Business@Mail Pharma: La plataforma que conecta a laboratorios y farmacias de forma electrónica
Business@Mail Pharma es la solución desarrollada por EDICOM en colaboración con los principales laboratorios farmacéuticos que operan en España con el objetivo de optimizar las comunicaciones en la cadena de abastecimiento de las farmacias. Laboratorios como Pierre Fabre, Bayer, Hartmann, Leti, Bioderma y Logista Pharma utilizan la plataforma a diario para enviar de forma automática y electrónica documentos comerciales a todos sus clientes. Se trata de una solución que es totalmente gratuita para las farmacias.
Confirmaciones de pedido, albaranes, facturas electrónicas o informes mensuales de facturación, pueden ser remitidos directamente a las farmacias a través de esta plataforma electrónica. Las farmacias acceden a un portal online privado para la consulta, descarga o impresión de los documentos comerciales de forma segura y confidencial.
La solución, que reúne a más de 30 proveedores farmacéuticos y más de 18.000 farmacias, se consolida cada año evolucionando al servicio de los principales actores del sector, permitiendo ajustar el servicio a las necesidades concretas de los usuarios.
Calendario de vencimientos y pagos
Business@Mail Pharma incorpora un módulo para la gestión de los vencimientos y pagos. De este modo, las farmacias disponen de un completo calendario generado automáticamente con el detalle de cobros que en cada fecha van a ser girados por sus diferentes proveedores. La información, que es reportada por los proveedores, se actualiza diariamente facilitando la gestión de las cuentas a pagar por parte de las oficinas de farmacia.
Esta nueva funcionalidad aporta, además, información extendida de cada uno de los cargos, como por ejemplo los detalles de contacto de los laboratorios para poder tratar o gestionar alguna incidencia relativa a este pago.
Gestión de Mandatos SEPA
Desde la propia plataforma de Business@Mail Pharma los laboratorios pueden remitir a las farmacias estos documentos para la domiciliación bancaria de sus cargos. El reglamento de la Unión Europea UE 260/2012 obliga al uso de Mandatos SEPA como medio para autorizar los deudores, que en este caso son las farmacias; a sus acreedores, los laboratorios farmacéuticos; a iniciar los cobros mediante transferencia bancaria.
Para que sea efectivo el mandato SEPA debe ser firmado por las farmacias y remitirlo a los laboratorios. Para agilizar todo este proceso, desde el portal de Busines@Mail Pharma se ha habilitado una pestaña donde las farmacias podrán aceptar o rechazar los mandatos SEPA mediante firma electrónica.
Así funciona la plataforma Business@Mail Pharma
- Toma de pedidos: La fuerza de ventas realiza la toma de pedidos en las farmacias y se registran las órdenes de compra en los sistemas de información del proveedor.
- Generación de documentos: Business@Mail Pharma se integra con los sistemas de información de los proveedores para extraer los datos de pedidos en primera instancia, y otros documentos relacionados como avisos de expedición, facturas, informes de facturación mensual, mandatos SEPA o condiciones comerciales.
- Publicación de documentos: La solución transforma los datos extraídos en los documentos comerciales acordados con las farmacias para su publicación en el portal Business@Mail Pharma.
- Notificación al destinatario: Las farmacias reciben automáticamente una notificación por email informándoles cada vez que tiene documentos pendientes de leer.
- Acceso al portal: El destinatario accede al portal desde la notificación o directamente con sus credenciales para consultar, imprimir o descargar sus facturas o cualquier otro documento recibido.
Ventajas de la plataforma Business@Mail Pharma
- Integración con tu solución de comunicaciones B2B, permitiendo el envío directo de documentos estructurados y Facturas Electrónicas a clientes sin solución EDI como pueden ser las farmacias.
- Reporte periódico de las confirmaciones que permiten conocer en todo momento el estado en que se encuentran los documentos publicados
- Automatización del envío de documentos, entrega inmediata y segura, reducción de costes sobre el documento en papel...
- Solución optimizada en base a las necesidades de las Farmacias.
- Interfaz amigable, visual e intuitiva.
- Punto de entrada único de la documentación comercial de sus proveedores.
- Servicio de soporte al usuario para resolución de dudas sobre el uso de la plataforma.
- Almacenamiento legal y seguro de los documentos comerciales durante el periodo legalmente establecido (5 años para las facturas electrónicas) con total garantía de acceso y recuperación.
