Reglamento técnico de factura electrónica B2B en España

La Ley es de ámbito nacional, por lo que hay que emitir/recibir facturas electrónicas con empresas proveedoras y clientes implantados en España. Se incluyen las empresas no implantadas en España, pero que operan bajo el registro de IVA en España.

No. Solo hay que emitir factura electrónica a un destinatario cliente o proveedor que esté implantado en España o que opere en España bajo el registro de IVA.

No. Cuando se trate de clientes fuera del territorio español, las facturas se les podrá seguir comunicando por la vía tradicional, sin que les afecte la normativa que regulará el sistema de facturación electrónica B2B entre empresas en España.

Sí, los autónomos también estarán obligados a cumplir con la normativa factura electrónica B2B.

A expensas del texto oficial con la reglamentación técnica, esta tipología de facturas (intercompany) no están excluidas.

El proyecto ViDA es una propuesta y debe ser aceptada (unánimemente) por todos los estados miembros. El calendario también es incierto, existen opciones divergentes sobre distintos aspectos de la propuesta entre los estados miembros de la UE. Por lo tanto, hasta que no haya una propuesta aprobada por todos los estados miembros y un reglamento único europeo, ningún estado podrá exigir la emisión/recepción de facturas electrónicas por parte de empresas de fuera de su país.

No. No se contempla ningún tratamiento específico por sectores o actividad. 

Los formatos admitidos son: UBL, CII, EDIFACT y Facturae.

La sintaxis requerida para la solución pública será Facturae o UBL, ya que son los formatos que previsiblemente aceptará la plataforma pública. No obstante, no tendremos certeza hasta que se publique el real decreto definitivo. Si los proveedores trabajan con una plataforma privada, podrán utilizar cualquiera de las sintaxis disponibles. No obstante, el receptor de las facturas podrá elegir su plataforma de entrada de facturas, lo que en la práctica reducirá el número de sintaxis a la preferida por el destinatario, a la cual el proveedor deberá adaptarse.

Es el destinatario de la factura quien decide el tipo de sintaxis a utilizar según las definidas por la nueva Ley (UBL, CII, EDIFACT, Facturae).

EDICOM puede generar una factura electrónica a partir de los datos que proporcione el ERP y enviarla a los destinatarios de las mismas en los formatos requeridos por cada uno de ellos y especificados en la ley, así como a la solución pública donde tendrá que enviarse una copia de la factura.

El uso del PDF quedará desestimado con la entrada en vigor del reglamento del sistema español de facturación electrónica en sus dos primeras fases por volumen de facturación de empresas. Las organizaciones deberán prepararse para interpretar la factura electrónica en su sistema interno según la elección del proveedor, siendo UBL si el canal seleccionado es la solución pública u otros estándares que recoge el borrador del reglamento técnico (CII, EDIFACT, Facturae). Lo recomendable es automatizar el proceso de entrada de facturas hacia el ERP, en EDICOM disponemos tanto de soluciones tecnológicas para este proceso de integración como de herramientas web donde el usuario podrá consultar las facturas emitidas y recibidas en un formato legible.

Sí, mediante una firma electrónica cualificada. En EDICOM disponemos del servicio de firma delegada que abstrae al emisor de la factura de preocuparse de la obtención, gestión y renovación de sus certificados digitales.

La nueva ley regula los formatos o estándares a utilizar en las plataformas privadas y por ahora no existe obligación de comunicar a la administración. Por otra parte, será el destinatario de las facturas quien notifique a la contraparte los estándares a emplear en su operativa.

Al ser una transacción electrónica, deberá acogerse a los formatos especificados por la ley (UBL, CII, EDIFACT, Facturae).

Será el cliente quien establezca la versión del mensaje EDIFACT para la factura, pudiendo ser cualquier de los mencionados en la pregunta.

Según el artículo 8 del borrador del reglamento técnico relativo a los estados de la factura electrónico, los destinatarios de facturas electrónicas deberán informar al obligado a expedir la factura de los siguientes estados de la factura:  

• aceptación o rechazo comercial de la factura y su fecha.  
• pago efectivo completo de la factura y su fecha. 

La información sobre los estados de la factura deberá remitirse en un plazo máximo de 4 días naturales, excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales, desde la fecha del estado que se informa en cada caso. Los operadores de plataformas privadas de intercambio de facturas electrónicas deberán articular soluciones tecnológicas ágiles para intercambiar información sobre los estados de la factura.  

