La factura electrónica en el sector público europeo
La factura electrónica en Europa es una realidad gracias al empuje de las administraciones públicas que la han establecido como sistema de facturación en las relaciones Bussines to Government (B2G). El e-Invoicing en Europa ha propiciado un mercado accesible, transparente y más atractivo en el que desarrollar un negocio. Sobre todo ha abierto oportunidades comerciales dentro y fuera de sus fronteras comunitarias.
La Unión Europea se propuso que en 2020 la facturación electrónica se convirtiera en el medio prevalente para las relaciones comerciales con sus proveedores. ¿En qué punto se encuentra la factura electrónica en el sector público europeo? ¿Qué países han alcanzado esa meta? ¿Bajo qué modelos de facturación operan?
Pasos decisivos: Directiva 2014/55 y el estándar PEPPOL
El uso extendido de la factura electrónica en Europa favorece las transacciones transfronterizas. Pero para ello ha habido que superar muchos obstáculos, los que suponen tantas normas técnicas y requisitos legales como países forman la Unión Europea.
La homogenización del sistema se ha ido estableciendo gracias a la aprobación de la Directiva 2014/55, publicada el 16 de abril de 2014; y con la implementación de un estándar europeo, publicado en 2017.
La transposición de la Directiva ha supuesto que las administraciones públicas, en calidad de adjudicadoras de servicios, estén obligadas a recibir y procesar las facturas electrónicas que cumplan la norma europea sobre facturación electrónica y cualquiera de las sintaxis aprobadas por la Comisión.
El calendario previsto para la obligatoriedad de la factura electrónica establecía que los Estados miembros de la Unión Europea debían implantar la factura electrónica europea entre el Sector Público y sus proveedores antes del 18 de abril de 2019. Contemplaba una prórroga de un año para aquellas administraciones que no sean centrales. A fecha de hoy, la obligatoriedad de la factura electrónica en la Unión Europea, en el ámbito B2G se ha masificado con pocas excepciones. Como es el caso de Portugal. La crisis de la COVID-19 ha trastocado la obligatoriedad hasta el 31 de diciembre de 2020 para las grandes empresas; o hasta el 31 de diciembre de 2021 para las microempresas.
Por otro lado, el estándar PEPPOL también garantiza la interoperabilidad porque facilita la contratación pública entre empresas y administraciones, sin importar su ubicación o los sistemas que utilicen. Este estándar común está siendo clave para el desarrollo del e-Procurement transfronterizo y se ha desarrollado especialmente en el ámbito de sanidad pública. En la actualidad, PEPPOL está operativo en países como Reino Unido, Francia, Noruega, Holanda, Austria, Italia o Bélgica, entre otros.
Modelos de facturación electrónica por países
Sin duda, la factura electrónica ha supuesto la mejora de las transacciones comerciales, ha eliminado barreras y ha brindado mejores oportunidades de negocio para las empresas que gracias al sistema pueden operar en un mercado único, y optar a unas contrataciones públicas con menos dificultades.
Sin embargo, sigue siendo esencial para adentrarse en la contratación pública en Europa, conocer los modelos de facturación electrónica y las especificaciones de cada país.
Por ejemplo, si una empresa farmacéutica española opta a la contratación pública para el abastecimiento de una determinada vacuna en la sanidad alemana en ámbito nacional, tendrá que acceder al portal central Zentrales Rechnungseingangsportal des Bundes ZRE para enviar la factura; deberá utilizar los formatos XRechnung o ZUGFeRD; no será obligada la firma electrónica y deberá conservar la factura un mínimo de 10 años.
Si este mismo servicio lo ofrece en Holanda, la factura electrónica deberá seguir el modelo PEPPOL. La plataforma central se denomina DIGIPOORT para la recepción de facturas electrónicas, que también está conectada a la red PEPPOL. El formato utilizado es el SI-UBL2.0 y deberá conservar la factura 7 años.
En el caso de un contrato público con la administración italiana, emitirá la FatturaPA, así es como se denomina la e-invoice en Italia; accederá al portal SdI, Sistema di Interscambio para enviar la factura; la firma electrónica sería obligatoria y para la conservación de la factura deberá aplicar a los documentos procesos adicionales como la firma electrónica y la marca de tiempo, siguiendo las exigencias de la ley de la Conservazione Sostitutiva.
Hablamos de especificaciones como mecanismos de verificación como la firma electrónica, formatos permitidos (PEPPOL, formatos nacionales adaptados a los requisitos de la Directiva europea), periodos de almacenamiento establecidos para su conservación, requisitos de trámites administrativos previos antes de emitir la factura…, así como la forma de acceder al portal electrónico que permita enviar la e-Invoicing al organismo público que gestiona la contratación.
EDICOM pone a su disposición una completa guía de la factura electrónica en la Administración Pública de la Unión Europea donde se detallan los modelos de facturación de cada país.
Una solución para conectar con todas las Administraciones Públicas
Mediante soluciones de tecnología EDI, trabajar en diferentes mercados es más sencillo. La plataforma integral de comunicaciones electrónicas con capacidades de Compliant e-Invoicing y VAT Compliance de EDICOM gestiona las facturas electrónicas tanto con las Administraciones Publicas de la Unión Europea como entre empresas privadas (B2B2G), conforme a especificaciones nacionales.
Esta plataforma permite el envío de facturas electrónicas a cualquier Administración Publica desde una única solución porque es capaz de establecer conexión con cualquier organismo público de la Unión Europea.
La plataforma internacional de factura electrónica de EDICOM está alineada con los objetivos de la factura electrónica en la contratación pública en la Unión Europea: simplificar el cumplimiento fiscal y reducir los costes económicos.
*Los contenidos de esta publicación son solo responsabilidad de EDICOM GROUP y no reflejan necesariamente la opinión de la Unión Europea
