Claves para poner en marcha un proyecto EDI con éxito

El uso de la tecnología EDI (Electronic Data Interchange) es una herramienta extendida que avanza desde el ámbito B2G al B2B. Sin embargo, en comparación con Europa y Estados Unidos, en Brasil y en América Latina en general, el EDI no está tan maduro en las relaciones privadas. EDICOM, como proveedor tecnológico internacional de referencia en EDI y e-invoicing, ha puesto en marcha con éxito proyectos internacionales de intercambio electrónico de datos en empresas de todo el mundo.

La elección del proveedor tecnológico es uno de los aspectos fundamentales para desarrollar un proyecto EDI en la empresa, pero la clave del éxito comienza con un trabajo interno en la propia corporación para preparar los cimientos que garanticen un sistema sólido y progresivo.

Aspectos a tener en cuenta antes de iniciar un proyecto EDI

1. Visión holística. Permite superar las reticencias particulares y ver el EDI como una ventaja competitiva, una herramienta que va a favorecer la eficiencia de la empresa. Comprender los beneficios a largo plazo para el conjunto de los procesos de la empresa es necesario para un mejor aprovechamiento de las posibilidades que ofrece el EDI.

2. Compromiso de la Dirección. Implementar EDI requiere un cambio de mentalidad empresarial. La puesta en marcha de este proyecto debe partir del convencimiento, empezando por la Dirección que será la que tendrá que poner a disposición recursos económicos y humanos.

3. Implicación de todos los departamentos. Las soluciones EDI afectan a los diferentes ámbitos de una empresa: contabilidad, compras, atención al cliente, recursos humanos, logística, etc., supone cambiar procesos y rutinas productivas que requerirán de un tiempo de aprendizaje y rodaje.

4. Análisis y evaluación de la gestión y de los procesos actuales en la empresa. El EDI permite controlar y mejorar cada uno de los procesos operativos de las compañías, convierte las operaciones en más ágiles y eficiente gracias a la automatización y a la reducción de errores. Es importante conocer el punto de partida: las deficiencias y las áreas de mejora para justificar la puesta en marcha del proyecto y evaluar posteriormente los beneficios que aporta. En este punto es interesante cuantificar aspectos como: el volumen de datos que se intercambia, el tiempo que dedican los empleados a estas tareas, la tasa de errores que se produce en estas comunicaciones, entre otros.

5. Identificar áreas de aplicación del EDI. Las aplicaciones del EDI son numerosas: envío y recepción de facturas, órdenes de compra, inventarios, etc. además de transacciones específicas según las necesidades de cada sector (logístico, marítimo, automoción, farmacéutico…). Es fundamental saber qué tipo de transacciones comerciales necesita intercambiar la empresa vía EDI, sin perder de vista que una de las grandes ventajas de la tecnología EDI es la escalabilidad. Un proyecto EDI puede implementarse en progresión, en función de las necesidades de la empresa. Por ello será importante establecer objetivos y prioridades de manera que el EDI vaya en línea con el plan de empresa.

El análisis y evaluación, así como la identificación de las áreas de aplicación serán importantes para decidir qué tipo de EDI conviene más a la empresa. Para evaluar bien las áreas de aplicación del EDI hay que tener en cuenta los partners y el tipo de mensajes según el tipo de relación comercial.

6. Conocer cuántos y con qué clientes o proveedores la empresa va a intercambiar documentos vía EDI. Las ventajas y beneficios del EDI aumentan conforme se suman un mayor número de partners a la cadena de abastecimiento. El EDI es una ventaja competitiva frente a otras empresas que no lo tienen y cada vez son más las grandes compañías que imponen como condición a sus partners trabajar con EDI.

También se deberá analizar la forma en la que se va a realizar el onboarding de los partner. Contar con un proveedor tecnológico que proporcione un servicio de Onboarding total, facilitará y simplificará esta tarea a la empresa.

7. Identificar qué tipo de mensajes necesita intercambiar la empresa con sus partners. Dentro de cada área de trabajo se analizará qué tipo de mensajes son susceptibles de migrar al sistema EDI, según la relación con clientes y proveedores.

8. Formar un equipo de trabajo que lidere el proceso. Como en todo proyecto que se quiera acometer se deberán designar las personas que lo impulsen. La composición del equipo de trabajo irá en función de las características de la empresa (número de trabajadores, volumen de negocio, departamentos, etc.). Con independencia de ello habrá un interlocutor que trabaje directamente con el proveedor tecnológico elegido, coordine el equipo de trabajo y sea el nexo de unión con la Dirección.

9. Establecer una metodología y fases del trabajo. Es necesario marcar unos plazos para cada fase del trabajo y contemplar un margen para posibles imprevistos. Asimismo, dentro del cronograma es importante introducir la fase piloto para comprobar que todo funciona correctamente antes de la puesta en marcha.

Factores que frenan un proyecto EDI

Existen varios factores identificados que frenan el proceso de expansión del EDI en las empresas de América Latina:

• Falta de alineamiento en las expectativas: La falta de planificación y gestión adecuada pueden acabar obstaculizando el desarrollo de un proyecto o bien, acabar en la entrega de un resultado que no está alineado con las expectativas de las áreas demandantes.
• La falta de visión holística provocada por la consideración del EDI como un gasto en vez de una inversión, o las reticencias a cambiar procesos de gestión muy asentados.
• La baja interacción entre proveedor y Retail -menor volumen y menos tipos de mensajes intercambiados- que impide aprovechar todos los beneficios que aporta el EDI.
• La falta de entendimiento del EDI como herramienta clave para las operaciones de la cadena de abastecimiento.

Venciendo estas limitaciones y apostando por una visión más amplia de la esencia del flujo de información en la cadena de suministros, las empresas brasileñas y en general de América Latina, serán capaces de obtener mayores ventajas con el desarrollo de un proyecto EDI que aumente la seguridad, disminuya los errores y maximice el ahorro de costes.