Este artículo no será de aplicación para los estados de factura y la forma de su comunicación a la solución pública de facturación electrónica que se regulan en el artículo 9.

Aquellas empresas obligadas al SII, informarán del pago de sus facturas mediante el Libro de IVA de facturas recibidas. La obligación del informar del pago recae sobre el cliente, comprador o receptor de facturas.

Según el Artículo 9. Solución pública de facturación electrónica del borrador, en su apartado 8.b se informa:

Pago efectivo completo y su fecha. En el caso de los destinatarios de las facturas electrónicas que lleven sus Libros Registros en los términos del artículo 62.6 del Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido, aprobado por RD 1624/1992, de 29 de diciembre, con excepción de los empresarios o profesionales inscritos en el registro de devolución mensual al que se refiere el artículo 30 de ese mismo Reglamento cuando su volumen de operaciones no hubiera excedido el año anterior de 6.010.121,04 euros, estos deberán informar, de la forma que se determine, el pago efectivo completo y su fecha respecto de las facturas registradas en su libro de registro de facturas recibidas, en plazo no superior a 4 días naturales, excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales, desde que se produzca.

En el resto de los casos, los destinatarios de las facturas electrónicas deberán informar el pago efectivo completo y su fecha respecto de sus facturas recibidas, tal y como se determine mediante orden conjunta de la persona titular del Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital y de la persona titular del Ministerio de Hacienda y función Pública.

En el borrador no se especifica esta casuística, sin embargo, entendemos que, por un lado, los plazos no podrán exceder el plazo máximo de 60 días. Por otro lado, la parte vendedora notificaría como fecha de pago, la que figure como vencimiento del confirming.

El borrador de la nueva ley contempla los pagos parciales. Sin embargo, no se especifica que se tenga que informar más que el momento del pago completo de la factura, por lo que se deduce que la parte vendedora informará del pago en el momento del cobro completo.

Por otra parte, la nueva ley no impide que, en un escenario donde las partes implicadas en la transacción comercial se intercambien la factura mediante plataformas privadas, que de mutuo acuerdo, la parte compradora, pueda reportar un estado de pago parcial de la factura, importe pagado y su fecha.
 

Efectivamente, el borrador del reglamento técnico no impide el uso de autofactura, por lo que en principio se seguirá permitiendo su uso.

Según el artículo 5 por el que se regulan las obligaciones de facturación, aprobado por Real Decreto 1619/2012 (ROF) permite que la obligación de expedir factura pueda cumplirse materialmente por los destinatarios de las operaciones o por terceros. En cualquiera de estos casos, el empresario o profesional o sujeto pasivo obligado a la expedición de la factura será el responsable del cumplimiento de todas las obligaciones que se establecen en este título.

No. Quedan fuera del alcance de esta Ley las facturas emitidas por una empresa cuyo destinatario pueda ser un organismo público (B2G) o un consumidor final (B2C).

No. Facturae se seguirá haciendo como hasta ahora (vía FACE), se trata de dos procesos diferentes e independientes.

El ámbito de la ley obliga únicamente a hacer factura electrónica entre empresas (modelo B2B - Business To Business), por lo que los tickets que van dirigidos al consumidor final no están afectados por esta Ley.

En un futuro, es posible que se evalúe la convergencia de diferentes sistemas y requerimientos, pero hasta que llegue esa posibilidad, las empresas deberán afrontar ambas obligaciones.

Sí. El SII es un sistema distinto y las empresas tendrán que cumplir con ambos procesos. Por lo tanto, las empresas que ya trabajen con el SII tendrán que enviar sus facturas electrónicas a sus proveedores y recibirlas de sus clientes.

No. Los XML que se envían al sistema del SII, no contemplan toda la información de las facturas (es un resumen), las facturas electrónicas deberán ser completas con información de cabecera, líneas, pie.

No, en ningún caso la aceptación/rechazo de facturas se comunica a través del SII. Cabe destacar que la aceptación o rechazo de facturas es un estado que solo existe obligación de comunicar en el contexto de plataformas privadas.

Se debe informar la fecha efectiva del pago en el momento del pago y a través del Libro de IVA de facturas recibidas en el contexto SII.

Sí. La ley es de ámbito nacional, lo que significa que se extiende a todo el territorio de España y es obligatoria para todas las empresas, sin importar dónde tengan su sede fiscal.

