Qué son los pedidos electrónicos: beneficios y casos de éxito en Europa

Un pedido electrónico es un pedido emitido y enviado en formato electrónico. El pedido o también llamado orden de compra, es el documento que acredita la petición de bienes y servicios a un proveedor bajo las condiciones acordadas entre las partes de la transacción comercial.

Los pedidos electrónicos son un tipo de mensaje que se realiza a través de soluciones de intercambio electrónico de datos, lo que se conoce como EDI (Electronic Data Interchange). Su utilización se enmarca en el flujo de mensajes electrónicos que automatizan el proceso de compras: pedido, albarán y factura.

Cada vez son más los sectores que están implementando los pedidos electrónicos tanto en relaciones B2B como B2G.

La ventaja del pedido electrónico parte de los beneficios de operar con soluciones EDI. Las cuales son totalmente escalables, es decir, se pueden ampliar conforme se den las necesidades en una empresa.

Normalmente el desarrollo del EDI surge a partir de su uso en los sistemas de facturación electrónica. La incorporación de otro tipo de mensajes implicados en las transacciones electrónicas se realiza de forma ágil. Una vez desarrollada la infraestructura de comunicación, la incorporación de nuevos documentos, como los pedidos, se convierte en una evolución natural en el flujo EDI.

Como sistema de trabajo, EDI está concebido para automatizar la integración de los documentos comerciales en el ERP o Sistema Interno de Gestión de la empresa. El sistema proporciona más seguridad, más agilidad y una comunicación fluida entre partners heterogéneos gracias al uso de estándares. En la medida en que se maximice el número de partners comerciales (clientes, proveedores, operadores logísticos, etc.) y de mensajes EDI intercambiados, mayores serán los beneficios obtenidos.

Actualmente los pedidos electrónicos se han desarrollado mucho en sectores como el de la sanidad, enmarcado en las relaciones público-privadas, o el retail. En el caso de la sanidad la explicación es lógica: surge ante la necesidad de garantizar el funcionamiento de las infraestructuras sanitarias, y la gran heterogeneidad de productos y suministros que estos centros han de gestionar. EDI es un elemento clave para optimizar y mejorar la gestión administrativa y las operaciones de estos centros.

Beneficios del pedido electrónico 

Los pedidos electrónicos aportan beneficios tanto para clientes como para proveedores, en ambos casos la inmediatez, la seguridad, la estandarización y la trazabilidad son los aspectos más determinantes del sistema.

Para el proveedor

• El sistema automatiza el proceso de gestión de los pedidos de compra:
• El sistema recibe el pedido electrónico que se integra en el ERP de la empresa y se transforma en una estructura de datos importable.
• Los datos del pedido son integrados en sistema de Gestión y quedan listos para su tratamiento.
• El cliente es informado automáticamente de que usted ha recibido el pedido y los está tratando.
• Las facturas electrónicas se generan de forma automática a partir de la información del pedido.
• Mejora del tratamiento de la información.
• Disminución de errores.
• Mejora del servicio al cliente.
• Acortamiento del ciclo de cobro gracias a que el sistema permite emitir automáticamente la factura una vez servido el pedido.
• Reducción de costes por procesamiento y archivo.
• Eliminación del papel.

Para el cliente

• Automatiza la generación de los pedidos en formato EDI a partir de los datos del ERP.
• Recepción de avisos que informan cuando el pedido ha sido recibido y tratado en destino.

Experiencias del pedido electrónico en Europa

Países como Italia o Reino Unido ya han introducido el pedido electrónico de forma obligatorio en el sector público de la sanidad. Dinamarca iniciará el próximo año el uso de pedidos y catálogos electrónicos de forma obligatoria.

En estos casos, los pedidos electrónicos obligan a los proveedores de las administraciones públicas a estar preparados para enviar pedidos electrónicos en el formato europeo y enviarlos a través de la red panaeuroepa PEPPOL.

En Reino Unido, la utilización de EDI entre el National Health Service (NHS) y todos sus proveedores se enmarca en el desarrollo del e-Procuremnt Strategy. El sistema plantea la implementación de cuatro tipos de mensajes EDI: pedidos, facturas, confirmación de pedidos y notas de crédito. Además, se debe emplear el estándar PEPPOL (Pan European Public Procurement On Line) para garantizar la interoperabilidad. Su uso requiere que los proveedores cuenten con los servicios de un Access Point acreditado por PEPPOL.

En Italia se ha impuesto desde el 1 de febrero la obligatoriedad de que los proveedores del Servicios Sanitarios Nacionales (SSN) de Italia sólo puedan recibir pedidos electrónicos a través de la plataforma gubernamental NSO (Nodo Smistamento Ordini) o la rede PEPPOL. Esto supone que todas aquellas empresas proveedoras del SSN deben tener capacidad para recibir y procesar electrónicamente las órdenes.

Cabe destacar el caso de la región italiana de Emilia-Romagna, pionera en el desarrollo de la desmaterialización en el sector público. Desde junio de 2016, los organismos sanitarios y sus proveedores están obligados a intercambiar los pedidos y albaranes en formato electrónico y con el estándar PEPPOL.

En Dinamarca, los múltiples beneficios experimentados con el uso de la factura electrónica han animado al gobierno danés a incorporar también los pedidos y los catálogos electrónicos en las contrataciones públicas. La cámara de comercio danesa Erhvervsstyrelsen prevé que el uso obligatorio de pedidos y catálogos electrónicos se haga efectivo el 1 de enero de 2022. De manera que, desde esa fecha, las instituciones públicas deberán enviar pedidos electrónicos a partir de catálogos electrónicos.