de seguridad internacionales como la ISO27001, ISAE3402 o TIERII.

Registro de evidencias

EDICOM como Proveedor de Servicios de Confianza actúa como garante de las interacciones realizadas a través de EDICOMSignADoc, a través de los reportes de evidencias firmados electrónicamente que registran todas las acciones realizadas sobre los documentos durante su ciclo de aprobación.

Compliance Long Term Archiving (EDICOMLta)

EDICOMSignADoc se integra con el servicio de almacenamiento de larga duración EDICOMLta, ofreciendo una solución completa que incluye una custodia sobre los documentos y las evidencias de aprobación con garantía de integridad, conforme a las principales normas internacionales en materia de conservación de documentos electrónicos.

EDICOMLta garantiza la integridad y autenticidad de los documentos a través de firmas y sellos de tiempo del tercero de confianza EDICOM.

El servicio de almacenamiento de EDICOMLta ha sido diseñado conforme a la ISO 14641. Está acreditado a su vez por la Comisión Europea como solución eIDAS, así como la ONAC Colombiana. Se trata igualmente de una solución que aplica los procesos habilitada para aplicar procesos de conservación conforme a la NOM151 de México o la Conservazione Sostitutiva de Italia.

Ventajas de usar EDICOMSignADoc

• Gestión más eficiente.
• Agilización de las contrataciones y procesos de compra
• Facilita la resolución de discrepancias gracias al registro de evidencias
• Mayor control sobre los procesos de aprobación
• Reducción de costes
• Acceso a los documentos desde cualquier lugar y en cualquier momento
• Automatización en el envío y gestión de documentos gracias a sus capacidades de integración.

Project Management EDICOMSignADoc

Un equipo de consultores especializados de EDICOM le acompañarán en todo momento para analizar sus requerimientos e implementar su solución de aprobación de documentos.

La configuración, parametrización de workflows iniciales, o el desarrollo de las integraciones entre otras tareas, serán realizadas por nuestro equipo para acompañarle antes, durante y después de la puesta en marcha de su proyecto.