Sí. El nuevo sistema de facturación B2B¬¬ se aplicará en todo el territorio nacional. TicketBAI es un requerimiento fiscal promovido por las haciendas forales, lo que conllevará las empresas afectadas a cumplir de forma complementaria con la nueva ley de factura B2B, incorporando información adicional a todas sus facturas acordes a la norma TicketBAI.

Las empresas registradas en la comunidad autónoma del País Vasco deberán cumplir con ambas normativas. Tendrán que disponer de un proveedor certificado o Software Garante para el cumplimiento TicketBAI y una solución para el nuevo sistema de facturación electrónica B2B.

Son procesos y normativas distintas. Mientras que VERIFACTU persigue llevar un control o registro de la existencia de cada factura mediante una identificación única, la nueva Ley Crea y Crece regula el proceso de emisión de facturas entre las partes implicadas en la transacción comercial. Una cosa es tener que reportar a la AEAT los registros de cada factura emitida según el Real Decreto relativo al sistema VERIFACTU, y otra cosa es el proceso de emitir/recibir las facturas B2B de forma electrónica.

Sí, son normativas distintas y determinadas empresas (con facturación inferior a 6M) tendrán que cumplir con ambos procesos.

Son procesos y normativas distintas, por lo tanto, la información que hay que reportar en el proyecto VERIFACTU será menor que la enviada en una factura completa, por lo que el formato y los requisitos técnicos serán distintos, ya que estamos hablando de procesos digitales distintos.

Serán las propias plataformas de intercambio de facturas electrónicas privadas las que asuman las labores de verificación y control del correcto cumplimiento de los requisitos impuestos por el estado. En este sentido, es importante recalcar que las plataformas privadas tendrán la potestad de denegar la solicitud de conexión de otras plataformas privadas si estás no cumplen con los requisitos marcados.

Las exigencias para operar como plataforma privada se desarrollan en ámbitos tan importantes como son el de la seguridad de la información, el nivel de servicio o la obligatoriedad de usar una serie de protocolos de comunicación seguros concretos. El cumplimiento de estos parámetros no solamente brinda un marco de trabajo seguro a los emisores, sino también a los receptores, por lo que el incumplimiento de estos conllevará la negación de conexión y, por tanto, la imposibilidad de operar con arreglo al nuevo reglamento tanto con las plataformas privadas como con la solución pública.

Se trata de una solución SaaS cloud, con la posibilidad de integrarse con el ERP de cada empresa y automatizar todo el proceso, no siendo necesario hacer login en la plataforma para recoger las facturas recibidas ni realizar la emisión de las mismas. Estas se transformarán (mapearán) al formato que sea legible por el ERP y se integrarán en el mismo para su posterior validación, aprobación y contabilización en el ERP. La integración en el ERP siempre es gestionada por la parte de la empresa y sus integradores, EDICOM se queda siempre a las puertas del ERP. EDICOM puede integrarse con los distintos ERPs y sistemas de gestión del mercado.

Pese a tener un interés y objetivo común, cada estado miembro con una solución de factura electrónica implantada o en proceso de desarrollo ha definido modelos diversos en función de sus necesidades legislativas y fiscales concretas: la obligación o no del uso de una firma digital, diferentes estados o notificaciones a integrar, etc. Esta falta de uniformidad nos obliga a trabajar con estaciones de intercambio independientes, lo que nos permite personalizar el diseño, dar una respuesta rápida y ágil ante posibles cambios legislativos concretos, la posibilidad de ejecutar actualizaciones concretas, nuevas implementaciones, etc.

En este sentido, y aunque debamos trabajar con tantas plataformas como países en los que operemos, nuestros clientes, a través de EDICOM Compliance, podrán, a través de un acceso único, monitorizar en tiempo real el estado de los reportes de información de obligado cumplimiento de las principales administraciones públicas europeas con una solución ya implantada, o en proceso de implantación: Italia, Polonia, España y Francia.  

Para aquellas empresas que deseen centralizar todas sus comunicaciones e integraciones con EDICOM, disponemos del servicio EDICOMiPaaS, un middleware que actúa como HUB de integración y que permite a las empresas implantadas a nivel internacional en otros países, adaptarse a las obligaciones fiscales de diferentes países para trabajar de forma centralizada.

