EDICOM PDP para Factura Electrónica en Francia

La acreditación como PDP para Factura Electrónica convertirá a EDICOM en uno de los partners más completos para ofrecer servicios de emisión y recepción de facturas electrónicas conforme al sistema francés. Un sistema para el que nuestra empresa ya cuenta con soluciones operativas, gracias a la experiencia adquirida desde 1995 no solo en Francia.

Somos el proveedor de soluciones de factura electrónica y e-Reporting para algunas de las mayores empresas del mundo en más de 70 países donde EDICOM de todo el mundo. 

Las empresas podrán gestionar sus facturas electrónicas en Francia a través de PDP’s (Plataforme de Dématérialisation Partenaires).

Estas plataformas actuarán como terceros acreditados por la DGFiP para la validación de las facturas, su presentación ante el hub que el gobierno francés ha implementado para centralizar la distribución de factura en el país (hablamos del PPF o Portail Public de Facturation), así como de hacerlas llegar al destinatario cuando éste emplee igualmente los servicios de otro PDP.

Los partners que aspiran a convertirse en PDP deberán acreditarse ante la Dirección General de Finanzas Públicas de Francia (DGFiP). Los PDP que superen este proceso habrán acreditado así que la prestación de su servicio se hace conforme a los requisitos exigidos en materia de seguridad de la información. Este proceso supone igualmente la confirmación de la capacidad del PDP para interoperar otros partners acreditados.

La contratación de un PDP u otro vendrá condicionada por aspectos como su experiencia, la confiabilidad de sus soluciones, disponibilidad del servicio o capacidad para mantener actualizada su plataforma.
El valor añadido que pueda ofrecer en aspectos clave como la integración de sistemas, el procesamiento de grandes volúmenes de facturas o el despliegue de soluciones complementarias para agilizar la gestión del ciclo de vida de las facturas, resultarán clave en la elección de un PDP u otro.

Funciones de una Plateforme de Dématérialisation Partenaires (PDP)

Un Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) es la figura del proveedor tecnológico que permite a las empresas gestionar su facturación electrónica en Francia sin necesidad de pasar por el portal público de facturas del país (PPF).

Los PDP, tras superar un proceso de certificación por parte de la DGFiP llamado “inmatriculation”, acredita su capacidad de garantizar la seguridad y calidad en todo el proceso de intercambio de facturas electrónicas de acuerdo con los estándares exigidos por el estado francés.

El PDP actúa como intermediario entre el emisor y el receptor, asegurando la autenticidad, la integridad y la confidencialidad de los documentos.

Entre las funciones que tienen los PDP se encuentran:

1. Recepción y verificación de facturas: El PDP recibe las facturas en formato electrónico y verifica su autenticidad y validez legal. Esto incluye la comprobación de la firma electrónica (para aquellas facturas que vengan firmadas) y el cumplimiento de los requisitos técnicos, fiscales y regulatorios definidos en la normativa vigente.
2. Transformación y validación de facturas: El PDP transforma las facturas al formato electrónico requerido para cumplir con los estándares de intercambio electrónico de datos (EDI) y los requisitos fiscales y regulatorios. Además, valida la integridad y la coherencia de los datos en la factura.
3. Archivo y conservación de facturas: El PDP archiva las facturas electrónicas y las conserva durante el tiempo requerido por la legislación fiscal y contable. Esto garantiza la integridad y la autenticidad de los documentos, y permite su acceso en caso de una auditoría o una disputa legal.
4. Transmisión de facturas: El PDP, tras verificar al destinatario de la factura, asume su transmisión para hacerla llegar correctamente al cliente por el canal correspondiente. En el caso de facturas cuyo destino sean clientes que emplean los servicios de otro PDP, estas pueden además enviarse en un formato estructurado EDI con más información comercial y logística que la que puede ser transmitida a través de los formatos de socle mínimum (Factur-X, UBL, CII).

