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Italia actualiza la ley para conservación de documentos electrónicos

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En enero de 2022 entrarán en vigor las nuevas reglas técnicas sobre “la Formación, Gestión y Conservación de Documentos Informáticos” publicadas por la Agenzia per l’Italia Digitale (AGID) de Italia.

Las Lineas Guía tienen por objetivo, por un lado, actualizar las reglas técnicas del Código de Administración Digital - CAD relativas a la formación, registro, gestión y almacenamiento de documentos electrónicos y, por otro lado, crear un marco legislativo único en esta materia.

Una visión holística que cubre todas las fases de la gestión documental, que pretender agilizar la adaptación de la legislación a los constantes cambios de la tecnología digital. Para ello, la norma se compone de un texto estático y 6 anexos con contenido más flexible para adaptarse a la evolución tecnológica. Los anexos son los siguientes:

  • Glosario de términos y siglas
  • Formatos de archivo y volcado
  • Certificación de procesos
  • Normas y especificaciones técnicas
  • Metadatos
  • Comunicación entre AOO de documentos administrativos registrados, que sustituye la circular 60/2013

Las nuevas medidas afectan a la gestión global del documento informático e implican la revisión, actualización de procesos, procedimientos y documentos de las empresas.

Cabe destacar los cambios introducidos en el Anexo 5 sobre Metadatos, ya que a partir de junio será necesario asociar más metadatos a los documentos conservados electrónicamente.

Se han definido metadatos complejos para garantizar la máxima flexibilidad en términos de uso. Estas implementaciones están pensadas para mejorar la interoperabilidad, transparencia y mantenimiento del valor probatorio de los archivos destinados a la metadatación.

Además, en lo que refiere a la conservación de documentos electrónicos se ha definido de forma más detallada el rol del Responsable de la Conservación así como el proceso y la infraestructura del sistema de conservación.

La nueva norma afecta a Administraciones públicas, organismos gestores de servicios públicos, empresas públicas, particulares (para las partes de competencia) y entidades privadas que prestan servicios a la AP (en cumplimiento de lo dispuesto en el art.2 apartados 2 y 3 del Código de Administración Digital).

La solución EDICOMLta (Long Term Archiving) de EDICOM ya está adaptada a los nuevas Líneas guía de la Ley de Conservazione Sostitutiva.

EDICOMLta es un servicio de almacenamiento electrónico de larga duración que garantiza la integridad y autenticidad de los documentos a lo largo del tiempo otorgándoles valor probatorio ante terceros.  Con la garantía de EDICOM como Proveedor de Servicios de Confianza Cualificado en conformidad al reglamos europeo eIDAS.

Gracias a la aplicación de avanzados mecanismos de seguridad como la firma y el sellado electrónicos de tiempo que garantizan la autenticidad e integridad de los documentos desde el momento que son archivados.

A través del servicio de EDICOMLTA podrá archivar y preservar de forma ágil y sencilla cualquier tipo de documento, desde facturas o contratos hasta videos o cualquier otro tipo archivo que quiera conservar.

 

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