Aquellas empresas con soluciones EDI ya implantadas cuentan con una gran parte de la arquitectura necesaria para poder incorporar el nuevo flujo de información y trabajar con arreglo al nuevo Reglamento, pero es importante subrayar que en la mayoría de los casos habrá que realizar adaptaciones de diferente calado. Desde EDICOM estudiaremos en detalle cada escenario atendiendo a una serie de parámetros básicos relacionados tanto con su modelo de negocio como con su ecosistema informático: el número de sociedades con las que opera, la volumetría de mensajes total o, por ejemplo, el tipo de estación EDI con la que trabaja. De especial importancia será conocer si ya tiene integrado el formato con el que finalmente trabajaremos con la solución pública, todavía por definir.

EDICOM, una vez se publique el reglamento técnico definitivo, implementará las adaptaciones necesarias para cumplir con el envío de todas las facturas (electrónicas y PDF) acorde al nuevo sistema de factura electrónica B2B. De modo que, nuestros clientes emitirán de forma automática según el nuevo sistema B2B, quedando automatizado el envío continuo de facturas y con la posibilidad de monitorizar todo el tráfico a través de nuestra plataforma.

Si hablamos de integración, EDICOM se integrará con el ERP de la empresa emisora de la factura. En cuanto al acceso, la plataforma de EDICOM permite que el administrador asignado por la empresa gestione el acceso a la misma a través de la creación de usuarios. Podrá parametrizar el acceso y permisos de cada usuario o grupo de usuario en función de un gran número de parámetros, tanto para usuarios internos de la empresa, como usuarios externos.

Durante un periodo de 5 años.

Las facturas deberán de ser creadas a través del ERP de la empresa usando un formato estructurado. Algunos ejemplos son .XML, .CSV, .txt o IDOC.

Es importante destacar que las plataformas privadas ofrecerán a los clientes una serie de funcionalidades de gran valor añadido que la solución pública no tiene pensado desarrollar: la posibilidad de integración y automatización de los flujos de información, la posibilidad de, con una única solución, trabajar los flujos de intercambio de información EDI, e-Invoicing y eCompliant o la opción de escalar la solución acorde a la evolución de las necesidades de la empresa.

Por el momento, y en espera de que se apruebe el reglamento definitivo, no hay ninguna especificación al respecto. Se estudia por parte del Ministerio la creación de un directorio web público, donde consultar el proveedor de servicios de los interlocutores y el lenguaje estándar de factura electrónica empleado por mi cliente.

Los criterios para garantizar la interconexión entre las plataformas privadas estarán previstos en el Reglamento Técnico que se encuentra a la espera de aprobación. Asegurar la interoperabilidad e interconexión con las diferentes plataformas privadas del mercado será labor y corresponderá a las propias plataformas privadas. Con una plataforma privada podrás intercambiar facturas tanto con el resto de las plataformas privadas como con la plataforma pública del estado.

Las plataformas de factura electrónica deberán contar con la capacidad de conectarse entre sí mediante protocolos de comunicación seguros definidos en el reglamento técnico. Además, deberán ser compatibles con los requisitos establecidos y asegurar unos niveles de seguridad del servicio, incluyendo la autenticación y validación de las facturas.

No, la obligación de los emisores es exclusiva hacia la solución pública. El uso de las plataformas privadas dependerá del marco de trabajo que hayan acordado ambas empresas, pero es importante tener en cuenta que las sintaxis admitidas para la emisión de la factura electrónica están regladas y recogidas en el borrador del reglamento: UBL, CII, EDIFACT, Facturae.

El Reglamento técnico pendiente de aprobación determinará los requerimientos técnicos que tienen que cumplir las plataformas de facturación para poder ofrecer sus servicios de acuerdo con la Ley Crea y Crece, además para poder asegurar la interoperabilidad, estas plataformas deberán también cumplir con los criterios establecidos por la legislación sobre interconexión.

EDICOM es un proveedor de facturación electrónica a nivel global, en la actualidad está presente prácticamente en cualquier país del mundo donde existe una normativa o proyecto de facturación electrónica o e-Reporting.  EDICOM cuenta con proyectos activos en más de 80 países. Además de ofrecer servicio en 7 idiomas, EDICOM también ofrece soporte a sus clientes en 7 idiomas.