Requisitos para ser PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaires)

• Capacidades técnicas para procesar facturas electrónicas: Los PDP deben ser capaces de aplicar todos los procesos requeridos por el sistema de factura electrónica francés. Esto implica validar técnicamente los esquemas de datos recibidos, las firmas de las facturas, capacidad para expedir firma electrónica avanzada, capacidades para preservarlas con plenas garantías durante al menos 10 años, etc.

• Flexibilidad en el uso de formatos entre PDPs más allá de la base mínima: Los proveedores de PDP deben ser capaces de admitir una amplia variedad de formatos de facturación electrónica, más allá de los formatos mínimos establecidos por la ley francesa. De este modo, emisores y receptores de facturas podrán intercambiar información de tipo logístico y comercial básica para su negocio que no puede ser intercambiada en los formatos del denominado “socle minum”.

• Extracción y transmisión de los datos previstos por el PPF en uno de los formatos previstos: El proveedor de PDP debe permitir la extracción y transmisión de los datos de facturación electrónica en uno de los formatos previstos por el Portal Public de Facturation (PPF).

• Fuerte Autenticación de la plataforma de facturación: Los proveedores de PDP deben asegurarse de que sus soluciones de facturación electrónica estén protegidas con autenticación fuerte, como el doble factor de autenticación o certificados electrónicos, para garantizar que solo los usuarios autorizados tengan acceso a la plataforma y la información.

Diferencias entre PPF y PDP

En Francia, el antiguo portal de factura electrónica para la administración pública, Chorus Pro, se ha renombrado como Portal Público de Facturación (PPF). Todas las facturas, independientemente de si van destinadas o no a la administración, tendrán que enviarse al PPF para su declaración. Incluso las facturas que se tramiten por las Plataformas de Dématérialisation Partenaires (PDP).

Entonces, ¿cuál es la diferencia entre PPF y PDP en la factura electrónica en Francia?

En resumen, PPF es el portal público centralizado de facturación electrónica para toda Francia, mientras que PDP son proveedores privados que pueden ser utilizados por empresas para enviar y recibir facturas electrónicas.

Si un emisor de facturas utiliza un PDP y su cliente no, el PDP enviará la factura al PPF, y este se encargará de enviarla al cliente. Lo mismo ocurre en el caso de recepción de facturas.

En el caso de que emisor y receptor empleen los servicios de un PDP, serán estos los que se encargarán de realizar el intercambio de facturas entre sí.

La posibilidad de intercambiar facturas entre clientes y proveedores directamente a través del PPF existe. Es más, se trata de un servicio que puede ser gratuito, pues la interacción con el Portail Public de Facturation puede hacerse mediante un entorno web desplegado por la DGFiP, o de forma integrada vía EDI o a través de su API.

La limitación en este caso viene dada por el formato de factura que puede ser intercambiado via PPF. Sólo es posible gestionar Factur-X, UBL o CII. Formatos de factura que reflejan toda la información fiscal requerida, pero que en la mayoría de los casos no permiten registrar información comercial y logística clave en los procesos de casación y gestión de clientes y proveedores.

El uso de los PDP en cambio permite superar esta limitación. Entre ellos pueden intercambiarse cualquier tipo de factura, con todo el detalle que las partes acuerden. Además, los PDP más avanzados contarán en sus plataformas con soluciones de valor añadido que permitirán desplegar proyectos complejos para procesar grandes volúmenes de documentos. Un PDP solvente habilitará herramientas avanzadas para integrar su plataforma con los sistemas de gestión internos. Permitirá automatizar múltiples procesos tanto en la emisión como en la recepción de facturas. Ofrecerá soluciones de valor añadido como herramientas de workflow de aprobación de facturas, o un System d’Archivage Electronique.

Es de esperar que las empresas con mayores volúmenes de emisión y recepción de facturas opten por contar con los servicios de un PDP. Aquellas empresas con volúmenes más reducidos y menores exigencias en aspectos relativos a la automatización o integración con sus sistemas internos, podrían optar por intercambiar facturas directamente a través del PPF.

Circuitos de intercambio

La normativa técnica establece tres circuitos para el intercambio de facturas, la comunicación de datos de facturación y la transmisión del ciclo de vida correspondiente. Estos circuitos varían en función de si las empresas utilizan una Plataforma de Desmaterialización (PDP) o no.

