EDI Academy – Los pasos para implementar el EDI en tu empresa

A lo largo de la serie EDI Academy hemos descubierto qué es el intercambio electrónico de datos, cómo funciona y qué ventajas tiene. Ahora nos detenemos en los pasos para implementar el EDI en tu empresa. ¿Qué debes tener en cuenta para que un proyecto tecnológico de gran alcance como este salga adelante con éxito? Este es el camino que tienes que seguir.

1. Definir a los responsables

Implementar el EDI en tu empresa es una inversión de tiempo y dinero. Por eso conviene planificar el proyecto hasta el más mínimo detalle. El primer paso es organizar al equipo interno y designar uno o varios responsables. Esta figura se encargará de cerrar el presupuesto, tomar las decisiones más importantes y coordinar la implementación del EDI en los diferentes departamentos de la que estén afectados. Además, será el principal nexo entre la compañía y el proveedor tecnológico.

2. Analizar el funcionamiento de la empresa

Si ya has decidido que quieres implementar el EDI en tu empresa, deberás justificar por qué. Analiza cómo funcionan los procesos de negocio actualmente: ¿qué volumen de datos se intercambia?, ¿cuánto tiempo dedican los empleados a estas tareas?, ¿cuál es la tasa de errores que se produce en estas comunicaciones?”, etc.

Realizar un buen análisis te será muy útil en el caso de que tengas que explicar este salto tecnológico a tus superiores de la empresa. Pero, más allá de eso, este paso es fundamental para posteriormente elegir una solución adecuada. Una vez que conozcas en profundidad cómo se gestionan las comunicaciones con los partners podrás trazar una nueva estrategia que te permita optimizarla con el EDI.

3. Seleccionar al proveedor tecnológico

Aunque hay muchas empresas dedicadas al intercambio electrónico de datos, no todas ofrecen el mismo servicio. A la hora de elegir un proveedor tecnológico para implementar el EDI conviene que investigues sus casos de éxito, la experiencia en sectores como el tuyo y en compañías de un tamaño similar, su capacidad internacional, las certificaciones de seguridad y la escalabilidad.

Otros aspectos también muy importantes son el hecho de contar con una red de valor añadido (VAN) potente e interoperable, el servicio en diversos idiomas (si trabajas en una multinacional), la calidad del soporte técnico y la posibilidad de instalar otras soluciones de valor añadido a medio plazo.

EDICOM cumple con todas estas características y, por eso, cuenta con más de 14.000 clientes de todo el mundo.

4. Elegir la solución más adecuada

Como hemos visto en otras entregas de EDI Academy, existen diversos tipos de EDI. El análisis sobre el funcionamiento de tu empresa te servirá también para identificar cuál es la solución más adecuada. Así podrás decidir entre el EDI Web o el EDI integrado; entre una solución local o una globalizada.

5. Establecer la metodología y plazos de trabajo

Una vez que se hayan tomado todas las decisiones anteriores, será el momento de que el responsable de EDI acuerde con el proveedor tecnológico la metodología de trabajo. En este punto es imprescindible fijar unos plazos para cada fase del trabajo y reservar un margen de tiempo para posibles imprevistos.

Además, ten en cuenta que siempre es aconsejable realizar un proyecto piloto de la solución EDI para comprobar que todo funciona correctamente antes de la puesta en marcha.

6. Empezar a funcionar con el EDI y abrir la puerta a otras tecnologías

Implementar el EDI en tu empresa supondrá un cambio de organización, ya que muchas de las tareas pasarán a ser automáticas. En el medio plazo, esta tecnología empezará a aportar numerosas ventajas, como el descenso de los costos económicos o el incremento de la productividad. Estos beneficios harán más competitiva a la compañía, que estará mejor preparada para afrontar otros retos tecnológicos.

Si quiere aprender más sobre EDI puede hacerlo desde el centro de aprendizaje de EDICOM o descargando nuestros ebooks EDI Academy.