La factura electrónica con la Administración Pública en Portugal será obligatoria

Portugal obligará a la facturación electrónica de las administraciones públicas con sus proveedores. La eSPAP, Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, será la Entidad Coordinadora de la implementación de la factura electrónica en Portugal.

El 31 de agosto de 2017 fue aprobado el decreto ley que regula el sistema de facturación electrónica. Este decreto fue modificado por el Decreto 123/2018 publicado el pasado 28 de diciembre de 2018, en el que se definen las características del modelo y los nuevos plazos de obligación.

El sistema portugués es similar a los modelos existentes en otros países europeos.

Especificaciones de la factura electrónica en Portugal

Plazos a tener en cuenta

• Obligatoriedad de adaptación de las administraciones públicas: El 18/04/2019, las administraciones públicas e institutos públicos portugueses deberán tener sus sistemas de información adaptados al modelo de factura electrónica. Este plazo se extiende hasta el 18/04/2020 para el caso de las administraciones públicas de ámbito local.
• Las grandes empresas deberán facturar electrónicamente a partir del 1 de enero de 2021.
• Las pequeñas, medianas y microempresas tendrán que adherirse a la facturación electrónica a partir del 1 de enero de 2022.

Plataforma de facturación

La eSPAP proporcionará una plataforma para la implementación del modelo electrónico en Portugal. Pero no todos los organismos públicos están obligados a utilizarla:

Entidades Públicas Obligadas a ir por eSPAP

• Administraciones Directa del Gobierno
• Institutos Públicos

Entidades Públicas Voluntarias que pueden ir por eSPAP

• Presidência de la República;
• Asembleia de la República;
• Procuradoria -Geral da República;
• Tribunales;
• Entidades administrativas independentes;
• Entidades del Setor Público Empresarial (Hospitales);
• Universidades.

Conexión con la plataforma

La conexión se realizará mediante protocolo AS2 o vía Web Services.

Documentos obligatorios

Factura, nota de crédito y nota de débito.

Formato de la factura

Se podrán utilizar los dos formatos aprobados por la Unión Europea: UBL y UN/CEFACT. En el caso del formato UBL 2.1, existirán dos esquemas de factura: uno generalista y otro específico.

Elementos que debe contener el archivo estructurado

• Identificadores del proceso y de la factura;
• Período de facturación;
• Información sobre el cocontratante;
• Información sobre el contratista público;
• Información sobre la entidad beneficiaria, si es distinta de la anterior;
• Información sobre el representante fiscal del cocontratante;
• Referencia del contrato;
• Condiciones de entrega;
• Instrucciones de pago;
• Información sobre los ajustes y las cargas;
• Información sobre las partidas de la factura;
• Total de la factura.

Firma electrónica

La firma electrónica será obligatoria.

Almacenamiento

Se exige el almacenamiento de las facturas durante 10 años tanto para emisor como para receptor. Gracias a la solución de almacenamiento electrónico de larga duración de EDICOM, los documentos cumplen con garantías de integridad a lo largo de su archivo en la plataforma.

e-Government: Sistemas electrónicos de IVA y contabilidad en Portugal

EDICOM lleva años trabajando con los modelos electrónicos en Portugal relativos a las declaraciones de IVA, los documentos de transporte electrónicos y ahora, también, con la contabilidad electrónica.
El modelo de contabilidad electrónica es el más reciente. Desde el 1 de julio de 2018, los sistemas deben ser capaces de registrar la información necesaria para generar el archivo de contabilidad. Las empresas deben declarar así todos los movimientos de contabilidad de forma electrónica a la autoridad tributaria en formato SAFT-PT.

Esta declaración podrá ser mensual o anual y el nuevo fichero SAF-PT de contabilidad debe incluir necesariamente los siguientes campos de control:

• Listado de artículos
• Listado de clientes
• Listado de proveedores
• Regímenes de IVA  
• Movimientos contables
• Cuadro de cuentas

En cuanto a la declaración electrónica de IVA en formato SAFT-PT, debe realizarse antes del día 5 de cada mes. Las autoridades obligan a que las facturas y albaranes se generen de forma secuencial y pasen por un proceso de encriptación donde se implementan la firma electrónica, los datos de la factura anterior y los sistemas de control del proceso de generación del archivo. EDICOM trabaja desde la plataforma Global VAT Compliance con multitud de empresas que han integrado y automatizado la declaración de este documento con la autoridad fiscal.

Para el proceso de declaración de documentos de transporte electrónicos, la solución EDICOM automatiza el envío de los datos en tiempo real con la autoridad tributaria a través de Webservice, quien emite el código de autorización. La solución recibe automáticamente el código y lo integra en el documento de transporte. Este código habilita el movimiento de las mercancías.
Gracias a nuestra plataforma de factura electrónica, podemos dar respuesta a las necesidades de las empresas en cualquier ámbito que requieran las autoridades en Portugal. A través de una única plataforma integrada con tu sistema de gestión, podrás emitir y enviar los documentos electrónicos requeridos en cada situación para cada destinatario.

Ponte en contacto con nuestro equipo de expertos que podrán ofrecerte la solución más eficiente para tu empresa.

EDICOM participa en el proyecto europeo GOV2EU Project (2016-EU-IA-0096).
Ayudando a las empresas públicas a adoptar el estándar europeo de facturación electrónica para facilitar las transacciones transfronterizas.