Una de las opciones de intercambio de facturas electrónicas (circuito A) sería a través del uso únicamente del portal público de facturación (PPF) ya que tanto emisor como receptor utilizarían esta plataforma para el intercambio.

Los circuitos B y C contemplan supuestos en los que al menos una de las empresas implicadas en el intercambio de facturas usaría los servicios de un PDP.

Circuitos B1 y B2:

Intercambio de facturas entre un partner que utiliza una PDP y otro que emplea el PPF.

En estos flujos uno de los participantes del intercambio de facturas emplea los servicios de un PDP, mientras que el otro usa exclusivamente el PPF.

Cuando es el emisor de la factura el que cuenta con un PDP, éste generará normalmente su factura. Será su PDP el que, a partir de los datos emitidos por su sistema de gestión, reconozca al destinatario identificando así que el canal para hacerle llegar la factura debe ser el Portail Public de Facturation.
El PDP deberá transformar la factura de su cliente a uno de los tres formatos estructurados del "socle minimum" definido por la DGFiP para generar el conjunto mínimo de datos de la factura (UBL, CII o Factur-X).

Para ello validará que cuenta con la información mínima necesaria para conformar una factura ajustada a la normativa vigente en cada momento. Aplicará los mecanismos requeridos para asegurar la integridad y autenticidad del documento (firma electrónica o métodos alternativos) y finalmente la entregará al PPF para que sea el portal público el que se encargue de hacerla llegar al destinatario.
Toda la gestión sobre los acuses que el PPF o el destinatario de la factura generen respecto a la factura origen, será administrada por el PDP, reportándolos su cliente a través de las soluciones técnicas desplegadas (soluciones de monitorización del ciclo de vida, sistemas de integración de acuses de respuesta, etc.).

Cuando el emisor de la factura sea el que emplee al PPF, será el PDP del destinatario el que reciba la factura. En este caso, tras realizar las validaciones pertinentes, será el PDP el concentrador de todas las facturas recibidas, entregándolas al cliente en la forma en que hubieran pactado.

Circuito C:

Intercambio entre dos actores que utilizan Plateformes de Dématérialisation Partenaire (PDP).

En este flujo, las grandes empresas suelen contar con un mayor grado de flexibilidad en cuanto al intercambio de facturas electrónicas, gracias a que las Plataformas de Dématérialisation Partenaires (PDP) pueden seguir utilizando tanto los formatos estructurados previamente acordados entre las empresas (como EDIFACT o XML) como los definidos por la DGFiP en el "socle minimum" (como UBL, CII o Factur-X).

En este escenario, el proveedor o emisor de la factura exporta un fichero con los datos necesarios para generar la factura electrónica, que es entregado a la PDP. Esta plataforma se encarga de establecer las conexiones con el ERP para integrar el archivo de datos, validarlo y transformarlo al estándar acordado con su socio comercial (ya sea el socle minimum o algún otro formato estructurado).

Una vez validada y transformada, la PDP del emisor envía la factura electrónica a la Plataforma de Dématérialisation del receptor, y envía un extracto al PPF con los datos de facturación requeridos por la DGFiP en uno de los tres formatos válidos (UBL, CII o Factur-X).

La plataforma de desmaterialización del receptor realiza los correspondientes controles de validación e integrará finalmente la factura en el sistema de gestión de la empresa cliente. Durante todo el proceso, se generan distintos estados que definen el ciclo de vida de la factura, y que son comunicados tanto entre las PDPs como hacia la DGFiP (por ejemplo, la PDP del emisor notifica a la DGFiP el cobro de una factura, al igual que la PDP del receptor notifica su pago).

¿Qué es el "Annuaire"?

Para determinar si el comprador utiliza el portal público de facturación (circuito A o B) o una plataforma de desmaterialización asociada (circuito B o C), el esquema Y, requiere la creación de un directorio (ANNUAIRE) para identificar la plataforma elegida por cada destinatario de la factura.

