Electronic Data Interchange - EDI

Automatización de cuentas a pagar - Automated Payable

automatizacion cuentas a pagar

La facturación electrónica basada en tecnología EDI (Electronic Data Interchange) permite automatizar gestiones contables y administrativas. Mediante soluciones de facturación electrónica es posible la automatización de las operaciones de cuentas a pagar, Account Payable, y de las cuentas por cobrar, Account receivable, de forma integrada en el ERP de la empresa con el 100% de sus interlocutores.

La gestión de las facturas conlleva tareas repetitivas que requieren tiempo e implican un volumen considerable de trabajo y de recursos, sin embargo, son de bajo nivel estratégico. La digitalización está cambiando los procesos y proporcionando nuevos sistemas de gestión más eficientes.

 

¿Qué son los procesos Account Payable y Account Receivable?

Ambos casos implican tareas fundamentales que garantizan el equilibrio financiero de la empresa.

Account Payable (AP) cuentas a pagar, supone la gestión de las facturas recibidas de los proveedores, comprobar que son correctas, procesarlas y pagarlas.

Account Receivable (AR) es la gestión de los cobros. Una parte fundamental es la creación y envío de las facturas de los clientes privados o administraciones públicas para con posterioridad cobrarlas.

Gracias a la tecnología EDI, es posible la automatización de todos los procesos tanto de emisión como de recepción para su integración con el ERP de la empresa.

 

Una solución que aborda el ciclo integral de las facturas

La plataforma global de facturación de EDICOM da respuesta al proceso integral de las facturas, simplificando los procesos de emisión y recepción de e-invoicing en entornos multinacionales. Tiene capacidad para gestionar tanto el ciclo que implica el Account Payable como el Account Receivable.

La solución se integra con el sistema de gestión del cliente o ERP para el intercambio de documentos y mensajes normalizados entre las partes de una relación comercial. En el caso de las facturas, el módulo establece las conexiones con el sistema interno para integrar la emisión y recepción de las facturas.

 

Account Receivable

Permite automatizar los mensajes EDI a partir de registros generados directamente en el ERP de la empresa. En el proceso de enviar facturas a los clientes, la solución transforma las estructuras de datos a los estándares requeridos (EDIFACT, X12, PEPPOL, UBL, ODETTE, XML EDI), especificaciones técnicas y legales de cada país; y además implementa la firma digital. Esto significa que estamos ante un solución compliance.

 

Account Payable

La plataforma de facturación recibe las facturas de los proveedores y las valida de acuerdo con las especificaciones técnicas y legales de cada país en el que opera la empresa receptora. Mediante procesos avanzados de transformación de datos las facturas electrónicas recibidas son adaptadas datos estructurados y los integra en el sistema de gestión de cuentas por pagar del cliente.

 

Garantía de conectividad

La plataforma global de EDICOM trabaja con EDI integrado en la nube en modo SaaS, establece vínculos con cualquier ERP del mercado y con todas las aplicaciones de gestión que intervienen en el intercambio electrónico de datos entre los socios.

EDICOM ofrece una conectividad segura a través de su VAN Red EDICOMNet. Es un servicio integral para la transmisión de datos críticos en entornos B2B. Sus principales ventajas son que se trata de una red que  garantiza la interoperabilidad global, gracias a acuerdos de interconexión con las principales VAN internacionales. Trabajar a través de esta red de valor añadido simplifica el intercambio de mensajes estructurados entre partners de forma segura e inmediata.

 

Soluciones de facturación fuera del escenario EDI Integrado

EDICOM ofrece diferentes soluciones para gestionar la automatización de cuentas a pagar- Automated Payable incluso cuando los proveedores no trabajan con tecnología EDI.

El portal de proveedores (EDI web portal) es una plataforma de recepción de facturas. Es una solución web EDI integrada con el sistema de gestión de la empresa para enviar automáticamente órdenes de compra a sus proveedores, y recibir facturas en formato electrónico.

La solución EDI Web Portal reconoce los proveedores que no disponen de una solución EDI y publica automáticamente las órdenes de pedido en el portal, informando al proveedor de la disponibilidad de nuevos pedidos. El proveedor recibe un email avisando del pedido, y lo consulta en el portal web. El sistema ofrece una trazabilidad del estado del pedido lo que supone un control permanente del estado de la tramitación de los pedidos.

El proveedor, a través del portal web puede generar de forma automatizada la factura a partir de la orden de compra recibida. Este registro tiene en cuenta los datos del pedido original, simplificando su emisión y facilitando el posterior cotejo con el pedido para su integración automática en la aplicación de cuentas a pagar de la empresa.

Con esta solución tecnológica, EDICOM ha hecho posible un nuevo modelo de gestión de compras que automatiza e integra todo el ciclo de las transacciones comerciales con el 100% de los interlocutores.

 

Ventajas de la automatización de cuentas a pagar- Automated Payable

  • El envío de los pedidos se produce en tiempo real con lo que se reducen los tiempos de respuesta por parte del proveedor.
  • Automatización de las gestiones de compra desde la orden de compra hasta el pago a proveedores.
  • Flujos personalizados gracias a la escalabilidad de la solución que permite implementar nuevos mensajes como la confirmación de recepción de pedidos o los avisos de expedición.
  • Control y trazabilidad del envío y el estado de los pedidos por parte de sus proveedores.
  • Mejor gestión y ahorro de costes. Gracias a la automatización de los procesos se logra la reducción de los tiempos, la reducción de los errores y en última instancia un ahorro de costes derivados de la mayor eficiencia de todo el proceso gestión de compras.
  • Integración de proveedores. El portal de proveedores permite la integración total de proveedores aunque no trabajen con soluciones EDI.

 

 

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