Las fechas de publicación del Real Decreto dependerán de la finalización del trámite parlamentario iniciado y en curso. La expectativa es tener el reglamento técnico definitivo antes de 2024, por lo que cabría pensar que la fecha de entrada en vigor para la implementación de la primera fase será sobre enero de 2025.

Los plazos de implementación para la factura electrónica B2B desde la publicación definitiva del Real Decreto serán: Un año para las empresas cuya facturación anual supere los 8 millones de euros y dos años para el resto de las empresas (aquellas con ventas inferiores a los 8 millones de euros).

Según el Ministerio de Asuntos Económicos, el trámite parlamentario ya está iniciado y en curso, por lo que no debería afectar la formación del nuevo gobierno. La previsión es que se cumplan los plazos de tiempo para la aprobación del Real Decreto.

Recomendamos comenzar a trabajar en el proyecto lo antes posible, sin esperar a la publicación oficial del Real Decreto. Durante el año destinado para abordar la implementación, se prevé una elevada demanda de proyectos y contamos con una capacidad y recursos limitados.

Durante los primeros 12 meses desde la puesta en marcha, las empresas afectadas por la implementación en la primera fase y que, por tanto, están obligadas a emitir facturas electrónicas en sus transacciones, deberán acompañar dichas facturas electrónicas de un documento en formato PDF que asegure su legibilidad para las empresas y profesionales que aún no haya entrado en vigor la obligación de recibir facturas electrónicas. Para cumplir con esta exigencia, y además introducir acuses de recibo que permitan a la empresa controlar la trazabilidad de la factura, EDICOM recomienda la implementación de Business@Mail, ya que ofrece trazabilidad y aviso de lectura en el lado del cliente o receptor.

Solo estarán obligadas a emitir y recibir facturas electrónicas aquellas empresas que establezca la ley mediante el calendario de implementación según el volumen de facturación anual. Durante este periodo de transición, la obligación será de enviar y emitir la factura en electrónico a la plataforma pública y además enviar por PDF una copia a aquellos que todavía no estén obligados por la ley. 

Si no entra en la primera fase de implementación (por volumen de facturación de empresas), seguirá enviando sus facturas de forma" tradicional" hasta que su empresa tenga la obligación de pasar a la facturación electrónica.

Por el momento, la información aportada sobre la solución pública nos indica que será una herramienta básica, dirigida a pequeñas empresas o autónomos, con el propósito de brindar así una opción accesible y favorable para facilitar la transición hacia la facturación electrónica.  Por otro lado, es importante tener en cuenta que la solución pública no enviará las facturas depositadas por los emisores a los destinatarios finales, ni tampoco informará a los interlocutores acerca de los diferentes estados de las facturas. 

Este asunto es competencia del Ministerio de Asuntos Económicos y no contaremos con información precisa hasta que se publique oficialmente la reglamentación técnica del proyecto.

Ambos tipos de plataformas serán válidos para el intercambio de facturas electrónicas entre empresas, con la publicación del reglamento definitivo tendremos definidos los términos exactos. La solución pública, según se indica en el borrador del reglamento técnico, tratará de una solución que no emitirá notificaciones de estado y no actuará del mismo modo de un proveedor de servicios de facturación electrónica.

Optar por la plataforma privada es una opción de valor añadido, no una obligación.

La solución pública no tiene previsto emitir notificaciones de estados de las facturas. El SII y la factura electrónica B2B son sistemas distintos y las empresas tendrán que cumplir con ambos procesos. Está prevista una modificación en los datos del SII, para indicar el pago de dicha factura, pero el proveedor no recibirá esta información, salvo que las facturas se trasmitan a través de un proveedor de servicios.

El envío de la copia de facturas a la solución pública se da únicamente en el contexto donde las partes utilizan una plataforma privada. En este caso, el envío de la copia debe hacer simultáneamente.

Sí, el cliente puede escoger recibir las facturas a través de plataformas privadas. Pero deberá mandar en todos los casos una copia a la pública.

No se estaría incumpliendo la obligación siempre que se comuniquen los estados por el SII o futuro VERIFACTU, dependiendo su caso.

A través de la plataforma pública se utilizará un único formado de factura según han comunicado, pero deberemos esperar a la publicación del reglamento definitivo.

Según se indica, la comunicación de pago se realizará mediante el registro de las facturas mediante el SII o el sistema de comunicación a la AEAT de los registros de facturas que cada empresa tenga obligación, SII o VERIFACTU.