El Annuaire es un registro centralizado de las empresas administrado por la L'Agence pour l'Informatique Financière de l'Etat (AIFE) que contiene los datos de identificación de las empresas, recogiendo como mínimo el número de identidad fiscal francés llamado SIREN.

Las empresas se identificarán en este directorio a través de identificadores únicos, con el objetivo de facilitar el intercambio de facturas electrónicas entre compañías. Este directorio permitirá la interoperabilidad entre todas las partes interesadas, al especificar la plataforma utilizada en el contexto de la facturación electrónica, así como la información necesaria para el direccionamiento y enrutamiento de facturas. De esta manera, se asegura una comunicación más eficiente y transparente en el proceso de facturación electrónica entre empresas.

El Annuaire contiene varias categorías de información:

1. Identificación de las empresas receptoras de facturas, incluyendo el detalle la estructura organizativa para la gestión de las facturas dentro de cada empresa (SIREN, SIRET, código de enrutamiento).

2. La identificación e interoperabilidad entre las plataformas de desmaterialización para la recepción de facturas electrónicas y su periodo de validación.

3. Datos complementarios relativos al intercambio B2G y al correcto enrutamiento de las facturas B2B.

Todas las empresas que utilizan la facturación electrónica en Francia están obligadas a registrarse en el Annuaire. Al registrarse, las empresas garantizan que sus facturas electrónicas sean enviadas correctamente y procesadas de manera eficiente, lo que ayuda a reducir errores y retrasos en el proceso de facturación, y a cumplir con las obligaciones fiscales y legales en materia de facturación electrónica en Francia.

Ventajas de utilizar una PDP

Las empresas que opten por enviar y recibir sus facturas electrónicas a través de una Plateforme Dématerialisation Partenaire, contarán con mayores capacidades y, previsiblemente, servicios de valor añadido dependiendo de quién sea el prestador de servicios de factura electrónica.

Estos serían algunos de los beneficios que con carácter general ofrecerán las PDP a aquellos contribuyentes que opten por su utilización:

• Seguridad: Los proveedores que deseen acreditarse como PDP deben acreditar que cuentan con importantes medidas de seguridad, disponer de la acreditación ISO27001, y que cuentan con centros de datos propietarios.
• Auditorías periódicas: Las PDP serán sometidas a auditorías periódicas por entidades independientes que garanticen que sus condiciones para operar como plataformas siguen vigentes a lo largo del tiempo.
• Interconexión: Las PDP estarán interconectadas entre sí para facilitar un intercambio inmediato de facturas entre sí y con la PPF.
• Múltiples formatos: Mientras que las facturas enviadas directamente a la PPF sólo admiten uno de los 3 formatos fiscales del socle minium, a través de una PDP es posible emplear otros formatos como EDIFACT, permitiendo así mantener los flujos vigentes de facturas entre clientes y proveedores.

En el punto particular de las ventajas que ofrecería una PDP como EDICOM, además de los generales que acabamos de listar, cabe destacar:

• Capacidad técnica: EDICOM es un proveedor EDI y de Factura Electrónica con amplia experiencia y desarrollos propietarios. Nuestras capacidades simplifican el procesamiento de grandes volúmenes de información, la integración con cualquier sistema de gestión y el despliegue de sistemas específicos de comunicación como AS4, para ofrecer los máximos niveles de seguridad y trazabilidad en la integración con el PPF.
• Servicios de Firma Cualificada eIDAS: Somos proveedores cualificados de servicios de confianza para la prestación de servicios de firma cualificada conforme establece el reglamento eIDAS. Aplicamos firma electrónica en las facturas que emitimos y validamos la firma de las facturas recibidas automáticamente para ofrecer las máximas garantías a nuestros clientes y usuarios.
• Almacenamiento de larga duración eIDAS: Ofrecemos un System d’Archivage Éléctronique acreditado por el reglamento eIDAS para preservar las facturas emitidas y recibidas junto a los acuses con conforman su ciclo de vida.
• Alta disponibilidad: Nuestro SLA garantiza una disponibilidad del servicio al 99’9%.
• Servicio de atención al usuario atendido por humanos: Contamos con un centro de atención al usuario con técnicos especializados que atienden personalmente las incidencias y consultas, y soporte 24x7 para atender procesos críticos.

