SAF-T Polonia: Declaración electrónica de IVA a través de JPK_VAT y JPK_CIT

Reportes SAF-T (Standard Audit File for Tax) en Polonia

Polonia fue uno de los primeros países europeos en implementar la declaración fiscal o contabilidad electrónica de forma obligatoria. El sistema de declaración del IVA electrónico conocido como SAF-T Polonia comenzó a ser obligatorio en 2016 para grandes contribuyentes.

El principal objetivo del Ministerio de Finanzas es optimizar el proceso de declaración electrónica de documentos reduciendo el número de ficheros que se deben emitir y que a menudo supone duplicar información de carácter tributario. Con este enfoque se reducen los documentos a un solo fichero de tipo SAF-T.

Los documentos SAF-T deben enviarse a la plataforma nacional de la autoridad fiscal denominada KAS en formato XML. Son obligatorios dos archivos, JPK_VAT y JPK_CIT. Ambos deben firmarse con una firma electrónica cualificada y almacenarse por un periodo de 5 años.

Fichero JPK_VAT: Declaraciones fiscales electrónicas

Polonia fue uno de los primeros países en Europa en utilizar el archivo estandarizado SAF-T para agilizar el cumplimiento de las obligaciones fiscales y presentación de informes por parte de las empresas. 

Polonia introdujo su versión de SAF-T, conocida como Jednolity Plik Kontrolny (JPK), en 2016, haciendo obligatoria la presentación mensual de JPK_VAT tanto para las empresas polacas como para las que operan en el país. La emisión de este documento es obligatoria para todas las empresas desde el 1 de octubre de 2018. 

La nueva versión del fichero SAF-T JPK_VAT sustituye a los siguientes ficheros: VAT-7, VAT-7K, VAT-27, VAT-ZT, VAT-ZZ y VAT-ZD. Esto evita la duplicación de información, simplificando los procesos de declaración fiscal tanto para la administración como para los contribuyentes.

Los archivos JPK_VAT y los relativos a la contabilidad electrónica deben ser emitidos en XML, siguiendo el formato SAF-T desarrollado por la OCDE. El fichero JPK_VAT debe enviarse antes del 25 de cada mes.
El fichero JPK_VAT para la declaración del IVA consta principalmente de dos partes. Por un lado, contiene campos para incluir los registros de IVA (información sobre ventas y compras). Por otro lado, los campos con los datos fiscales de la declaración del IVA de empresas y contribuyentes (declaraciones de IVA-7 y IVA-7K).

Existen dos tipos de fichero JPK_VAT, dependiendo si la empresa declara IVA mensualmente o cada tres meses:

• JPK_V7M: para contribuyentes que declaran IVA mensualmente.
• JPK_V7K: para contribuyentes que declaran trimestralmente.

Desde octubre de 2020 es obligatorio presentar el JPK_VAT combinado con el JPK_V7M/K.

Además del JPK_VAT, las empresas deben estar preparadas para emitir electrónicamente los siguientes archivos contables en caso de auditoría. Son los siguientes:

1. JPK_FA (Faktury VAT): registro de facturas de venta. Contiene datos sobre las mercancías enumeradas en cada factura de venta, así como información sobre la transacción en sí.
2. JPK_FA_RR: contiene información sobre facturas de IVA RR.
3. JPK_MAG (Magazyn): registros de almacén. Incluye información sobre el movimiento de mercancías, sus entradas y salidas, así como datos sobre su valor, condición o el número de factura relacionado con la operación relativa a las mercancías en cuestión.
4. JPK_KR (Księgi Rachunkowe): contiene todos los asientos de los libros contables.
5. JPK_WB (Wyciągi bankowe): extracto bancario que contiene información sobre cada transacción en la cuenta, incluidos los detalles de las contrapartes o los valores de las transferencias. La generación de JPK WB puede encargarse a un banco.
6. JPK_EWB (Ewidencja przychodó): registro de ingresos para los contribuyentes del IVA que utilizan una tasa fija como forma de liquidación de impuestos.
7. JPK_PKPiR (Podatkowa księga przychodów i rozchodów): contiene datos contables organizados en una estructura lógica. Se refiere a quienes llevan un libro mayor de impuestos de ingresos y gastos.

Fichero JPK_CIT: Declaración de informes electrónicos a efectos del impuesto sobre la renta de las sociedades (CIT)

El Ministerio de Finanzas polaco requiere la presentación de otro archivo SAF-T, denominado JPK_CIT. Esto surge de dividir el esquema JPK_KR en dos esquemas diferentes: 

• JPK_KR_PD para libros de contabilidad en base a leyes de impuestos a la renta PIT y CIT.
• JPK_ST_KR para los registros de activos fijos, así como valores intangibles y legales.

Actualmente esta información es requerida bajo demanda, pero a partir de 2025 es obligatorio presentarla anualmente. La obligatoriedad se introduce gradualmente en función del tamaño de la entidad y la fecha de inicio del ejercicio fiscal.

A partir del 31 de diciembre de 2024 deben presentar el JPK_KR

• Empresas con ingresos anuales superiores a 50 millones de euros
• Grupos de capital fiscal (PGK)

A partir del 31 de diciembre de 2025 deben presentar el JPK_KR, el JPK_PKPIR y el JPK_EWP

• Otros contribuyentes del CIT y PIT/PPE/PPL que estén obligados a presentar la declaración JPK_VAT.

A partir del 31 de diciembre de 2026 deben presentar JPK_KR, JPK_PKPIR, JPK_EWP

• Todos los demás contribuyentes del CIT y PIT/PPE/PPL, independientemente del tamaño y de la actividad empresarial.

Plataforma de Global Compliance de EDICOM

EDICOM automatiza la generación, presentación y almacenamiento de los archivos SAF-T a la autoridad tributaria polaca. La plataforma de EDICOM transforma los datos al formato requerido y conecta con la plataforma KAS para hacerlo llegar antes del día 25 de cada mes. Esto reduce el esfuerzo manual, elimina errores y agiliza el proceso de presentación de informes, lo que permite a las empresas centrarse en sus operaciones principales mientras mantienen el cumplimiento.

Adicionalmente, EDICOM puede almacenar electrónicamente todos los documentos para su posterior consulta o petición de la autoridad tributaria.

La plataforma de cumplimiento de EDICOM ofrece soluciones para cumplir con los requisitos SAF-T (Standard Audit File for Tax), permitiendo a las empresas gestionar el cumplimiento fiscal de forma eficiente en múltiples países.

Está diseñada para manejar los requisitos SAF-T únicos de varios países, garantizando el cumplimiento de las normativas fiscales tanto locales como internacionales. Esto ayuda a las empresas a operar sin problemas en diferentes jurisdicciones, adaptándose a los marcos legales en constante evolución.

EDICOM se mantiene al día de los cambios normativos en los requisitos SAF-T en todo el mundo, actualizando automáticamente la plataforma para garantizar el cumplimiento continuo. Esto ahorra a las empresas tiempo y recursos en el seguimiento de las actualizaciones legislativas por sí mismas.

Mediante el uso de la plataforma global de EDICOM, las empresas pueden mejorar su eficiencia operativa, garantizar el cumplimiento de la normativa SAF-T y mitigar los riesgos asociados con el incumplimiento fiscal a través de las fronteras.