Plateforme de Dématérialisation Partenaire EDICOM

EDICOM, uno de los principales referentes internacionales en soluciones de factura electrónica es candidato para convertirse en uno de los primeros PDP para Francia.

Contamos con importantes acreditaciones internacionales en seguridad de la información, somos uno de los mayores proveedores de soluciones EDI del mercado, y acreditamos una larga experiencia en sistemas de intercambio electrónico de datos y factura electrónica internacional desde 1995.

Nuestros servicios de integración de datos, validación de facturas, firma electrónica, así como nuestras soluciones para el diseño de workflow de aprobación de facturas o almacenamiento de larga duración, nos convierten probablemente a en el candidato PDP con la plataforma más evolucionada del mercado.

Plateforme de Dématérialisation Partenaire eIDAS

EDICOM es proveedor cualificado de servicios de confianza conforme al reglamento europeo eIDAS.

Esto supone un reconocimiento que ofrece un gran valor añadido al mercado. Toda vez que EDICOM se acredite como Plateforme Dematerialisation Partenarie, pasará casi con toda seguridad a convertirse en el primer PDP eIDAS de Francia.

El reglamento eIDAS permite armonizar en la Unión Europea para los mecanismos a emplear por las empresas proveedoras de servicios específicos para la firma electrónica y encriptación de datos.

EDICOM cuenta con distintas soluciones acreditadas por el reglamento eIDAS que pueden ser clave para los servicios de emisión y recepción de facturas electrónicas:

• Servicios de firma electrónica avanzada de documentos para asegurar la integridad y autenticidad de los documentos conforme a lo definido en las reglamentaciones vigentes en Europa para la factura electrónica. A través de este servicio EDICOM puede firmar las facturas emitidas por sus clientes a partir de certificados reconocidos y mediante dispositivos seguros de creación de firma.
• Emisión de certificados reconocidos: Siempre que sea necesario EDICOM podrá expedir certificados reconocidos a nombre del emisor de las facturas electrónicas.
• Systeme d’Archivage Électronique: Servicio de almacenamiento de larga duración auditado conforme al reglamento eIDAS, para preservar las facturas emitidas y recibidas con plenas garantías de integridad a lo largo del tiempo.

Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) - FAQ’s

¿Cuáles son las funciones y responsabilidades de un PDP?

Las principales funciones y responsabilidades de un PDP en Francia son recibir, validar, almacenar y transmitir facturas electrónicas a los destinatarios correspondientes, así como garantizar su autenticidad, integridad, legibilidad y conservación durante un período mínimo de diez años.

¿Qué requisitos técnicos debe cumplir un PDP en Francia?

Entre los requisitos técnicos que debe cumplir un PDP en Francia se encuentran: garantizar la autenticidad, integridad, legibilidad y conservación de las facturas electrónicas, disponer de medidas de seguridad adecuadas para prevenir el acceso no autorizado, contar con la capacidad para procesar grandes volúmenes de facturas electrónicas y tener una solución técnica compatible con los sistemas de información de sus clientes.

¿Está obligado un PDP a validar las firmas electrónicas de las facturas recibidas?

Sí. La firma electrónica es uno de los mecanismos contemplados en el modelo de factura electrónica para asegurar la integridad del documento. No es la única, pero es con diferencia la que mayores garantías aporta a este fin. Por eso mismo, cualquier factura recibida por un PDP que venga firmada en origen, deberá ser validada, lo que implica que el 100% de los PDP deberán contar con soluciones que permitan atender este requerimiento.

¿Qué pasa si un PDP incumple sus obligaciones?

Si un PDP incumple sus obligaciones, se le pueden imponer sanciones administrativas y/o penales, además de la posible suspensión o cancelación de su registro como PDP.

¿Cuál es el plazo de conservación de las facturas electrónicas emitidas por un PDP?

El plazo de conservación de las facturas electrónicas emitidas por un PDP es de diez años a partir de la fecha de emisión de la factura.